Cara Mudah Membuat Standar Operasional Prosedur dan Manfaatnya

Sudah menjadi rahasia umum, setiap perusahaan pasti memerlukan panduan yang akan digunakan dalam menjalankan tugas dan fungsi perusahaan. Panduan berupa Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berbentuk sistem untuk memudahkan alur pekerjaan di perusahaan. Mengingat pentingnya penerapan SOP, simak penjelasan singkat tentang tujuan, manfaat, jenis, prinsip dan proses pembuatannya, yuk!

Apa Itu Standar Operasional Prosedur?

Pemerintah, dalam hal ini Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengeluarkan peraturan yang menjelaskan mengenai Standar Operasional Prosedur. Dalam Permenpan Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur, Aparatur Negara menuliskannya sebagai serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan serta dimana, dan oleh siapa dilakukan.

Sejalan dengan Permenpan tersebut, Atmoko (2012) dalam bukunya yang berjudul Standar Operasional Prosedur dan Akuntabilitas Kinerja, Instansi Pemerintah menyatakan SOP sebagai pedoman/acuan pelaksanaan tugas sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah atau non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata, prosedur, dan sistem kerja unit yang bersangkutan.

Tujuan Pembuatan Standar Operasional Prosedur

Sesuai dengan pengertian yang dimiliki, maka secara gamblang terlihat bahwa Standar Operasional Prosedur dibuat sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan bagi para pekerja maupun supervisor atau kepala departemen di dalam perusahaan. Selain itu, Standar Operasional Prosedur juga dibuat untuk menghindari kesalahan ataupun keraguan serta adanya duplikasi dan pemborosan dalam proses pelaksanaan sebuah kegiatan.

Kemudian, adanya SOP dapat menjaga konsistensi penampilan kerja dengan menjadi parameter untuk penilaian mutu pelayanan. Penggunaan tenaga kerja dan penjelesan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab akan lebih efektif serta efisien. Terakhir, SOP akan menjadi bahan acuan untuk pembaharuan yang akan dilakukan kemudian.

Mengapa Harus Ada Standar Operasional Prosedur?

Pada hakikatnya, Standar Operasional Prosedur dibuat untuk mempermudah karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Selain itu,  dapat meminimalisir kerugian apabila mampu diimplementasikan dengan baik. Masih dalam Permenpan yang sama, dijelaskan manfaat penerapannya bagi perusahaan adalah:

Standarisasi cara dalam menyelesaikan pekerjaan

Dengan SOP, akan terbentuk suatu ukuran standar dan cara memperbaiki kinerja yang dapat dilakukan. Selain itu, dapat membantu proses evaluasi kinerja yang telah dilakukan sebelumnya.

Menciptakan bahan-bahan training untuk karyawan baru

Seorang pegawai baru, tentu masih kurang familiar dengan lingkungan dan tugas yang dibebankan kepadanya. Oleh karena itu, SOP dibutuhkan sebagai bahan training dan acuan untuk karyawan baru supaya lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaannya.

Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

Segala bentuk pekerjaan yang harus dilakukan oleh para karyawan sudah diatur dengan apik dalam SOP. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur dalam perusahaan, dapat dipastikan tidak ada tumpang tindih pada pelaksanaan kerja atau pemberian layanan terhadap konsumen.

Menunjukkan bahwa perusahaan bekerja dengan efisien dan dikelola dengan baik

Sebuah perusahaan tentu ingin memiliki citra baik di masyarakat. Oleh karena itu, mereka berusaha untuk terus meningkatkan performanya agar berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, tujuan tersebut nampaknya akan mudah tercapai. Sebabnya, SOP berisi aturan tata laksana kerja yang akan dilakukan agar perusahaan dapat berjalan dengan semestinya.

Jenis Standar Operasional Prosedur yang Wajib Diketahui

Setelah mengetahui tujuan dan manfaat Standar Operasional Prosedur, hal selanjutnnya yang perlu diketahui adalah jenis-jenisnya. Terdapat beberapa macam SOP yang banyak digunakan sebagai bahan acuan pelaksanaan kegiatan perusahaan. Bahkan beberapa diantaranya cukup familiar di telinga orang awam. Untuk lebih lengkapnya, akan ditunjukkan pada penjelasan berikut:

Berdasarkan sifat kegiatan

Kategori pertama yang akan dibahas adalah berdasarkan sifat kegiatannya yang terdiri dari dua jenis, yakni teknis dan administratif.

Standar Operasional Prosedur Teknis

Standar Operasional Prosedur Teknis merupakan sebuah prosedur yang sangat rinci dari pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh satu orang pelaksana dengan satu peran atau jabatan. SOP ini menjabarkan langkah dan prosedur-prosedur secara rinci dan teliti, sehingga tidak memungkinkan adanya variasi. Standar Operasional Prosedur pemeliharaan sarana-prasarana dan pemeriksaan keuangan atau pengarsipan merupakan contoh konkrit dari jenis ini.

Standar Operasional Prosedur Administratif

Berbeda dengan SOP teknis, jenis ini berisikan prosedur yang ditulis secara umum dan tidak terperinci dari sebuah kegiatan. Kegiatannya pun dapat dilakukan oleh lebih dari satu orang dengan berbagai macam peran atau jabatan. Kedua ciri itulah yang menggambarkan Standar Operasional Prosedur administratif secara singkat.

Berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan

Untuk kategori berikutnya, dapat dilihat dari cakupan dan besarnya kegiatan dengan SOP Makro dan Mikro sebagai jenis-jenisnya.

Standar Operasional Prosedur Makro

Di dalam Standar Operasional Prosedur makro terdapat beberapa SOP mikro yang berintegrasi sehingga mampu membentuk rangkaian dan mencerminkan kegiatan yang hendak dilakukan.

Standar Operasional Prosedur Mikro

Standar Operasional Prosedur mikro merupakan bagian dari SOP makro. Maksudnya adalah, rancangan kegiatan dari Standar Operasional Prosedur ini akan menjadi bagian dari kegiatan dengan cakupan lebih besar yang telah terintegrasi pada SOP makro.

Berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatan

SOP juga dapat dilihat dari cakupan dan kelengkapan kegiatannya. Dengan Standar Operasional Prosedur Final dan Parsial, merupakan dua jenis yang termasuk di dalamnya.

Standar Operasional Prosedur Final

SOP final meupakan acuan kegiatan yang isi dan cakupannya sudah mencapai (menghasilkan) produk utama atau final product.

Standar Operasional Prosedur Parsial

Berbeda dengan SOP final, SOP parsial berisikan acuan kegiatan yang belum mencapai (menghasilkan) produk utama atau final product. Dengan belum tercapainya hasil akhir dari sebuah kegiatan, maka perlu ditambah rangkaian kegiatan yang mampu mencerminkan produk utama di akhir prosesnya.

Berdasarkan cakupan dan jenis kegiatan

Kategori terakhir, yakni Standar Operasional Prosedur yang berdasarkan cakupan dan jenis kegiatannya, terdiri dari SOP Generik dan Spesifik.

Standar Opersional Prosedur Generik

SOP Generik (umum) adalah acuan yang dibuat berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP-kan ataupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Satu-satunya variasi yang akan dihasilkan adalah lokasi dari penerapan SOP Generik ini. Adapun contoh dari penerapan dari jenis ini adalah SOP pengelolaan keuangan di perusahaan A dan B memiliki aktor yang sama, yakni: KPA, PPK, dan Bendahara.

Standar Operasional Prosedur Spesifik

SOP spesifik (khusus) dibuat berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor pelaksana (penanggung jawab) dan tempat acuan tersebut diterapkan. Standar Operasional Prosedur jenis ini tidak akan bisa diterapkan di perusahaan yang berbeda, karena adanya spesifikasi khusus di dalamnya. Contohnya adalah SOP pelaksanaan uji obat dari Laboratorium A yang akan digunakan oleh Instansi B tidak akan bisa digunakan oleh laboraturium ataupun instansi lainnya.

Prinsip-Prinsip Dalam Membuat Standar Operasional Prosedur

Pengenalan selanjutnya tersaji dalam Permenpan (PER/21/M-PAN/11/2008) mengenai prinsip-prinsip penyusunan Standar Operasional Prosedur. Pada Peraturan tersebut tertulis bahwa SOP harus disusun dengan memenuhi prinsip-prinsip yang terdiri dari: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamisme, memiliki kepatuhan dan kepastian hukum.

Kemudahan dan kejelasan

Standar Operasional Prosedur harus dibuat dengan kata-kata ataupun simbol gambar dan flowchart yang mudah dijelaskan dan dimengerti oleh seluruh pihak. Dengan begitu, SOP yang telah jadi nantinya akan mudah diimplementasikan dan tujuan kegiatan lebih cepat tercapai.

Efisiensi dan efektivitas

Tanpa adanya efisiensi dan efektivitas, Standar Operasional Prosedur yang dibuat akan menimbulkan kerancuan dan berdampak pada terhambatnya pelaksanaan kegiatan di dalam perusahaan. Jika hal tersebut terjadi, dapat dipastikan bahwa hasil kinerja yang dilakukan oleh pegawai akan kurang maksimal. Hasil tersebut akan secara tidak langsung berdampak pada citra perusahaan.

Keselarasan

Selanjutnya, Standar Operasional Prosedur juga harus dibuat selaras dengan visi misi dan tujuan perusahaan serta kegiatan yang hendak dibuat SOP-nya. Dengan adanya keselarasan di antara hal tersebut, maka karyawan akan lebih mudah dalam melaksanakaan pekerjaannya karena sudah ada acuan yang harus dipatuhi.

Keterukuran

Dalam proses pembuatan SOP, harus jelas juga tujuan pembuatannya, tujuan kegiatan, langkah-langkah dan prosedur di dalamnya, hingga konsekuensi yang akan didapat jika gagal diimplementasikan dengan baik. Dengan begitu, SOP akan lebih terukur dan menjadi acuan bagi karyawan untuk menjalankan pekerjaan yang telah diberikan.

Dinamisme

Standar Operasional Prosedur yang dimiliki oleh perusahaan tidak dibuat untuk jangka waktu yang lama. Karena, seiring dengan berjalannya waktu, tentu akan ada perbaikan-perbaikan yang dilakukan oleh perusahaan. Adanya perbaikan itu bisa mengubah acuan yang telah ada. Oleh karena itu, SOP harus dibuat secara dinamis agar ketika ada perubahaan yang dilakukan oleh perusahaan, dapat disesuaikan kemudian.

Memiliki kepastian dan kepatuhan hukum

Meskipun hanya merupakan sebuah acuan kerja, bukan berarti keberadaan SOP bebas dari ranah hukum. Sebelum membuat sebuah Standar Operasional Prosedur, pihak yang bertanggung jawab akan terlebih dahulu memastikan bahwa acuan harus dibuat sesuai dengan hukum yang berlaku.

Membuat Standar Operasional Prosedur Sederhana

Mengingat pentingnya Standar Operasional Prosedur dalam proses pelaksanaan pekerjaaan, berikutnya akan kami bahas mengenai penyusunan yang baik dan mudah diimplementasikan. Langkah awal yang harus diperhatikan adalah menuliskan nama perusahaan dan modul, serta tujuan dari pembuatan SOP tersebut. Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut:

Membentuk tim pembuat SOP

Dalam proses pembuatan Standar Opersional Prosedur, biasanya berasal dari Human Resource Department (HRD). Namun, tidak menutup kemungkinan personel tim berasal dari pimpinan masing-masing divisi yang bertanggung jawab atas anggotanya, serta mengetahui cara kerja atau prosedur lainnya. Setiap anggota tim harus berpartisipasi dalam proses penyusunannya dan diperbolehkan untuk melibatkan konsultan.

Mempelajari dan memetakan proses bisnis

Langkah selanjutnya, tim harus mampu mengidentifikasi dan mempelajari proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Contohnya, apa saja yang terjadi sejak perencanaan, pembelian bahan baku produksi hingga pendistribusian kepada pelanggan, siapa saja pihak terlibat, hingga dokumen apa yang diperlukan. Dengan menganalisa jawaban pertanyaan tersebut, akan terlihat hubungan antar divisi yang terlibat pada proses kerja.

Pengumpulan data dokumentasi

Setelah mendapatkan gambaran proses yang terjadi, semua data dan dokumen dicatat secara detail. Mulai dari dokumen yang digunakan hingga nama dan nomor/kode dokumen, siapa yang bertanggung jawab dan pihak terlibat. Hal ini untuk mengetahui arus informasi guna mendeteksi adanya kesalahan yang terjadi.

Membuat flowchart dan narasi

Membuat bagan alur berbentuk flowchart dan narasi agar SOP mudah dimengerti dan terlihat hubungan antar proses. Setiap alurnya harus dijelaskan siapa Person in Charge yang terlibat dan bertanggung jawab, serta dokumen apa saja dalam proses kerja tersebut.

Me-review flowchart dan narasi

Flowchart dan narasi yang telah dibuat ada kecenderungan kurang sempurna. Oleh karena itu, harus dikaji ulang yang dipimpin oleh kepala departemen yang tergabung dalam tim SOP. Karyawan dapat memberikan saran dan masukan, karena dalam proses kerjanya akan mengacu kepada Standar Operasional Prosedur.

Melakukan simulasi pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Uji coba pelaksanaan Standar Operasional Prosedur dapat dilakukan setelah adanya feedback. Proses simulasi ini perlu dilakukan sebelum acuan tersebut disahkan. Dalam simulasi, apabila terdapat perbedaan dengan dokumen, maka harus ditinjau ulang baru dilanjutkan ke tahap selanjutnya.

Approval dan Pengimplementasian Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur yang telah disetujui dapat diimplementasikan menjadi pedoman karyawan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan adanya SOP, karyawan akan bekerja dengan lebih terarah, sehingga mendapatkan hasil yang maksimal, meningkatkan citra perusahaan, dan menghindari adanya penyimpangan. 

Seiring dengan berkembangnya perusahaan, SOP harus ditinjau kembali secara berkala. Hal ini dimaksudkan agar kinerja perusahaan tetap berada pada jalur yang benar dan bekerja secara efektif dan efisien. Agar Standar Operasional Prosedur perusahaan berjalan lancar, serta terintegrasi dengan sistem, gunakanlah JojoTimes. Dengan satu aplikasi, kamu dapat memantau produktivitas dan memaksimalkan kinerja karyawan kapan saja dan dimana saja. Selain itu, JojoTimes juga membantu meminimalisir pekerjaan yang berulang, guna memaksimalkan SOP yang telah ditentukan. Sangat cocok bagi perusahaan yang ingin mencapai hasil terbaik.