Sukseskan Proyek Bisnis dengan Project Management Plan

Tahukah kamu kalau setiap project yang dilakukan oleh setiap perusahaan memerlukan rencana matang yang disusun dalam sebuah project management plan?

Bila perencanaan project tidak disusun secara matang, hampir dipastikan masalah-masalah akan timbul baik dalam hal budget, deadline, ataupun teknis.

Pada artikel ini kita akan bersama sama membahas tentang pengertian project management plan, peran penting, dan informasi menarik lainnya. Yuk, langsung saja kita bahas.

Arti Project Management Plan

Project management plan adalah sebuah dokumen yang mendeksripsikan dan menjelaskan setiap fase dalam sebuah projek.

Project management plan adalah salah satu bagian dari project documents yang perlu dipersiapkan ketika memulai sebuah projek.

Langkah-langkah dalam Membuat Project Management Plan

Untuk membuat perencanaan project yang tepat, kamu perlu memperhatikan 5 langkah penting dalam pembuatannya. Berikut pembahasan tentang langkah-langkahnya.

Konsep dan Inisiasi

Langkah pertama yang kamu ambil dalam perencanaan sebuah proyek adalah menentukan konsep dan inisiasi terhadap suatu proyek.

Pada fase ini sangat penting untuk kamu menemukan konsep yang jelas dan realistis terhadap proyek yang akan kamu lakukan.

Kamu juga perlu melakukan riset secara mendalam dan terstruktur mengenai proyek yang akan kamu jalankan.

Proyek manajer perlu malakukan identifikasi pada perencanaan proyek yang dijalankan, perkiraan dana, serta kamu juga perlu berkomunikasi dengan divisi-divisi terkait, dan lain sebagainya.

Fase atau tahapan ini sangat lah penting dan perlu tujuan yang jelas dalam perencanaan pryeknya. Apakah proyek ini layak dan berharga untuk dijalankan atau sebaliknya.

Project Planning

Langkah selanjutnya setelah memiliki konsep proyek dan riset yang matang adalah melakukan perencanaan.

Pada fase ini proyek manager harus menyusun berapa dana yang dibutuhkan, deadline pengerjaan, sumber daya dan tenaga ahli yang dibutuhkan, serta resiko-resiko yang dapat berdampak negatif pada proyek yang sedang dijalankan.

Pada saat melakukan perencanaan project management plan kamu juga harus sadar bahwa pelaksanaan pengerjaan proyek memiliki resiko hambatan, alias tidak akan berjalan dengan mulus.

Oleh sebab itu penting untuk seorang proyek manager untuk memberi tenggat waktu, dimana jika delay terjadi kamu dapat mengantisipasinya. Karena keterlambatan dan delay yang terjadi sudah diperhitungkan dalam perencanaan yang matang.

Metode SMART dan CLEAR dalam Perencanaan

Dalam merencanakan sebuah project management plan kamu dapat menggunakan metode SMART dan CLEAR. Seperti apa metodenya? Berikut pembahasannya.

SMART:

  • Specific, artinya objektif jelas siapa yang bertanggung jawab, apa saja tanggung jawabnya, kapan deadlinenya, dan alasan dasar pentingnya proyek yang dijalankan
  • Masurable, memastikan bahwa setiap progress proyek dapat terukur
  • Attainable, proyek tersebut dapat dicapai sesuai yang dilengkapi dengan poin-poin penting sesuai rencana.
  • Realistic, pastikan semua pihak yang terlibat berkomitmen untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan rencana.
  • Timely, pastikan perencanaan proyek memiliki deadline.

CLEAR:

  • Colaborative, merencanakan setiap pihak yang terlibat dapat bekerjasama dengan baik.
  • Limited, objective bagi setiap pihak memiliki batasan yang jelas terhadap pembagian tugas-tugasnya.
  • Emotional, dalam pengerjaan peroyek, optimalnya pengerjaan dilakukan dengan semagat dan passion dari pihak-pihak yang terlibat.
  • Appreciable, pembagian tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan besar yang dilakukan.
  • Refinable, perencanaan haruslah memiliki sifat fleksibel, jika sewaktu-waktu timbul situasi yang tidak terduga.

Eksekusi

Fase ini adalah pelaksanaan dari perencanaan yang telah dibuat. Pada tahap ini lah proyek dimulai. Langah pertama yang dapat kamu lakukan adalah melakukan meeting kepada semua pihak yang terlibat.

Meeting ini adalah kickoff meeting sebagai tanda proyek akan dimulai dan memastikan semua pihak yang terlibat mengerti tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.

Kickoff meeting ini juga sebagai tempat memberikan konfirmasi dan informasi ulang mengenai deadline pengerjaan, sumber daya yang disisihkan untuk setiap pihak yang terlibat, dan informasi penting lainnya.

Meskipun terdengar tidak terlalu penting diadakannya sebuah meeting, tapi dapat memberi kesan formal bahwa proyek benar-benar sudah dimulai.

Monitoring dan Controling

Pengontrolan dan pemantauan terhadap sebuah proyek penting dilakukan saat proyek dimulai hingga proyek tersebut selesai. Monitoring dan controling dalam sebuah proyek dalam project management plan  penting sebagai pembanding antara pengerjaan dan rencana yang telah dibuat.

Project Closing

Fase ini adalah fase terakhir dimana proyek telah selesai dan diterima pengerjaannya. Kamu dapat kembali ke pekerjaan awal atau lanjut mengerjakan proyek selanjutnya.

Selain itu pada fase ini kamu juga dapat melakukan evaluasi terhadap proyek yang sudah selesai. Apakah pengerjaannya sesuai dengan project management plan yang telah ditentukan, kualitas proyek, dan lain sebagainya.

Unsur penting dalam Project Management Plan

Sebelum kamu memulai langkah-langkah perancangan project management plan, kamu harus memperhatikan unsur penting yang dapat mempengaruhi keberhasilan perencanaan proyek yang kamu buat.

Apa saja unsur pentingnya? Yuk, sama-sama kita bahas.

Budget

Budget merupakan unsur penting pertama yang harus ada dalam pembuatan project plan. Besaran budget yang dibutuhkan untuk menjapai tujuan dari proyek yang dijalankan harus sudah tertera dalam project management plan.

Timeframe

Perencanaan proyek yang tepat pasti memiliki deadline pengerjaan proyek yang jelas. Kapan proyek dimulai, pekerjaan apa saja yang perlu dikerjakan, dan kapan proyek akan selesai.

Resource

Unsur penting selanjutnya adalah sumber daya yang diperlukan pada saat pengerjaan proyek. Sumber daya yang dimaksud disini adalah sumber daya manusia, alat-alat yang dibutuhkan, ataupun software yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.

Pembentukan Tim

Selanjutnya tim yang mengerjakan proyek juga sudah harus tertera dalam sebuah project management plan. Tim tersebut adalah orang-orang yang melaksanakan tugas lapangan dan operasional.

Pembagian tugasnya dilakukan berdasarkan kemampuan, pengalaman kerja, dan juga tanggung jawabnya.

Aktifitas dan Tugas

Secara sederhana adalah kegiatan yang dilakukan sesuai tugasnya dalam sebuah proyek. Menyelesaikan apa yang harus diselesaikan sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan.

Contoh Project Management Plan

Kamu bisa melihat contoh project management plan pada project yang dialakukan oleh Minnesota Geospatial Commons.

business expense template

Jika kamu mengunjugi link yang telah disediakan, kamu tidak hanya melihat rangkuman dan overview mengapa project tersebut dilakukan dan keuntungan yang akan didapatkan dengan menjalankan proyek tersebut.

Kamu juga akan melihat ruang lingku proyek dalam scope overview, budget, orang atau tim yang terlibat, jadwal kegiatan, dan unsur-unsur lainnya seperti yang telah disebutkan sebelumnya.

Project Management Plan Template

Selain contoh diatas kamu juga dapat mencari template yang siap digunakan dan kamu hanya perlu mengeditnya sesuai dengan perencanaan proyek yang telah kamu buat.

Kamu bisa mengunduh salah satu contoh templatenya di Projectsmanagementdocs. Disana kamu juga bisa mengunduh templat perencanaan projek lainnya mulai dari template pembuatan konsep projek, project planning, dan template-template lainnya.

Kamu juga bisa mengunakan software-software yang dapat mempermudah kamu melakukan kontrol dalam perencanaan proyekmu. Sebagia contoh kamu bisa menggunakan JojoTimes dalam hal absensi secara online.

Jadi karyawanmu yang memiliki mobilitas tinggi tidak perlu dipusingkan dengan hal absensi, karena bisa dilakukan dimanapun atau juga bisa di sesuaikan sesuai dengan tempat proyek, dengan fitur geo-tagging yang dimiliki.

Tidak hanya itu JojoTimes juga memiliki fitur offline mode dan strict mode yang menjamin keakuratan absensi dan menjegah terjadinya kecurangan yang masih umum terjadi pada banyak aplikasi absensi online.