Resepsionis Adalah? – Tugas, Syarat, Fungsi Beserta Gajinya — Kamu pasti tidak asing dengan istilah respsionis, bukan? Apalagi jika kamu pernah berkunjung ke sebuah hotel, cafe, restauran bahkan kantor perusahaan pastinya tidak asing lagi dengan seseorang yang selalu menyambut tamu dan pengunjung di depan lobby atau pintu masuk.
Mereka selalu tersenyum dan selalu menanyakan keperluan pengunjung, mereka juga selalu siap untuk membantu atau mengarahkan pengunjung sebelum memasuki posisi ruangan atau tempat yang akan dituju.
Seorang resepsionis di dunia hospitality sendiri memiliki peran penting. Tentunya tidak akan senang jika masuk ke sebuah hotel atau gedung perusahaan yang kemudian disambut oleh resepsionis hingga office boy yang bermuka datar bukan?
Seorang resepsionis dituntut agar bisa memberikan dan mewakili keramahan pelayanan dari sebuah tempat. Apa saja sih tugas seorang resepsionis?
Di dalam sebuah perusahaan resepsionis biasa juga disebut dengan sekretaris. Berikut ini artikel tentang resepsionis dari pengertian, tugas hingga syaratnya!
Apa itu Resepsionis?
Resepsionis adalah pegawai yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan informasi kepada pengunjung, pelanggan atau pihak yang berkepentingan terkait tujuan yang diinginkan.
Di mana, resepsionis harus bisa menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen perusahaan dengan tamu tersebut. Resepsionis merupakan orang yang bertugas sebagai penerima tamu disuatu perusahaan, kantor, hotel.
Mereka biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu perusahaan.
Di suatu perusahaan biasanya terdapat sekretaris yang juga menjadi resepsionis untuk pimpinannya. Tetapi diperusahaan besar biasanya terdapat seseorang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan.
Untuk latar belakang pendidikan menjadi resepsionis, minimal lulusan SMA/SMK, akan lebih baik jika lulusan SMK Perhotelan, sedangkan jika D3/S1 adalah dari manajemen perhotelan atau administasi perkantoran.
Hal yang perlu diperhatikan Resepsionis ketika menemui Tamu/Klien
Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun banyak juga faktor lain yang menentukan. Tapi ketika pertama kali tamu melihat perusahaan dan berkomunikasi dengan resepsionis.
Resepsionis tidak hanya harus berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang matang dan perilaku yang baik dan benar. Berikut ini adalah hal yang perlu diperhatikan resepsionis ketika menemui tamu/klien:
- Jangan terlalu lama membuat tamu menunggu
- Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
- Perhatikan kepentingan-kepentingan tamu perusahaan. Jika orang yang hendak ditemui tidak ada atau sedang pergi, tanyakan apakah dia bersedia menunggu (membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus menunggu)
- Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung tamu
- Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan segera mengambil keputusan apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
- Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
- Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
- Hindari mengunyah permen karet atau makanan kecil saat menghadapi tamu atau saat menerima telepon.
- Hindari bergerombol dengan teman kerja anda di meja resepsionis, apabila untuk keperluan yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
- Menyingkirkan barang-barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di meja kerja.
- Hindari mondar-mandir di ruang tamu dengan sandal atau penampilan yang tidak rapi.
- Hindari mengobrol atau bergosip dengan teman kerja kamu.
Tugas Resepsionis
Tugas utama resepsionis adalah untuk menjawab semua panggilan masuk dan mengarahkan panggilan orang yang tepat atau departemen.
Resepsionis juga mungkin terlibat dengan pekerjaan administrasi lainnya jika penerimaan tenang. Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab dari seorang resepsionis, di antaranya adalah sebagai berikut ini:
- Menerima dan menghubungkan telepon masuk kepada pihak yang dituju
- Menghubungi nomor telepon yang ingin dituju atas permintaan-permintaan pihak terkait
- Menyampaikan pesan kepada pihak internal maupun eksternal Lembaga Penjamin Simpanan bilamana yang bersangkutan berhalangan untuk menerima telepon tersebut dan mencatat pesan yang perlu disampaikan
- Menerima kedatangan tamu-tamu Lembaga Penjamin Simpanan dengan ramah dan sikap yang professional
- Mencatat dalam log book telepon masuk dan keluar
- Membuat laporan kegiatan secara periodik
- Melakukan tugas-tugas dan fungsi resepsionis lainnya.
Syarat menjadi Resepsionis:
Berikut ini adalah syarat menjadi resepsionis jika kamu ingin menjadi resepsionis:
Keterampilan
Keterampilan yang harus dimiliki seorang resepsionis diantaranya adalah:
1. Keterampilan Teknis
Dalam melayani tamu seorang resepsionis harus memiliki kemampuan menggunakan alat-alat pendukung yang ada di meja kerjanya. Seperti cara menggunakan komputer dan software-nya.
Juga cara menggunakan telepon dan menghubungkanya ke pihak yang bersangkutan di perusahaan. Serta, mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi dan denah perusahaan.
2. Keterampilan Pribadi
Dan juga harus dapat mengatur pekerjaannya dengan menanggani tamu dan bisa mengurus tamu yang datang ke perusahaan. Untuk itu seorang resepsionis harus dapat bekerjasama yang baik antara atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya.
Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan
3. Keterampilan Berkomunikasi
Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah.
Sehingga tamu tidak merasakan kecewa walaupun keinginannya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.
Pengetahuan
Selanjutnya adalah pengetahuan yang harus dimiliki oleh seorang resepsionis.
1. Pengetahuan umum
Seorang resepsionis harus mempelajari kemampuan umum, karena mereka menerima tamu dari berbagai budaya, suku dan bahkan perbedaan negara.
Untuk itu mereka harus mengetahui kultur atau cara menerima tamu dengan latar belakang yang berbeda. Resepsionis juga harus mengetahui struktur organisasi dan tugas dari masing-masing jabatan di perusahaannya.
Juga mengetahui denah di perusahaannya untuk menunjukkan lokasi apabila ditanya oleh tamu. Kemampuan berbahasa Internasional juga harus dikuasai seorang
Bila ini dikuasai oleh resepsionis, maka ini adalah senjata ampuh yang dapat membawa karir sang resepsionis melompat setinggi-tingginya. Wajar, ini adalah bahasa pergaulan yang dipakai secara internasional.
Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak berkomunikasi dalam bahasa Inggris.
2. Pengetahuan khusus
Seorang sekretaris harus mempunyai ketelitian, ini menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani tamu.
Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung rekening tamu, menuliskan nama dan nomor kamar tamu dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan dengan tamu untuk resepsionis hotel.
Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut tamu yang tiba, adalah kemampuannya menjual kamar dan fasilitas lainnya dalam hotel bagi resepsionis hotel.
Oleh karena itu, kuasailah informasi tentang apa yang menjadi produksi hotel. Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan, resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat banyak itu.
Makanya, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk menjadi seorang resepsionis. Misalnya, pandai bergaul, ramah, dan sopan.
Perilaku
Penampilan yang baik, rapi dan bersih, hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi. Namun juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya.
Seperti peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih.
Kepribadian
Seorang resepsionis hotel harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan.
Mereka harus senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik.
1. Gigih dan Cerdas
Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi.
Karena kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya. Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah & senyum yang tidak tersungging di bibir.
2. Baik, Sopan, Ramah, Bijaksana
Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain.
Resepsionis di perusahaan tertentu, ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan melalui telepon intra-perusahaan.
Seorang penerima tamu juga harus ramah kepada perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik perusahaan.
3. Rasa Tanggung Jawab
Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.
4. Loyalitas
Seorang penerima tamu dituntut untuk mampu menyelesaikan pekerjaanya. Meskipun ada penambahan jam kerja dari yang telah ditetapkan, sebagai wujud dari rasa kesetiaannya kepada perusahaan.
5. Rasa Tanggap
Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
Fungsi dan Tujuan Resepsionis
Resepsionis memiliki fungsi dan tujuan sebagai berikut:
Sebagai diplomat
Resepsionis bertugas sebagai diplomat di suatu kantor atau hotel yang dapat menuntut untuk bernegosiasi dengan tamu. Biasanya dalam kantor atau hotel aka nada beberapa tamu yang mungkin saja akan menanyakan berbagai pertanyaan. Jika resepsionis tidak menemukan jawaban yang pasti maka bisa menunda pertanyaan tersebut dengan bahasa yang baik dan sopan.
Tamu yang datang ke kantor atau hotel tentu memiliki maksud dan tujuan yang berbeda. Tentu saja resepsionis perku memahami apa saja tujuan yang ingin dilakukan oleh tamu tersebut. Selanjutnya resepsionis juga harus menjadi wakil perusahaan dalam memberikan keputusan dan bertindak sebagai seorang diplomat sesuai dengan prosedur kantor atau hotel.
Sebagai record keeper
Tamu yang datang ke kantor atau hotel seringkali menitipkan berbagai pesan untuk seseorang. Nah, sebagai resepsionis maka diperlukan untuk memahami procedure dalam menerima pesan dan dalam menyampaikannya kembali. Denan demikian pesan dapat disampaikan dengan baik dalam bentuk tulisan maupun dalam bentuk lisan.
Fungsi ini menuntut resepsionis agar pandai dalam berbahasa. Bukan hanya bahasa verbal saja melainkan juga bahasa tulisan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) perusahaan. Dalam hal ini kepala manager akan terus memantai sehingga resepsionis harus selalu siap dan bersikap professional.
Sebagai sumber informasi
Biasanya, tamu yang datang ke kantor maupun hotel akan sering menanyakan berbagai hal terutama menanyakan keberadaan seseorang di lokasi tersebut. Dengan begitu resepsionis harus menjadi sumber informasi yang dapat dipercaya untuk memberikan kepastian dari setiap pertanyaan yang diajukan oleh tamu tersebut.
Resepsionis juga diwajibkan menjaga hubungan baik perusahaan dengan departemen lainnya. Khususnya bagi yang berurusan langsung dengan kepentingan tamu perusahaan. Hubungan yang baik tentu akan mempermudah pekerjaan resepsionis dalam fungsinya sebagai sumber informasi.
Sebagai guest analyst
Resepsionis juga bertugas menganalisa berbagai tamu yang datang. Untuk itu resepsionis harus pandai dalam memilah informasi yang diberikan kepada tamu. Hal ini dilakukan demi menjaga keamanan privasi dan rahasia perusahaan. Selain itu, resepsionis juga harus mengetahui gerak gerik tamu yang mencurigakan dan yang berpotensi merugikan.
Sebagai sales
Dalam hotel atau kantor, resepsionis juga dapat bertugas sebagai sales. Dimana resepsionis harus melakukan penjualan terhadap setiap produk di perusahaan dan berusaha untuk meyakinkan customer yang datang. Perlu diketahui ada banyak hal yang dapat dijual oleh resepsionis seperti produk, kamar hotel, jasa dan lain sebagainya.
Klasifikasi Untuk Menjadi Resepsionis
Untuk menjadi resepsionis, selain syarat yang harus dipenuhi ada klasifikasi yang harus diketahui sebagai berikut:
Latar belakang masalah
Klasifikasi pertama yang harus dipertimbangkan untuk menjadi resepsionis adalah latar belakang pendidikan. Syarat minimal pendidikan untuk menjadi resepsionis adalah pendidikan D3 dan S1. Tentunya dengan berbagai kriteria dan jurusan yang sesuai dan diberikan oleh perusahaan tertentu.
Mental
Perlu diketahui selain pendidikan, untuk menjadi resepsionis kesiapan mental harus dipersiapkan. Pasalnya, resepsionis akan selalu diuji dengan beragam tamu yang datang. Resepsionis harus kuat mental dan berlapang dada saat ada tamu yang banyak bertanya atau yang menyinggung.
Mampu berkomunikasi dengan baik
Klasifikasi lainnya adalah komunikasi yang baik. Sudah sangat jelas bahwa resepsionis haruslah memiliki komunikasi yang baik. Karena pada dasarnya tugas pokok dari resepsionis adalah memiliki komunikasi yang baik dengan berbagai divisi dan tamu di perusahaan.
Gaji Dari Seorang Resepsionis
Menjadi resepsionis adalah pekerjaan yang sangat penting dilakukan, bahkan peminat posisi ini juga terbilang masih banyak. Gaji seorang resepsionist juga sangat beragam yaitu mulai dari 2 juta sampai 5 juta rupiah tergantung setiap perusahaan.
Kemampuan Untuk Menjadi Resepsionis
Seorang resepsionis haruslah mampu menjalani semua prosedur dalam perusahaan tempat ia bekerja. Untuk itu kemampuan komunikasi yang baik menjadi kunci utaam yang harus dimiliki seorang resepsionis. Hal ini bertujuan demi menjaga hubungan baik perusahaan dengan pihak manapun. Selain itu, kemampuan lainnya yang diperlukan adalah kemampuan dalam menggunakan komputer.
Jika sudah menguasai kedua kemampuan tersebut maka untuk menjalankan tugas seorang resepsionis menjadi lebih mudah. Kemampuan tesebut sangatlah penting dan bisa saja menjadi syarat dan prosedur perusahaan, biasanya hal ini digunakan sebagai penilaian terhadap kinerja resepsionis tersebut.
Pentingnya Resepsionis Dalam Perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, resepsionis sangatlah dibutuhkan dan memiliki peran penting, khususnya dari segi citra dan pelayanan perusahaan terhadap konsumen., perusahaan rekanan maupun tamu perusahaan. Sehingga dalam hal ini resepsionis wajib untuk memiliki keramahan dalam pelayanan kepada pihak luas perusahaan untuk memberikan citra baik perusahaan dimata pihak luar perusahaan seperti perusahaan rekan, pelanggan, tamu dan lain sebagainya. Adapun peran penting dari resepsionis adalah sebagai berikut:
Menerima dan menyambut tamu
Meski terdengar pekerjaan yang mudah, namun menyambut tamu juga menjadi hal penting yang harus diperhatikan oleh resepsionis. Dalam hal ini resepsionis harus siap menjalankan tugasnya agar semua tamu yang datang tersambut dengan baik. Adapun kunci utama seorang resepsionis adalah sapa, salam, dan senyum agar tamu juga merasa senang disambut dengan keramahan. Proses menerima dan menyamut tamu oleh resepsionis merupakan langkah pertama yang dirasakan oleh tamu saat memasuki kantor, hotel dan lain sebagainya. Untuk itu, impresi pertama yang muncul fi tahap ini akan mampu mencerminkan image kantor dimata tamu yang datang.
Melayani kebutuhan tamu
Selain menerima dan menyambut tamu yang datang, resepsionis berperan juga dalam memenuhi kebutuhan tamu. Biasanya saat tamu datang maka hal yang ditanyakan resepsionis adalah keperluan tamu tersebut datang ke hotel atau kantor. Disini resepsionis bertugas menyediakan kebutuhan tamu dan mengarahkan tamu ke bagian terkait. Jadi tugas resepsionis sebagai jembatan pertama yang menghubungkan antara tamu dan bagian lainnya di dalam kantor.
Menerima dan meneruskan telepon yang masuk
Sebagai pintu pertama dalam pemegang kontal telepon, resepsionis harus dapat mengerti cara menerima telepon dengan baik. Menerima telepon yang baik mencakup etika bicara dalam telepon, nomor ekstensi untuk meneruskan telepon ke pihak yang bersangkutan hingga etika dalam mencatat telepon masuk untuk arsip data kantor.
Menerima dan meneruskan paket
Peran resepsionis lainnya adalah sebagai gerbang utama untuk menerima dan meneruskan paket atau kiriman. Dalam menerima paket maka resepsionis harus memeriksa alamat pengiriman apakah benar atau tidak dan keberadaan pihak yang tercantum dalam paket. Setelah itu resepsionis menghubungi pihak terkait untuk konfirmasi kedatangan kiriman dan meneruskan kiriman tersebut.
Jadi, ini dia informasi buat kamu yang ingin menjadi resepsionis atau bagi kamu yang sudah berprofesi sebagai resepsionis disuatu perusahaan. Bagi kamu yang memiliki perusahaan, kamu dapat memantau kehadiran karyawan kapanpun di manapun lho!.
Dengan JojoTimes tingkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real–time, anti-fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis. JojoTimes solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR.
