Pro-Forma Invoice dan Bedanya dengan Invoice Biasa

Invoice, Faktur

Setiap transaksi jual beli yang dilakukan sebuah perusahaan biasanya menggunakan sebuah bukti atau yang biasa dikenal dengan invoice. Invoice digunakan sebagai sebuah bukti transaksi bahwa telah dilakukan sebuah kegiatan perdagangan antara penjual dengan pembeli. Selain itu invoice juga digunakan sebagai sebuah pencatatan pada aliran dana perusahaan (penambahan atau pengurangan uang). Sebenarnya sebuah invoice mempunyai bentuk lain yang digunakan sebagai sebuah pemberitahuan, hal ini dikenal sebagai pro-forma invoice, yuk kita kenali perbedaan invoice dengan pro-forma invoice!

Invoice

Invoice atau faktur, adalah sebuah dokumen tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, biasanya dalam sebuah invoice terdapat produk yang dijadikan komoditas, jumlah/banyaknya produk, dan harga yang disepakati untuk produk atau layanana yang diberikan oleh penjual kepada pembeli.

Selain itu dalam sebuah invoice selain hal yang sudah disebutkan di atas, biasanya juga menyertakan sebuah termin pembayaran. Termin pembayaran ini biasanya menyebutkan batas akhir/berapa lama pembayaran harus dilakukan dalam sebuah transaksi dan tidak boleh melebihi waktu yang telah ditentukan.

Seperti halnya sebuah dokumen, invoice juga memiliki sebuah penanda yang menunjukkan bahwa invoice tersebut adalah dokumen komersial yang sah. Biasanya hal ini ditunjukkan dengan sebuah identifikasi unik yang terdapat di dalam invoice tersebut. Bentuk paling jamak identifikai unik yang ditemukan dalam sebuah invoice adalah nomor invoice. Sebuah invoice biasanya dibuat dengan beberapa salinan, salinan ini dipergunakan untuk pencatatan oleh pembeli dan penjual.

Fungsi Invoice

Pembayaran

Seperti sudah disebutkan di atas, sebuah invoice memiliki fungsi sebagai dokumen yang merinci transaksi. Namun fungsi invoice tidak hanya sebatas itu, berikut ini adalah fungsi lain dari invoice itu sendiri, diatanranya adalah

1. Fungsi Pengendalian Akuntansi

Fungsi pengendalian akuntansi ini tertera pada jumlah total yang ada dalam invoice, dimana hutang jumlah total jatuh tempo ini dapat diakui sebagai hutang dagang untuk pembeli dan piutang dagang untuk penjual, apalagi jika transaksi dilakukan secara kredit.

Invoice mewakili keberadaan kredit, kerena penjual telah mengirim produk atau memberikan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.

2. Fungsi Kontrol Internal

Invoice adalah elemen paling penting dari pengendalian internal dalam akuntansi perusahaan. Komponen biaya pada invoice harus disetujui oleh orang dalam manajemen perusahaan yang bertanggung jawab terhadap masalah perpajakan.

Fungsi internal lainnya terwujud dari pencocokan invoice dengan pesanan pembelian. Setelah dilakukan pencocokan informasi, maka pembayaran baru bisa dicairkan untuk transaksi yang disetujui. Selain itu bagian audit juga perlu memastikan bahwa invoice dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang tepat ketika menguji pemotongan biaya.

Pro-Forma Invoice

Pro-forma invoice adalah sebuah tagihan penjualan awal yang dikirim kepada pembeli sebelum pengiriman atau penerimaan bawang. Seperti invoice, Pro-Forma invoice juga menjelaskan barang yang dibeli dan informasi lainnya seperti berat pengiriman, banyaknya barang, biaya transportasi, dan lain-lain.

Pro-forma invoice ini terkadang juga disebut sebagai faktur sementara atau faktur pengganti, terutama ketika bawang atau pengerjaan jasa dilakukan secara bertahap. Sehingga fungsi pro-forma invoice ini juga membantu mengingatkan pembeli untuk melunasi pembayaran barang atau jasa yang dibeli olehnya.

Pro-forma invoice ini tidak dicatat dalam neraca keuangan karena hanya bersifat sebagai sebuah pengingat. Mengapa ada yang mengatakan pro-forma invoice ini adalah sebuah pengingat? Dalam sebuah proforma invoice tidak hanya terdapat biaya, biasanya di dalam pro-forma invoice terdapat penghitungan komisi, pajak, bea masuk, hingga biaya pengiriman.

Industri yang melakukan eksport import atau ekspedisi biasanya menggunakan pro-forma invoce dalam transaksinya untuk mengisyaratkan bahwa barang yang dipesan sedang dalam perjalanan, diharapkan menyiapkan pembayaran sebagaimana kesepakatan yang telah disepakati.

Selain itu pro-forma invoice juga dapat digunakan sebagai sebuah penghitungan bila barang yang diterima tidak sesuai dengan permintaan, misalnya barang tersebut rusak atau tidak sesuai dengan spesifikasi pesanan, pembeli dapat menghitung jumlah yang kurang ketika barang telah sampai dan membuat pro-forma invoce untuk barang yang kurang sekaligus mengirim yang tidak sesuai, sehingga penjual dapat mengganti barang tersebut.

Fungsi Pro-Forma Invoice

Pro-Forma Invoice

Dalam penggunaannya secara nyata, pro-forma invoice mempunyai 7 fungsi utama yang perlu diketahui, yaitu:

  • Pro-forma invoice sebagai perkiraan estimasi harga yang harus dibayarkan untuk melunasi tagihan.
  • Mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh konsumen atau pelanggan.
  • Pembeli dapat memperbaiki barang atau jasa, serta nilai yang dibeli jika yang tercatat tidak sesuai dengan pesanan.
  • Rujukan yang sah untuk memasukkan perkiraan transaksi untuk kepentingan pembukuan
  • Rujukan yang sah jika barang atau jasa yang tercatat akan dijual pembeli ke pihak lain
  • Acuan yang sah sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu.
  • Acuan jika terjadi suatu kesalahan dalam transaksi, seperti adanya kesalahan jumlah barang yang dikirimkan.

Invoice Elektronik

Seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang ini semakin banyak bisnis yang mulai meninggalkan invoice yang dibuat secara hardcopy dan beralih ke invoice elektronik. Secara garis besar kegunaan invoice elektronik ini sama saja dengan invoice hardcopy. Dalam lokalisasi bahasa Indonesia, invoice elektronik ini bisa juga disebut sebagai e-faktur. Karena berbentuk softcopy biasanya invoice elektronik ini dikirim melalui email, tautan di halaman web, atau melalui aplikasi. Keuntungan menggunakan invoice elektronik ini adalah katahanan akan kerusakan fisik, kemudahan pengarsipan dan pencarian. Dalam fungsi kontrol, invoice atau bukti pembayaran secara digital akan lebih cepat pula diajukan kepada atasan untuk segera disetujui jika jumlahnya tidak terlalu benyak, hal ini sangat bisa kita lakukan dengan aplikasi dari Jojonomic yang bernama JojoExpense.

Lebih Mudah Mengatur dan Mengawasi Keuangan Dengan JojoExpense

JojoExpense adalah sebuah solusi manajemen keuangan untuk membantu mempermudah pengelolaan keuangan perusahaan. Anda tidak perlu membuang waktu utnuk melakukan penghitunagn terkait dengan cash advance, rimbursment, dan disbursement. Semua tersedia dalam perangkat JojoExpense.

Dengan JojoExpense anda dapat mengelola seluruh anggaran perusahaan melalui ponsel. menyetujui atau menolak reimbursement, disbursement, dan cash advance kapanpun dimanapun. Selain itu anda juga dapat memantau budgeting karyawan.

Sistem dalam JojoExpense memiliki anti-fraud system yang sudah teruji, sehingga dapat mengurangi tindak penipuan dalam menjalankan tugasnya.

Untuk invoice berjumlah kecil yang berkaitan dengan cash advance, reimbursement, dan disbursement anda tidak perlu repot mengumpulkan bukti pembayaran yang terkadang dapat tercecer. JojoExpense hanya membutuhkan foto dari bukti pembayaran tersebut dan anda dapat langsung mengajukan cash advance, reimbursement, atau disbursement.

Tidak perlu lagi repot-repot memindai berkas kecil dan pengawasan yang ketat, cukup terhubung dengan internet maka anda dapat melakukan pengawasan pada keuangan perusahaan anda.

Tunggu apa lagi? Download solusi keuangan JojoExpense versi demo di Jojonomic untuk mencoba. Tingkatkan efisiensi dan produktifitas perusahaan anda dengan JojoExpense.

Solusi kami telah membantu lebih dari 300+ perusahana rekanan kami seperti: PT. Pertamina (Persero), PT. ISS Indonesia, dan Kementrian Perhubungan Republik Indonesia.