Cara-Cara Menyelesaikan Masalah di Tempat Kerja

konflik karyawan yang rawan
Problem Solving

Masalah seringkali terjadi di tempat kerja tanpa terduga. Pada saat yang sama, karyawan diharapkan mampu menyelesaikan masalah yang ada. Namun, tidak semua orang atau karyawan memiliki skill problem solving atau kemampuan untuk memecahkan masalah dengan baik. 

Kemampuan untuk menyelesaikan masalah bukan hanya untuk mendapatkan solusi dari permasalahan yang ada. Melainkan juga kemampuan tersebut dapat menjadikan Anda mampu meminimalisir resiko yang terjadi. Dengan memiliki kemampuan problem solving dengan baik, Anda dapat melihat peluang atau kesempatan dengan lebih baik. Sebagai karyawan, memiliki skill problem solving yang baik dapat menjadi nilai plus, karena hal tersebut dibutuhkan agar karier Anda berjalan dengan mulus.

Tempat kerja adalah tempat dimana Anda menghabiskan sebagian besar waktu yang Anda punya. Tentu saja tempat tersebut harus dibuat senyaman mungkin agar Anda dapat bekerja secara nyaman. Namun, tidak menutup kemungkinan timbulnya konflik, antar sesama karyawan, atau karyawan dengan atasan. Biasanya saat menghadapi konflik, karyawan cenderung merasa takut dan tidak nyaman, berpikir bahwa bagaimana cara menyelesaikan masalah tersebut atau menyalahkan orang lain atas masalah yang ada. Masalah di tempat kerja harus segera diatasa, salah satunya dengan menggunakan metode problem solving yang efektif, yaitu:

1. Identifikasi Masalah

Cari tahu dan pahami dengan jelas masalah yang sebenarnya terjadi dari berbagai sudut pandang orang atau karyawan lainnya. Sangat penting untuk melihat suatu masalah dari sudut pandang orang lain, sehingga keputusan yang Anda ambil nantinya akan bersifat objektif. Jangan lupa untuk fokus disatu masalah dan jangan mencampurkan masalah lainnya. Jika terdapat lebih dari satu masalah, maka cobalah untuk menyelesaikannya satu persatu.

2. Dengarkan Keinginan Semua Pihak

Dengan mendengarkan keinginan dari berbagai pihak, maka solusi yang ada nantinya dapat memuaskan semua pihak juga. Tanyakan kepada semua pihak yang terlibat, apa keluhan mereka dan harapan apa yang mereka punya. Setelah mengetahui keinginan dan juga harapan semua pihak, cobalah untuk memahaminya.

3. Opsi Solusi

Lakukanlah metode brainstorming dengan rekan kerja Anda yang lain, yang berkompeten dibidangnya untuk membantu anda menyusun opsi-opsi solusi untuk menyelesaikan masalah. Penting untuk membuat beberapa opsi solusi untuk menyelesaikan suatu masalah. Karena bisa saja solusi tersebut tidak cocok saat diterapkan untuk menyelesaikan masalah yang ada, maka solusi lainnya bisa langsung dicoba terapkan tanpa harus membuang waktu untuk mencari solusi lainnya.

4. Evaluasi

Evaluasi kelebihan dan kekurangan masing-masing hasil yang Anda buat, dan juga evaluasi pilihan solusi terburuk sehingga Anda dapat mengetahui mana solusi yang terbaik.

5. Dokumentasi

Dokumentasi penting untuk dilakukan sehingga Anda bisa mengetahui detail dan implikasinya jika diterapkan tanpa ada yang dilewatkan. Jika Anda menemukan suatu solusi maka sebaiknya jangan hanya diucapkan saja tetapi mencatatnya juga. Ketika Anda mencatat suatu hal maka Anda cenderung menjadi lebih detail terhadap hal tersebut.

6. Kesepakatan Bersama

Banyak hal yang bisa merubah suatu kondisi, sehingga buatlah kesepakatan bersama terhadap suatu hal yang harus dilakukan dimasa depan jika ada perubahan yang terjadi. Lalu putuskan cara bagaimana supaya Anda bisa memantau kondisi selanjutnya setelah solusi diterapkan. Selain itu, sediakan waktu untuk mengevaluasi kesepekatan dengan penyesuaian yang ada.

Usaha problem solving yang efektif membutuhkan waktu dan proses yang tidak sebentar. Dalam menjalankan proses ini Anda tidak boleh terburu-buru dalam menyelesaikan sebuah masalah, melainkan selesaikan secara perlahan agar hasilnya baik. Problem solving bisa Anda terapkan sebagai model pembelajaran di lingkngan kerja untuk mencari solusi terbaik dalam pemecahan masalah yang ada.  

Mengasah Kemampuan Problem Solving

Jangan Panik!

Pada umumnya reaksi pertama saat masalah muncul adalah rasa panik. Saat panik, pikiran menjadi tidak tenang sehingga Anda tidak dapat berpikir dengan jernih. Saat pikiran Anda tidak jernih maka kreatifitaspun hilang. Sementara, pikiran yang tenang serta kekreatifitasan diperlukan ketika ada masalah untuk mengenali penyebab masalah dan mencari solusinya.

Saat masalah di tempat kerja muncul, seseorang juga menjadi tidak nyaman dan ingin buru-buru menyelesaikan masalah tersebut. Hal tersebut justru dapat memperumit masalah yang ada. Oleh karena itu, usahakan untuk tetap tenang saat masalah muncul. Anda bisa menenangkan diri dengan cara mendengarkan lagu, atau melakukan aktifitas lainnya. Setelah pikiran Anda tenang barulah coba untuk mencari solusinya.

Cari Penyebab Masalahnya

Masalah adalah hambatan bagi individu atau organisasi untuk mencapai tujuannya. Masalah juga seringkali dapat langsung dikenali saat masalah tersebut baru muncul, namun juga sering keliru untuk mengetahui penyebabnya. Oleh karena itu, pastikan Anda sudah mengindentifikasi penyebab dari masalah tersebut dengan benar sebelum Anda mulai mencari solusinya.

Solusi, Solusi, Solusi

Fokuslah pada solusi untuk mengatasi masalah dibanding fokus pada masalahnya itu sendiri. Saat masalah muncul, biasanya seseorang lebih fokus kepada masalah tersebut dan lupa untuk mencari solusinya. Jika Anda ingin meningkatkan kemampuan problem solving, maka cobalah untuk tidak berfokus pada masalahnya, melainkan pada solusi untuk mengatasi masalah tersebut.

Jadilah Seperti Anak Kecil

Hal ini mungkin merupakan hal yang aneh. Jika Anda ingin kemampuan untuk memecahkan masalah, sesekali bertanya layaknya seorang anak kecil yang ingin tahu segalanya dan terkadang memikirkan hal yang tidak terpikirkan oleh orang dewasa. Kemudian sambungkan pertanyaan-pertanyaan tersebut kepada masalah yang ada, misalnya:

  • Mengapa produk A lebih laku dipasaran dari produk B?
  • Mengapa jadwal pengiriman barang ditetapkan diawal pekan

Dengan memiliki sikap ingin mengetahui banyak hal, maka semakin banyak pula sudut pandang jawaban yang Anda ketahui. Anda akan memiliki beberapa alternatif solusi menyelesaikan masalah yang ada.

Berpikir Out Of The Box

Biasanya masalah yang sama muncul berulangkali meski Anda sudah punya solusinya. Untuk mengatasi masalah yang terus menerus muncul, cobalah untuk berpikir out of the box atau berpikir yang berbeda dari yang biasanya. Kemudian cobalah untuk menulis semua alternatif solusi yang Anda punya. Urutkan dari solusi yang paling efektif, sampai solusi yang paling tidak efektif. Dengan metode ini mempermudah Anda untuk mengambil solusi terbaik untuk sebuah masalah. 

Masalah Yang Biasa Dihadapi Oleh Perusahaan

Tantangan yang umumnya dihadapi perusahaan adalah tidak adanya sistem yang mengintegrasi monitoring karyawan secara real time dan akurat, pengajuan cuti karyawan dengan sistem manajemen cuti yang terintegrasi, kemudahan karyawan untuk melakukan absensi jika karyawan bekerja secara remote, manajemen lembur, mengatur task karyawan berdasarkan jadwal, dan juga sistem absensi yang tidak terintegrasi dengan sistem payroll.

Jika perusahaan Anda menghadapi masalah-masalah tersebut, maka Anda harus segera membenahi sistem yang ada diperusahaan Anda. Solusi yang ada adalah dengan menggunakan tools JojoTimes dari Jojonomic.

Dengan menggunakan JojoTimes, Anda dapat memantau keberadaan karyawan saat melakukan check in absen melalui ponsel mereka, karena Jojotimes memiliki fitur Accurate GPS Location yang tidak dapat dimanipulasi menggunakan Fake GPS.

Kemudian karyawan diharuskan check in absen dengan foto selfie muka mereka, dengan menggunakan biometric face recognition maka sistem JojoTimes tidak bisa dikelabui dengan foto orang lain. Sistem JojoTimes juga dilengkapi dengan Fraud ID Detection yang bisa mendeteksi kebohongan lokasi, waktu check in, dan lainnya.

JojoTimes adalah solusi yang baik untuk membenahi sistem administrasi, absensi, dan leave management diperusahaan Anda agar lebih mudah diakses. Sehingga tidak ada lagi data administrasi karyawan yang tidak tersusun rapih, dan susah dicari saat diperlukan.