Biaya yang digunakan untuk pembayaran kebutuhan kecil biasanya akan menggunakan petty cash. Seluruh bisnis pasti akan menyediakan hal ini untuk membackup berbagai pembayaran kecil yang akan dilakukan oleh perusahaan. Walaupun pada prakteknya lebih sering dilakukan oleh pengusaha sejenis mini market ataupun cafe.
Untuk pengelolaan petty cash pada perusahaan dipegang oleh seorang sekretaris. Ini berarti seorang sekretaris harus piawai dalam merencanakan apa saja pengeluaran yang dapat dihandle menggunakannya. Sebab pada akhir periode pasti sekretaris harus menyetorkan laporan ini kepada departemen keuangan di perusahaan tersebut.
Pasti untuk sebagian orang hal ini masih sangat asing. Sebab penggunaannya yang memang dikhususkan untuk hal-hal kecil. Membuat dana kecil ini sering tidak diketahui oleh kebanyakan orang. Hanya para manajemen atau karyawan yang telah berkerja pada departement keuangan akan mengetahuinya.
Petty Cash Dan Pemahamannya
Para pakar ekonomi sepakat bahwa petty cash adalah sebuah modal dengan besaran yang relatif kecil. Untuk digunakan pada pembayaran yang juga bersifat kecil. Mereka berpendapat bahwa jika perusahaan melakukan pembayaran kecil dengan sebuah cek, hal ini akan sangat tidak ekonomis dan hanya akan membuang sumber daya saja.
Maka dari itu perusahaan harus menyediakan sejumlah uang cash yang akan digunakan untuk membiayai kebutuhan-kebutuhan pengeluaran dengan jumlah kecil. Motif disediakannya modal dengan kondisi kecil ini karena akan banyak pengeluaran yang perlu dilakukan perusahaan. Tapi jumlahnya kecil sehingga jika menggunakan pembayaran besar akan tidak efisien.
Praktek penggunaan petty cash bisa berupa pembayaran iuran lingkungan. Ataupun pembayaran transport jangka pendek. Biasanya pengusaha akan menyisihkan sebagian modal kedalam kas kecil. Dengan begini pencatatan finansial perusahaan juga akan lebih mudah dan efisien.
Pengeluaran besar dan kecil akan otomatis terpisahkan. Jadi ketika akuntan harus membuat sebuah laporan keuangan ia tidak akan repot untuk memperhatikan kas kecil. Karena sudah ada summarynya sendiri dari penggunaan kas kecil ini. Perlu diingat bahwa pengeluaran petty cash juga harus disertakan berbagai bukti pembayaran.
Kendati disebut kas kecil tapi manfaat yang dimilikinya sangatlah besar. Perusahaan akan kelimpungan jika harus terus-terusan menggunakan kas besar untuk pengeluaran kecil. Sebab biasanya jumlah kas besar sudah diatur dengan pengeluaran dasar yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.
Pencatatan Petty Cash
Tentu saja dalam pencatatan yang dilakukan pada petty cash ini hampir sama dengan mencatat keuangan pada umumnya. Hanya saja tehniknya saja yang berbeda, disini kami akan menjelaskan pencatatan kas kecil ini dengan menggunakan dua cara. Simak cara pencatatan kas kecil dibawah ini agar anda tidak melakukan kesalahan ketika mengelolanya.
Pencatatan Fluktual
Seperti namanya metode pencatatan dan pembukuan petty cash secara fluktual ini lebih fleksibel. Karena kasir ataupun sekretaris yang akan menggunakan dana dari kas kecil ini akan membuat sebuah jurnal sebagai acuan pembukuan nantinya. Perbedaan yang menjadi cirri khasnya adalah dengan jumlah awal beragam.
Metode fluktual berarti kas kecil awal akan random sesuai perkiraan saja. misalkan pada awal periode kas kecil ini berisi 2 juta rupiah, tapi ternyata banyak sekali kekurangannya. sehingga saat melakukan reimbursement kas kecil ini akan ditambah jumlahnya menjadi 4 juta rupiah.
Metode fluktual dalam pengelolaan petty cash memang cukup efisien. Karena modal utama tidak begitu terikat jadi pengusaha bisa memprediksikan berapa dan menambah angkanya dengan bebas. Tentu dengan cara yang lebih fleksibel seperti ini pengusaha bisa lebih mudah melakukan manajemen pengeluaran dalam lingkup kas kecil.
Imperest Dalam Pencatatan Petty Cash
Metode pencatatan petty cash jenis ini lebih baku. Artinya sebelum modal yang akan dimasukkan kedalam kas kecil harus dilakukan rumusan terlebih dahulu berdasarkan pengeluaran. Setelah itu pihak manajemen akan menetapkan besaran kas kecil yang akan dimasukkan kedalamnya. Misalkan modal awal didalam kas kecil ini adalah 2 juta rupiah.
Maka pada periode selanjutnya juga dana harus sama. Sangat jarang apabila pencatatan kas kecil menggunakan cara imperest ini mengalami perubahan. Dengan jumlah modal yang tetap maka pembukuan pada akhirnya akan lebih mudah dilakukan.
Tanggung jawab yang diemban pemegang petty cash ini menjadi lebih mudah. Sebab dengan metode imperest maka yang bertanggung jawab tidak perlu melakukan pencatatan secara terus menerus. Melainkan hanya harus mengumpulkan bukti transaksi yang telah dilakukan.
Kemudian pada akhir periode barulah akan dilakukan pembukuan berdasarkan berbagai bukti yang telah dikumpulkan tersebut. Metode ini paling disukai oleh banyak perusahaan. Khususnya pada bisnis sekelas mini market dan berbagai café, karena dengan jumlah dana yang tetap kasir tidak perlu membuat pertimbangan lebih.
Tapi kekurangan yang sangat jelas dari pencatatan petty cash dengan metode ini adalah jika terjadi kekurangan saat pengeluaran. Maka anggota atau orang yang memegang kas kecil ini harus menggunakan uang pribadi untuk menutupi kekurangan pembayaran tersebut.
Relevansi Penggunaan Petty Cash
Petty cash sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. Pengeluaran yang bersifat kecil, jika tidak ditangani menggunakan kas kecil ini maka akan memakan waktu dan proses yang cukup menguras tenaga serta budget. Lahirnya sebuah solusi kas kecil ini memang akan menguntungkan penggunanya sendiri.
Tapi sebaiknya sebelum menyerahkan tanggung jawab kas kecil ini anda harus memberikan informasi lebih mendalam. Agar sang pengemban bisa mengerti manfaat dari kas kecil. Karena biasanya sangat minim informasi yang disediakan oleh perusahaan terkait dengan kas kecil ini.
Semakin dalam informasi yang diberikan maka manajemen petty cash akan lebih mudah dilakukan. Pada pencatatan keuangan petty cash juga sedikit berbeda. Tidak seperti metode pencatatan keuangan yang dilakukan pada umumnya. Ini tentu saja disebabkan karena tujuan dan besaran yang dimiliki oleh kas kecil.
Pergunakan JojoExpense
Mengelola anggaran petty cash dengan memanfaatkan perangkat lunak. Merupakan cara termudah untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin saja terjadi. Manfaatkan perangkat lunak JojoExpense dan anda bisa lebih nyaman ketika melakukan monitoring serta manajemen kas kecil maupun besar.
Monitoring petty cash secara langsung pada aplikasi JojoExpense. Seluruh kebutuhan seperti reimbursement dan koreksi data bisa anda lakukan via perangkat lunak ini. jadi tidak perlu lagi menunggu ketika anda bisa menyelsaikan anggaran saat itu juga.
Ketahui perkembangan yang terjadi didalam perusahaan anda. berdasarkan data finansial yang disediakan oleh JojoExpense. Data detail ini biasanya tidak akan mudah untuk didapatkan. Tapi dengan software JojoExpense anda bisa mendapatkannya dengan lebih mudah dan begitu detail.
Seluruh laporan keuangan bisa diselsaikan dengan bantuan perangkat lunak JojoExpense ini. tidak akan ada lagi waktu yang menjemukan ketika anda harus melakukan pembuatan laporan keuangan. Nikmati pekerjaan yang lebih mudah serta ringan.
Berani untuk sukses?. Maka gunakalah segera perangkat lunak versi demo dari JojoExpense yang tersedia di website Jojonomic.
