Apakah Anda sudah menulis surat lamaran? Di mana manajer SDM atau SDM menulis surat? Tahukah Anda bahwa sebenarnya HRD dan personalia adalah dua departemen yang berbeda! Mari kita pelajari perbedaan antara HRD dan personel.
Di dalam hirarki kepegawaian sebuah perusahaan, tentu bagian personalia ini sudah cukup familiar. Namun, banyak yang masih bingung dan menyamakannya dengan Human Resource Department (HRD). Padahal, keduanya memiliki pengertian dan tugas, serta tanggung jawab yang berbeda, meskipun saling berkaitan satu sama lainnya.
Untuk itu, pada artikel kali ini kita akan membahas tentang personalia secara lengkap, agar kamu tidak keliru lagi dengan HRD. Adapun, jika kamu ingin lebih paham terkait HRD, kamu bisa klik di sini untuk menuju artikel yang membahas hal tersebut.
Pada artikel ini, akan dibahas segala sesuatu terkait personalia, dimulai dari penjelasan arti, tujuan, fungsi, hingga tanggung jawab yang mereka miliki, dan bedanya dengan HRD di dalam sebuah perusahaan. Langsung saja kita mulai dari pengertian personalia yang akan dibahas melalui bagian di bawah ini!
Apa HRD artinya?
HRD adalah departemen sumber daya manusia, dan HRD adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) perusahaan. Tanggung jawab pengembangan sumber daya manusia itu sendiri mulai dari perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen, pengembangan sumber daya manusia, manajemen kinerja, penetapan gaji atau kompensasi, pembentukan hubungan kerja dan pemutusan hubungan kerja (PHK).
Umumnya, HRD ada di setiap perusahaan besar atau perusahaan induk grup. Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia juga bertanggung jawab untuk menentukan kandidat yang tepat di tempat yang tepat. Tanggung jawab Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia adalah mempersiapkan dan memilih pekerja.
Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia juga bertanggung jawab atas pengembangan dan evaluasi karyawan, sehingga karyawan dapat memberikan kontribusi terbaik bagi perusahaan. Selain itu, Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia juga bertanggung jawab untuk memberikan kompensasi yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan kondisi pasar kerja di lingkungan perusahaan.
Lalu personalia itu?
Kepegawaian adalah rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi yang berkaitan dengan pengelolaan hubungan kerja antara perusahaan dan pegawai. Manajemen fungsi personalia antara lain bertanggung jawab atas database karyawan, gaji dan pembayaran tunjangan lainnya.
Ini termasuk pinjaman karyawan, kehadiran, pencatatan cuti tahunan, mengisi dokumen dan perekrutan. Manajer perlu menyelesaikan beberapa tugas, seperti mengurus absensi karyawan dan mencatat cuti tahunan karyawan. Manajer membutuhkan beberapa alat untuk menyederhanakan pekerjaan mereka. Orang dapat menggunakan aplikasi untuk mendukung absensi dan pernyataan ulang.
Oops! We could not locate your form.
Jadi, Apa itu Personalia?
Pertama, kita harus mengetahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan personalia. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), personalia adalah bagian suatu instansi/kantor yang mengurus soal-soal kepegawaian atau bagian personel.
Menurut Fillipo dalam Handoko, personalia dapat diartikan juga sebagai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat dikatakan bahwa personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola sumber daya manusia untuk mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang administratif. Tugas lain dari personalia diantaranya mengatur suatu hubungan industrial antara perusahaan dengan karyawannya.
Berbeda dari HRD yang lebih terlibat dengan karyawan, fungsi personalia atau yang juga dikenal dengan istilah manajemen personalia ialah bertanggung jawab terhadap data karyawan, payroll dan pembayaraan benefit lainnya. Pinjaman karyawan, absensi, pencatatatan cuti tahunan, dan filing dokumen juga termasuk pada fungsi personalia.
Cabang Edward Francis Leopold
Edward Francis percaya bahwa manajemen personalia atau manajemen personalia adalah bagian penting dari sebuah perusahaan. Manajemen manusia diperlukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Perusahaan memang membutuhkan elemen yang bisa menyesuaikan sumber daya manusia.
Kenali personalia menurut para ahli
Padahal, menurut definisi umum yang didengar para ahli selama ini, apakah seseorang itu? Yang disebut manajemen personalia dalam personalia atau perusahaan adalah istilah untuk proses rekrutmen dan pengembangan karyawan di perusahaan. Para karyawan ini akan mendapatkan pembinaan dan pengembangan di masa depan untuk menjadi orang yang berguna bagi pembangunan berkelanjutan perusahaan.
- Marihot Manullang
Menurut Marihot Manullang, pengertian personalia atau manajemen personalia dalam suatu perusahaan adalah bidang ilmu yang berkaitan dengan penyediaan fasilitas bagi karyawan. Tidak hanya itu, bidang keilmuan juga membahas bagaimana memberikan fasilitas yang bermanfaat bagi pengembangan tenaga kerja. Menurut Marihot, ada perasaan mengikuti satu atau lebih aktivitas yang berhubungan dengan manusia. - Malayu S.P. Hasibuan
Menurut definisi Malayu, “personel” adalah ilmu yang mempelajari bagaimana seni diatur. Dalam hal ini, unsur yang akan diatur adalah peran perusahaan dan hubungan kerja. Guna mewujudkan tujuan perusahaan secara efektif dan efisien, berbagai pengawasan dilakukan terhadap karyawan. Tidak hanya perusahaan, tetapi juga tujuan karyawan dan seluruh aspek masyarakat telah tercapai. - Alex Nidimito
Menurut definisi Alex S. Nitisemito, manusia adalah seni merencanakan, mengatur, dan mengawasi tenaga kerja. Rangkaian proses ini menjadikan proses lebih tepat sasaran sehingga lebih efektif dalam memaksimalkan tujuan perusahaan. - John Soprihanto
Pengertian Personalia atau Manajemen Personalia Menurut John Soeprihanto, ini merupakan rangkaian fungsi pengawasan atas manajemen. Selain itu, menurut dia, perseroan juga telah melakukan pengembangan, divestasi, dan pemberian kompensasi kepada karyawan. Pemeliharaan dan integrasi juga merupakan proses yang melakukan serangkaian proses untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya secara terbaik dan terarah. - Heidjrachman Ranupandojo dan Suad Husnan
Menurut definisi Heidjrachman dan Suad, personel adalah fungsi manajemen. Selain itu, mereka juga meningkatkan pekerjaan pengadaan, integrasi, kompensasi dan pemeliharaan karyawan di dalam perusahaan. Semua fungsi tersebut menjadi dasar bagi perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek.
Tujuan Utama Personalia
Merujuk kembali pada definisi personalia, tujuan utamanya adalah menyinergikan tujuan perusahaan dengan seluruh sumber daya yang ada. Seperti yang dijelaskan oleh Manulang, ada dua macam tujuan dari personalia ini, yaitu:
Production-Minded (Efisiensi dan Daya Guna)
Tujuan yang pertama adalah untuk efisiensi dan daya guna. Dengan adanya personalia ini, kinerja di sebuah perusahaan akan lebih efisien dan bisa mendayagunakan sumber daya dengan baik.
People-Minded (Kerjasama)
Selanjutnya, ada kerjasama. Maksud dari kerjasama di sini adalah bisa membangun kinerja tim yang baik. Tujuannya agar bisa sejalan dan tercapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan dari kerjasama tim tersebut.
Dari penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan personalia sangat berhubungan dengan upaya untuk menciptakan kondisi, dimana setiap pegawai dapat memberikan sumbangsih yang maksimal kepada atasannya. Alasannya, efisiensi hanya bisa tercapai bila ada kerjasama yang maksimal dari para pegawai.
Fungsi dari Personalia
Selanjutnya, hal lain yang perlu kamu ketahui tentang personalia adalah fungsinya. Terkait dengan tujuannya maka fungsi yang dimiliki adalah:
Fungsi Perencanaan
Adanya fungsi perencanaan berarti menentukan program personalia yang nantinya bisa membantu pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Dalam menyusun tujuan tersebut, harus ada campur tangan aktif dari manajer personalia.
Fungsi Pengorganisasian
Ketika perusahaan telah menentukan fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh semua anggota, maka manajer personalia harus membentuk organisasi. Hal ini dilakukan dengan merancang susunan dari berbagai hubungan di antara jabatan personalia, serta berbagai faktor fisik.
Fungsi Pengarahan
Ketiga adalah fungsi pengarahan. Dimana, setelah manajer personalia melakukan perencanaan dan pengorganisasian, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pengarahan terhadap pekerjaan. Fungsi ini berarti mengupayakan agar para pegawai bekerja dengan efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.
Fungsi Pengawasan
Terakhir, ada fungsi pengawasan yang berarti manajer personalia melakukan observasi terhadap kegiatan atau aktivitas karyawan. Di sini manajemen personalia mengamati dan membandingkan antara perencanaan dan pelaksanaan, dan mengoreksinya bila terjadi penyimpangan.
Dengan kata lain, pengawasan adalah fungsi yang menyangkut masalah pengaturan berbagai jenis kegiatan sesuai dengan rencana personalia yang sudah disusun, sebagai dasar analisis dari tujuan suatu organisasi fundamental.
Tugas Pokok Personalia
Setelah mengetahui tujuan dan fungsinya, sekarang kamu juga harus memahami, apa sih tugas yang dimiliki oleh personalia? Terdapat beberapa tugas yang diemban, Namun, inti yang dimiliki oleh per-sonalia ini adalah berada dalam hal pengadaan tenaga kerja berkualitas dengan kuantitas yang memadai.
Karena manajemen per-sonalia selalu berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM), maka tugas mereka antara lain:
- Melakukan seleksi tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan dan memastikan calon karyawan yang direkrut berada di posisi yang tepat.
- Merancang anggaran untuk tenaga kerja.
- Membuat job description, job specification dan job analysis.
- Menentukan dan memberikan sumber daya manusia pada perusahaan. Bisa dalam bentuk rekomendasi atau melakukan proses perekrutan.
- Mendidik, mengurus, dan mengembangkan sumber daya manusia. Ini meliputi proses pendidikan para pekerja yang ada di perusahaan.
- Mengurus segala hal tentang pensiun dan pemberhentian karyawan. Termasuk di dalamnya adalah pemutusan tenaga kerja (PHK), serta seluruh kesejahteraan karyawan.
Jadi, bisa disimpulkan bahwa tugas dari per-sonalia adalah melakukan seleksi, merancang anggaran dan job desc serta mengurus segala hal yang berhubungan dengan karyawan. Baik itu yang masih bekerja, ataupun yang telah pensiun dan/atau akan pensiun.
Pengembangan Personalia
Sebagai suatu organisasi yang bertumbuh, sebuah perusahaan selalu membutuhkan perhatian kedalam, yaitu terhadap dirinya sendiri yang tertuju kepada usaha mempertahankan kelangsungan hidup, peningkatan dan agen pembaharuan.
Salah satu aktivitas untuk mencapainya, dengan jalan melakukan pengembangan per-sonalia perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mencegah pemakaian pengetahuan yang sudah usang dan pelaksanaan tugas yang ketinggalan zaman.
Tujuan latihan dan pendidikan per-sonalia antara lain sebagai berikut.
- Untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas output
- Merealisasi perencanaan per-sonalia
- Menaikan moral kerja
- Menambah penghasilan/kesejahteraan
- Meningkatkan kesehatan dan keamanan
- Mencegah ketuaan
- Untuk mengembangkan per-sonalia
Hubungan Personalia
Hubungan organisasi berkaitan dengan iklim organisasi. Iklim organisasi ialah karakteristik organisasi tertentu yang membedakannya dengan organisasi yang lain, yang dapat memengaruhi perilaku para anggotanya.
Iklim organisasi adalah perluasan konsep moral kerja. Bila moral kerja hanya menyangkut sikap individu atau kelompok dalam bekerja, maka iklim mencakup praktek, tradisi dan kebiasaan bekerja dalam organisasi.
Menurut para ahli bisnis, iklim organisasi perlu diperhatikan, karena ia menyangkut produktivitas dan kemanusiaan. Mudah dipahami bahwa produktivitas sebuah perusahaan ditentukan oleh praktek dan tradisi/kebiasaan bekerja personalianya.
Bila personalianya memiliki kebiasaan bekerja secara efektif dan efesien, maka akan dapat meningkatkan produktivitas, sebaliknya, jika mereka memiliki kebiasaan bekerja secara santai dan kurang cermat, akan merugikan organisasi.
Personalia vs Human Resource Development
Setelah membaca penjelasan di atas, sudah bisakah kamu membedakannya dengan HRD? Dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara HRD dan per-sonalia terdapat pada ruang lingkup kerja keduanya. Per-sonalia cenderung berada di area administrasi yang mendukung terlaksananya fungsi HRD.
Tanpa keberadaannya, maka fungsi HRD pun akan sulit terlaksana karena keduanya memiliki aspek yang berkaitan. Namun, tak dapat dipungkiri, bahwa kini banyak HRD yang juga mengerjakan tugas dari divisi ini sehingga tingkat fokus berkurang.
Akan tetapi, peran keduanya tetap diperlukan oleh perusahaan, agar kinerja dalam mengelola human resource bisa terjadi secara maksimal.
Kesimpulan
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara pengembangan sumber daya manusia dan personalia terletak pada ruang lingkup pekerjaannya. Staf juga mendukung pelaksanaan fungsi pengembangan sumber daya manusia. Tahukah Anda perbedaan antara pengembangan sumber daya manusia dan personalia? Jangan salah paham saat mencari dan melamar pekerjaan. Surat pengantar harus diproses dengan perbedaan yang benar.
Bagaimana? Apa dengan penjelasan mengenai per-sonalia di atas, kamu sudah bisa membedakan fungsi dan perannya dengan Human Resource Department dalam kinerjanya di sebuah perusahaan?
Nah, untuk mempermudahmu dalam mengembangkan sumber daya manusia yang ada di perusahaan, kamu bisa menggunakan aplikasi JojoTimes lho! Aplikasi ini akan membantumu untuk memantau kehadiran karyawan kapanpun dan di manapun. Sehingga, kamu bisa meningkatkan kinerja tim hingga 100%. Jadi, kamu tidak perlu khawatir lagi, jika ada karyawanmu yang suka datang terlambat, atau bekerja secara remote, semua akan terpantau dengan jelas dengan aplikasi ini. Yuk, dicoba demo gratisnya!
