Cara Membuat Sistem Payroll, Template Gratis, dan Aplikasinya

Setiap perusahaan memiliki sistem payroll yang berguna untuk mengelola gaji karyawannya. Sistemnya pun di design sesuai dengan kebijakan perusahaan itu sendiri.

Sebenarnya seperti apa sih sistem payroll itu sendiri? Nah, pada artikel kali ini kita akan bersama-sama membahas tentang pengertian, komponen, dan serba-serbi tentang sistem payroll yang digunakan oleh perusahaan.

Yuk, langsung saja kita bahas!

Pengertian Sistem Payroll

Sistem payroll adalah total pembayaran gaji karyawan oleh perusahaan tempat karyawan tersebut bekerj. Pembayaraan gaji karyawan sendiri umunya dihitung berdasarkan jumlah jam kerja, bonus, dan perhitungan-perhitungan lainnya.

Tidak hanya itu perusahaan juga harus melakukan perhitungan  terhadap pajak penghasilan yang harus dibayarkan kepada pemerintah, dimana perushaan tersebut beroperasi.

Jadi bisa disimpulkan bahwa pengertian payroll adalah uang yang harus dibayarkan perusahaan kepada karyawan, dengan proses perhitungan yang memisahkan antara gaji dan pajak yang harus dibayarkan.

Lalu apa saja unsur-unsur yang dimiliki oleh sistem pengajian karyawan satu ini? Berikut pembahasannya.

Unsur dalam Sistem Payroll

Sebuah payroll perusahaan umumnya memiliki unsur-unsur berikut untuk melakukan penghitungan gaji karyawannya. Berikut penjabarannya.

Jumlah Jam Kerja

Meskipun perhitungan gaji di Indonesia sendiri tidak sepenuhnya berdasarkan dengan jumlah jam kerja karyawan, adanya data jam kerja pada sistem payroll masih sangat perlu untuk menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

Misal, potongan gaji apabila karyawan terlambat datang ke kantor, perhitungan jam lembur, dan lain sebagainya.

Tunjangan dan Benefit

Unsur kedua yang penting ada pada sistem penggajian yang dimiliki sebuah perusahaan adalah tunjagan dan benefit yang didapatkan oleh karyawan.

Tunjangan-tunjangan yang dimaksud bisa meliputi:

  • tunjangan makan siang
  • transportasi
  • tunjangan kesehatan
  • tunjangan jabatan
  • asuransi
  • bonus
  • komisi
  • tunjangan pensiun dan lain sebagainya.

Tunjangan Hari Raya

Berikutnya adalah tunjangan hari raya. Kenapa tunjangan hari raya dibedakan menjadi poin tersendiri dan tidak dimasukan kedalam unsur tunjangan dan benefit?

Karean tunjangan hari raya atau yang kita biasa kita kenal dengan THR adalah salah satu jenis tunjangan unik dalam perhitungan sistem payroll yang di Indonesia. Di negara-negara lain seperti korea dan jerman, tidak memiliki jenis tunjangan satu ini.

Jadi, bagi kamu para HRD penting rasanya untuk mengetahui jenis tunjangan unik satu ini. Peraturan THR sendiri tidak diatur dalam undang undang ketenagakerjaan, tapi diatur oleh Permen Ketenagakerjaan nomor 6 tahun 2016 tentang Tunjangan Hari Keagamaan.

THR sendiri adalah pendapatan non-upah yang diperoleh oleh karyawan 1 (satu) kali dalam setahun sesuai dengan agama karyawan yang dimaksud. Adapun hari raya yang dimaksud secara spesisfik adalah

  • Idul Fitri bagi Pekerja/Buruh yang beragama Islam
  • Natal bagi Pekerja/Buruh yang beragama Kristen Katholik dan Kristen Protestan
  • Hari Raya Nyepi bagi Pekerja/Buruh yang beragama Hindu
  • Hari Raya Waisak bagi Pekerja/Buruh yang beragama Budha
  • Imlek bagi Pekerja/Buruh yang beragama Konghucu

Adapun besaranya adalah 1 (satu) bulan upah bagi karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan (satu tahun) dan bagi pekerja yang masa kerjanya kurang dari 12 bulan pemberian THR diberikan proporsional dengan perhitungan  (Masa kerja : 12 ) x 1 bulan upah.

Pajak Penghasilan PPh 21

Nah unsur yang harus ada pastinya pajak, pajak yang dimaksud adalah pajak penghasilan yang harus dibayarkan kepada pemerintah, dimana perusahaan tersebut melakukan operasinya.

Jenis pajak ini pasti ada dan harus dibayarkan, jadi tidak hanya di Indonesia saja yah. Besaran yang dibebankan pun berbeda pada dari setiap negara dan aturan yang berlaku.

Jadi bagi para HRD penting nih untuk selalu up to date dengan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku yang berhubungan langsung dan penting dalam urusan pajak, administrasi dan hal sejenisnya.

Aturan pajak penghasilan di Indonesia sendiri diatur dalam Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2008 yang merupakan perubahan ke empat tentang Pajak Penghasilan.

Dalam pasal 17 diatur besaran yang harus dibayarkan oleh wajib pajak orang pribadi dalam negeri. Besarannya adalah sebagai berikut.

  1. Wajib pajak dengan penghasilan sampai dengan Rp50.000.000 pertahun besaran pajaknya adalah 5% (lima persen)
  2. Lebih dari Rp50.000.000 sampai dengan Rp250.000.000 pertahun besarannya adalah 15% (lima belas persen)
  3. Lebih dari Rp250.000.000 sampai dengan Rp500.000.000 pertahun besaran pajak yang harus dibayarkan adalah 25% (dua puluh lima persen)
  4. Pendapatan di atas Rp500.000.000 besaran pajaknya adalah 30% (tiga puluh persen).

Contoh

Adapun contoh menghitungnya cukup mudah, kamu hanya perlu mengalikan pendapatan bruto yang didapat karyawanmu dengan jumlah persen yang dibebankan sesuai dengan besaran gaji bruto karywan yang dimaksud. Berikut contoh jelasnya.

Eka Nuramaliya adalah seorang operasional executive perusahaan PT. PowSilky dengan pendapatan Rp180.000.000 per tahun. Maka perhitungannya adalah sebagai berikut.

5% x Rp50.000.000 =  Rp2.500.000

15% x RP130.000.000 = Rp19.500.000

Total                              = Rp22.000.000

Jadi total pajak yang harus dibayarkan Eka Nuramaliya adalah Rp35.000.000, dengan begitu pendapatan bersih Eka Nuramaliya pertahun adalah Rp180.000.000 –  Rp22.000.000 = Rp158.000.000

Jenis Upah yang Dikenakan Pajak dalam Perhitungan Sistem Payroll

Menurut Direktorat Jenderal Pajak Indonesia jenis biaya yang dikenai pajak penghasilan antara lain:

  1. pemberi kerja yang membayar gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain sebagai imbalan sehubungan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai atau bukan pegawai
  2. bendahara pemerintah yang membayar gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain sehubungan dengan pekerjaan, jasa, atau kegiatan
  3. dana pensiun atau badan lain yang membayarkan uang pensiun dan pembayaran lain dengan nama apa pun dalam rangka pensiun
  4. badan yang membayar honorarium atau pembayaran lain sebagai imbalan sehubungan dengan jasa termasuk jasa tenaga ahli yang melakukan pekerjaan bebas
  5. penyelenggara kegiatan yang melakukan pembayaran sehubungan dengan pelaksanaan suatu kegiatan.

Nah, tentu saja perhitungan pajak adalah penghasilan bruto yang sudah dikurangi bagian penghasilan yang tidak dikenakan pemotongan yang besarnya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Keuangan.

Setelah kamu mengetahui semua tentang unsur dan cara perhitungannya kamu sudah bisa mulai menyusun sistem payroll perusahaanmu dalam bentuk excel.

3 Sumber Template Sistem Payroll Gratis

Dari pada kamu susah-susah membuat dari awal, kamu dapat mengunduh template payroll yang sudah tersedia dan tinggal memodifikasinya sesuai kebutuhan kamu.

Adapun ada 3 sumber template payroll gratis yang dapat kamu unduh, berikut sumber-sumbernya.

Microssoft Sistem Payroll Template

Kamu bisa mengunduh template payroll di website resmi Ms. Office. Disitu sudah tersedia unsur-unsur dasar, jadi kamu hanya tinggal melakukan sedikit penyesuaian saja.

Template tersebut sudah memiliki format excel sehingga kamu juga tinggal memasukan fungsi perhitungannya saja dan boom, perhitungan payroll dilakukan secara otomatis.

Vertex42

Selanjutanya adalah Vertex42, website ini tidak hanya memiliki template untuk payroll yang bisa kamu unggah dengan gratis. Banyak template-template lain yang dapat membantu kamu.

SampleTemplates

Layaknya Vertex42, SampleTemplates juga memberikan banyak template gratis ataupun berbayar yang dapat kamu gunakan untuk menyusun sistem payroll perusahaanmu.

Aplikasi Sistem Payroll

Jojonomic

Ada lagi nih cara lebih mudah mengelola sistem gaji payroll dengan aplikasi Jojonomic, yaitu JojoPayroll. Semua sudah tersedia kamu hanya perlu menginput data saja, perhitungan akan dilakukan secara otomatis yang sudah disesuaikan dengan aturan dan cara perhitungan payroll yang berlaku.

Dengan JojoPayroll untuk melakukan pembayaran kamu hanya menggunakan satu tombol dan kamu sudah dapat mentransfer gaji karyawanmu ke lebih dari 150 bank yang terdaftar di Indonesia.

JojoPayroll akan lebih terasa manfaatnya jika kamu menggunakan JojoTimes, dengan kedua aplikasi ini kamu tidak perlu lagi menghitung secara terpisah antara jam kerja dan cara proses gajian. Cara pemasangan atau set-upnya juga sangat mudah dan dapat disesuaikan dengan sistem perhitungan masing-masing perusahaan.