Jika kamu sering melakukan pencatatan laporan keuangan, pasti istilah audit ini sudah sangat familiar. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) audit adalah pemeriksaan pembukuan tentang keuangan (perusahaan, bank dan sebagainya) secara berkala. Sedangkan, prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas. Jadi, bisa dikatakan bahwa prosedur audit adalah hal-hal yang terjadi dalam proses audit. Orang yang biasanya melakukan prosedur audit ini, biasa disebut dengan auditor, yang bertugas untuk memantau jalannya proses auditing.
Prosedur auditing memang biasanya hanya dilakukan oleh seorang auditor. Namun, bukan berarti kamu tidak perlu mengetahui apa-apa saja yang terdapat di dalamnya. Oleh karena itu, pada artikel kali ini kita akan membahas terkait prosedur audit, mulai dari tujuan hingga kesalahan yang harus dihindari. Langsung saja kita bahas bersama, yang akan diawali dari tujuannya.
Tujuan Prosedur Audit
Pertama, kita akan membahas terkait tujuan yang akan dicapai dari proses audit, melalui poin-poin di bawah ini:
Pengujian Klasifikasi
Tujuan pertama adalah untuk melihat pengklasifikasian transaksi di dalam laporan keuangan, apakah sudah dicatat dengan benar atau belum. Misalnya, catatan pembelian untuk aset tetap dapat ditinjau untuk melihat apakah mereka diklasifikasikan dengan benar dalam akun yang tepat.
Pengujian Kelengkapan
Menguji kelengkapan transaksi dari sebuah periode akuntansi adalah tujuan yang kedua. Tujuan ini juga untuk melihat apakah ada yang hilang dari catatan akuntansi di dalam laporan keuangan. Misalnya, laporan bank klien dapat ditelusuri untuk melihat apakah pembayaran kepada pemasok dicatat atau tidak dalam buku, atau jika penerimaan kas dari pelanggan tidak dicatat.
Melihat Pisah Batas (Cut Off) pada Sebuah Periode Akuntansi
Prosedur audit ini juga ditujukan untuk menentukan apakah transaksi telah dicatat dalam periode pelaporan yang benar. Misalnya, catatan pengiriman dapat dilihat untuk membuktikan apakah pengiriman ke pelanggan pada hari terakhir bulan itu dicatat dalam periode yang benar.
Pengujian Kejadian (Client Claim)
Selanjutnya, proses audit ini dapat digunakan untuk menentukan apakah transaksi yang klien klaim benar-benar terjadi. Sebagai contoh, satu prosedur mungkin mengharuskan klien untuk menunjukkan faktur spesifik yang terdaftar di buku besar penjualan, bersama dengan dokumentasi pendukung seperti pesanan pelanggan dan dokumentasi pengiriman.
Pengujian Eksistensi
Ada juga tujuannya untuk menguji eksistensi dari sebuah akun. Dilihat untuk menentukan apakah benar aset yang tercatat benar-benar nyata, dan tidak ada kecurangan di dalamnya. Misalnya, auditor dapat mengamati inventaris yang diambil, untuk melihat apakah inventaris yang tercantum dalam catatan akuntansi benar-benar ada.
Tes Penilaian
Terakhir dapat dibuat untuk menentukan apakah penilaian aset dan kewajiban dicatat dalam buku klien sudah benar. Sebagai contoh, satu prosedur akan memeriksa data harga pasar untuk melihat apakah nilai akhir dari surat berharga sudah benar.
Tahapan Prosedur Audit
Setelah mengetahui apa saja yang menjadi tujuan dari prosedur audit, sekarang mari kita lihat bersama bagaimana proses ini dilakukan. Terdapat beberapa prosedur yang perlu kamu lakukan di dalam audit. Adanya prosedur ini, selain membantu proses audit, juga dibutuhkan untuk mendeteksi kecurangan dan kesalahan yang mungkin terjadi saat pemeriksaan dilakukan. Prosedur audit secara umum bisa kamu lihat dari penjelasan berikut ini:
1. Surat Perikatan Audit
Step pertama yang dimiliki oleh prosedur audit adalah keluarnya surat perikatan audit, yaitu kesepakatan antara pihak auditor dengan perusahaan. Surat ini menjadi bentuk perikatan antara keduanya di mana klien menyerahkan audit laporan keuangan kepada auditor. Adanya perikatan ini, yang disepakati keduanya, mengisyaratkan bahwa auditor menyanggupi untuk melakukan audit laporan keuangan sesuai dengan kompetensinya.
2. Perencanaan
Step kedua adalah perencanaan, dimana, pada tahap ini, auditor merencanakan bagaimana proses audit akan dilakukan. Auditor perlu memahami bagaimana kegiatan perusahaan tersebut untuk lebih memahami bisnis yang terjadi di dalamnya.
Dalam tahap perencanaan sendiri juga terdapat beberapa tahapan, seperti mempertimbangkan risiko bawaan. Pada tahap ini, auditor mempertimbangkan risiko salah saji yang melekat pada saldo akun.
3. Pengembangan Strategi
Selanjutnya, ada tahap pengembangan strategi. Step ini biasanya dilakukan pada audit awal terhadap asersi kemudian mempertimbangkan faktor yang mempengaruhi saldo awal. Auditor juga perlu mempertimbangkan tingkat materialitas dan melaksanakan prosedur dan analitis.
4. Pengujian
Pengujian merupakan step keempat di dalam prosedur audit. Pada tahap pengujian audit, auditor melakukan pengujian analitik, pengendalian dan pengujian substantif. Pengujian substantif adalah prosedur untuk menemukan kesalahan yang mampu memberikan dampak langsung pada laporan keuangan.
Sedangkan, pengujian analitik sendiri merupakan kegiatan untuk mempelajari data-data, serta membandingkan data dengan informasi lainnya. Pengujian pengendali ialah tindakan verifikasi efektivitas pengendalian internal klien.
Dalam tahap ini, auditor melakukan tahap pemetaan tentang masalah yang muncul dari proses observasi tersebut.
5. Pelaporan
Final step dalam prosedur audit adalah melakukan pelaporan. Pada tahap ini, auditor telah mendapatkan hasil dan telah selesai melakukan tanggung jawabnya. Selain itu, mungkin saja auditor menemukan kesalahan dari laporan keuangan yang diaudit atau malah sebaliknya.
Pada umumnya, semakin besar suatu perusahaan, maka resiko penyimpangan keuangan juga akan semakin besar. Auditor biasanya akan melakukan klarifikasi ulang dan mencocokkan hasil bersama dengan rekannya untuk memastikan kesalahan keuangan tersebut apakah benar terjadi atau tidak.
Setelah itu, barulah auditor akan menyusun hasil evaluasinya berupa laporan yang akan diserahkan kepada pihak perusahaan. Di dalam laporan hasil evaluasi tersebut, auditor menulis rekomendasi perkembangan yang dicapai dan memberikan opininya.
Kesalahan yang Harus Dihindari Dalam Prosedur Audit
Dalam ilmu audit yang dituntut dengan ketelitian tingkat tinggi, auditor juga harus bisa memberikan laporan audit yang kredibel dan juga mampu dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, seorang auditor harus bekerja sebaik mungkin untuk mendapatkan hasil maksimal dan menghindari adanya kecurangan di dalam sebuah perusahaan. Untuk itu, jika kamu bekerja sebagai seorang auditor, maka hindarilah hal-hal berikut pada saat melaksanakan prosedur audit:
Menulis Prosedur Audit Tanpa Menjelaskan Alasan Prosedur
Seorang auditor tidak boleh hanya menuliskan sebuah prosedur tanpa disertakan alasan. Misalnya, hanya dengan menuliskakan “Auditor akan memeriksa contoh barang dari lembar inventaris ke inventaris.” Hal itu harus dihindari, karena kamu tidak mencantumkan alasan mengapa kamu harus memeriksa contoh barang tersebut.
Menyatakan Kata Pernyataan Sebagai Alasan Untuk Melakukan Prosedur
Kesalahan kedua yang harus dihindari seorang auditor adalah dengan mengeluarkan statement berupa pernyataan sebagai alasan melakukan prosedur. Misalnya, menuliskan pernyataan “mengonfirmasikan terjadinya penjualan” tanpa ada embel-embel di depan atau setelahnya. Karena, akan menimbulkan ambiguitas.
Menulis Apa yang Seharusnya Dilakukan oleh Sistem Pengendalian Internal di Dalam Prosedur Audit
Seorang auditor juga tidak boleh menuliskan apa yang seharusnya menjadi job description divisi pengendalian internal. Misalnya, dengan menuliskan, “harus untuk semua barang yang diterima adalah barang yang diterima dengan catatan yang diajukan.” Karena, pencatatan penerimaan barang biasanya menjadi tanggung jawab pihak pengendalian internal.
Menulis Prosedur yang Tidak Jelas
Menuliskan sebuah prosedur dengan maksud kurang jelas juga menjadi momok tersendiri bagi seorang auditor. Misalnya, dengan menuliskan, “periksa faktur”, “periksa catatan yang diterima” dan lain sebagainya. Penulisan prosedur ini dianggap kurang pantas, karena tidak menyebutkan apa yang harus diperiksa dan alasan untuk apa memeriksanya.
Mengutip Pernyataan yang Salah
Ini merupakan salah satu kesalahan yang benar-benar harus dihindari oleh seorang auditor, yakni salah membuat pernyataan.
Menggunakan Prosedur yang Tidak Dapat Dilakukan
Selain mengutip pernyataan dengan kurang tepat, auditor juga tidak diperbolehkan untuk menggunakan prosedur yang tidak dapat dilakukan. Misalnya, dengan menuliskan “setujui masing-masing barang inventaris fisik ke faktur penjualan.” Hal ini tidak mungkin untuk menyetujui barang fisik ke faktur penjualan karena barang sudah akan dijual.
Menggunakan Prosedur yang Salah
Penggunaan prosedur yang salah juga tidak bisa dilakukan oleh seorang auditor lho! Contohnya dengan menuliskan “menyetujui rincian dari pesanan pembelian (seperti uraian barang yang dipesan, jumlah yang dipesan) untuk barang yang disimpan di toko persediaan.” Pernyataan tersebut merupakan sebuah prosedur audit yang salah, karena catatan yang diterima adalah barang bukan pesanan pembelian, namun digunakan untuk memperbarui inventaris.
Menggunakan Prosedur yang Tidak Praktis
Dalam melaksanakan prosedur audit, seorang auditor juga hatus menggunakan prosedur yang praktis. Mereka tidak diperbolehkan menggunakan prosedur yang dianggap ribet. Contohnya, dengan menunjukkan pemisahan tugas antara orang yang memberi otorisasi kas kecil, merekam voucher kas kecil dan membagikan kas kecil.
Menulis Prosedur Audit yang Tidak Relevan
Kesalahan terakhir yang harus kamu hindari sebagai seorang auditor adalah dengan menuliskan prosedur yang tidak relevan. Misalnya, ketika kamu diminta untuk menulis prosedur audit yang berkaitan dengan depresiasi aset tidak lancar, tidak tepat untuk memberikan prosedur audit umum yang berkaitan dengan audit aset tidak lancar.
Tips yang Perlu Dilakukan Biar Audit Internal Berjalan Lancar
Salah satu kekuatan ISO 9001 adalah adanya audit internal. Pelaksanaan audit internal sangat penting dilakukan untuk menyatakan apakah seluruh persyaratan yang diperiksa sesuai atau tidak. Jika sesuai, perusahaan tidak perlu mencemaskan sesuatu. Namun, jika tidak sesuai, maka auditor akan mengeluarkan temuan (finding) atau laporan ketidaksesuaian (NCR). Perlu diketahui, ada tiga tingkat keparahan suatu finding diantaranya sebagai berikut.
- Major
- Minor
- Observation (suggestion for improvement)
Apabila sudah mendapatkan hasil temuan, maka perusahaan terkait yang diaudit harus segera melakukan tindakan koreksi, kecuali kategori observasi. Namun, bagi perusahaan atau organisasi yang benar-benar serius dalam penerapan ISO 9001, maka segala bentuk temuan akan selalu ditindaklanjuti.
Kenyataannya, tidak semua organisasi melakukan audit karena kesadaran akan penerapan ISO 9001, melainkan sekedar memenuhi persyaratan yang diminta oleh ISO 9001. Beda dong kesan ketika melaksanakan audit karena kesadaran atau sekedar kebutuhan prosedural saja. Yang pasti, tidak ada greget dan kekuatan untuk perbaikan.
Sebuah perusahaan atau organisasi yang baik seharusnya melakukan internal audit dengan optimal sehingga ISO 9001 benar-benar berfungsi sebagai alat untuk mencapai visi. Tentu, setiap visi harus dijaga dan dicapai karena itulah tujuan dari organisasi. Arti kata, jika audit tidak benar-benar dilakukan, maka perlu dipertanyakan kembali tujuan dari organisasi tersebut. Apakah benar-benar serius atau tidak. Nah, biar proses audit internal bisa memiliki kekuatan, ada beberapa hal penting yang perlu kamu perhatikan. Selengkapnya, simak ulasannya di bawah ini.
Perbarui Daftar Periksa Audit (Audit Checklist)
Tujuan dibuatnya daftar periksa audit yaitu sebagai tuntunan dalam pelaksanaan audit itu sendiri, sehingga bagian-bagian penting yang perlu diperiksa tidak terlewatkan. Pembuatan daftar periksa berdasarkan klausul-klausul yang terdapat dalam ISO 9001 dan dokumen terkait, seperti SOP, IK, dan laporan. Berbeda dengan ISO, dokumen terkait tersebut sering diperbarui baik berupa penambahan atau pengurangan untuk perbaikan.
Selain itu, perbaikan dilakukan apabila ditemukan cara kerja yang lebih baik. Diberikan penambahan ketika ada ekspansi kegiatan atau perluasan ruang lingkup kerja. Sementara, pengurangan dilakukan karena ada aktivitas yang sudah tidak dilaksanakan lagi. Yang lebih pentingnya lagi, alasan daftar periksa perlu diperbarui yaitu untuk memasukkan proyek atau program perbaikan yang sedang digalakkan oleh organisasi terkait.
Sebagai contoh, ada perusahaan yang sedang melaksanakan proyek Six Sigma. Nah, kegiatan audit yang akan dilakukan harus membantu memonitor pelaksanaanya. Untuk itu, perlu memasukkan proyek tersebut kedalam daftar audit terlebih dulu. Jangan sampai, daftar periksa yang dibawa tidak sesuai aktivitas auditee yang diperiksa di lapangan.
Auditor Harus Paham terhadap Proses Kerja di Departemen Auditee
Poin kedua ini masih berkaitan dengan poin sebelumnya, dimana auditor harus benar-benar paham terhadap proses kerja di departemen auditee. Misalnya, ada pertanyaan dari auditor yang tidak dipahami oleh auditee atau bisa juga timbul pertanyaan dari auditor terhadap penjelasan auditee yang tidak jelas. Kedua kondisi tersebut masih wajar dan dimaklumi. Akan tetapi, akan sangat lucu jika auditor sendiri tidak paham terhadap apa yang ditanyakan kepada auditee. Seorang auditor harus benar-benar menguasai permasalahan dan apa yang ditanyakannya pada auditee. Untuk itu, sebelum melakukan audit internal, pelajari dulu dengan seksama SOP, IK, dan laporan terkait dari departemen yang diaudit.
Audit Internal Harus Lebih Keras Kepala daripada Audit Surveillance
Diperlukan seorang audit internal yang memiliki sifat keras kepala, terutama pada audit surveillance. Sebab, jika audit internal saja lembek, maka akan dianggap tidak berguna oleh audit surveillance. Sementara, tujuan dari diadakannya prosedur audit ini yaitu untuk mempersiapkan audit surveillance. Seorang auditor internal harus benar-benar tahu arah pertanyaan yang akan dilontarkan auditor surveillance, sehingga strategi dapat dipersiapkan lebih dulu. Selain itu, audit internal harus benar-benar tahu apa yang nantinya akan diaudit oleh audit surveillance.
Sebenarnya, audit internal sangat benar-benar tahu apa saja kelemahan yang ada dalam suatu organisasi. Maka, dengan kemampuannya, dapat disusun pertanyaan-pertanyaan audit yang tajam. Dengan demikian, audit surveillance dapat lebih mempersiapkan diri lagi.
Terciptakan audit internal yang baik ketika didukung oleh auditor yang handal. Untuk itu, perlu auditor kepala yang bisa memilih dan melatih auditor handal dengan memberikan berbagai pelatihan terarah dan terprogram. Disamping itu, mempelajari departemen yang akan diaudit jauh lebih penting. Biar lebih mudah, auditor kepala perlu mengundang kepala departemen yang sangat paham terhadap pekerjaannya guna memberikan pelatihan kepada auditor internal. Dengan demikian, akan tercipta satu pemahaman yang benar-benar mengetahui celah organisasi tersebut.
Auditor Internal Harus Dipilih dari Semua Departemen
Tips berikutnya, pastikan auditor internal yang dipilih harus dari semua departemen dalam organisasi. Hal ini penting demi terciptanya implementasi ISO 9001 yang baik. Tujuan pemilihan auditor dari semua departemen ini untuk memunculkan rasa memiliki. Dengan demikian, akan mengurangi resistensi saat penerapan program dan ISO 9001. Namun, tetap saja ada dampak negatifnya. Misalnya, ketika auditor berasal dari departemen A dan mengaudit departemen B, kemudian auditor B mengaudit departemen A, akan terjadi ‘kerjasama’ masing-masing auditor untuk tidak menuliskan hasil temuannya. Jika kondisi ini terjadi, maka hasil audit tidak akan maksimal.
Memberikan Insentif Khusus pada Auditor
Sudah sepantasnya seorang auditor mendapatkan apresiasi atas kerja kerasnya melakukan audit perusahaan. Insentif tersebut dapat menjadi penghargaan yang memotivasi auditor untuk lebih berprestasi. Meningkatnya motivasi bisa memunculkan kreativitas dan improvisasi audit, sehingga tercipta perbaikan-perbaikan yang belum terpikirkan sebelumnya. Tidak harus berbiaya mahal, yang terpenting insentif menunjukan perasaan bahwa dirinya diperlakukan secara istimewa dari manajemen. Ketentuan mengenai besarnya insentif sudah dibuat berdasarkan aturan sejak awal dan diserahkan akhir tahun.
Memberikan Insentif pada Departemen yang Tidak Ditemukan Temuan
Setiap departemen memang harus bekerja sesuai tugasnya. Namun, ketika organisasi mengatakan setiap departemen bekerja maksimal adalah hal yang wajar, maka akan menimbulkan suasana yang tidak nyaman. Alih-alih mengatakan hal tersebut, lebih baik ciptakan suasana kompetisi yang sehat. Salah satu caranya dengan memberikan apresiasi terhadap seseorang atau departemen yang bekerja secara istimewa. Dengan demikian, setiap orang dari departemen lain bisa termotivasi supaya bekerja lebih baik. Apalagi bagi departemen yang tidak ditemukan adanya finding saat auditor, maka perlu diberikan insentif khusus.
Evaluasi Kinerja Auditor secara Reguler
Tidak hanya organisasi yang perlu melakukan evaluasi, namun kinerja auditor juga perlu dievaluasi. Lakukan evaluasi tersebut paling tidak tiga tahun sekali. Selain menilai kapabilitas dan kompetensi, tujuan evaluasi ini untuk menilai komitmen auditor. Apabila ditemukan auditor yang tidak pernah melakukan tugasnya sebagai auditor, meski dengan alasan masuk akal, sebaiknya namanya dihapus dari daftar auditor. Tujuannya, untuk menjaga kegairahan auditor lain dalam melaksanakan tugasnya. Dengan demikian, akan tercipta suatu eksklusivitas bagi setiap auditor.
Untuk memudahkan auditor dalam melakukan tugasnya, diperlukan juga laporan keuangan yang jelas dan sesuai dengan fakta. Laporan laba rugi, laporan penjualan, dan laporan lainnya harus sesuai dengan transaksi yang sudah terjadi. Untuk itu, pastikan sebelum melakukan prosedur audit, perusahaanmu sudah memiliki laporan keuangan yang dibutuhkan itu ya!
Sebelum melakukan perjanjian dengan auditor untuk melakukan proses auditing, seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa perusahaan perlu untuk membuat laporan keuangannya terlebih dahulu. Untuk itu, kamu bisa menggunakan JojoExpense yang akan membantumu untuk mengelola keuangan perusahaan.
Dengan keuangan yang sudah terkelola dengan baik, maka akan menghasilkan laporan keuangan yang tepat. Dengan begitu, proses auditing akan berjalan dengan lancar, tanpa ada kendala yang berarti. Selamat mencoba!
