Stock Opname Adalah; Pengertian, Manfaat, dan Pentingnya Bagi UMKM

Pernahkah kamu membayangkan atau bertanya-tanya bagaimana cara menghitung persediaan barang-barang di sebuah swalayan atau supermarket? Apakah manajemen mengetahui jika terdapat barang miliknya mengalami kerusakan atau hilang? Stock opname adalah jawabannya. Berikut penjelasannya!

Apa itu Stock Opname?

Kalau kamu belum pernah mendengar kata stock opname, maka artikel ini akan memberikan penjelasannya, jadi baca sampai selesai ya! Pertama akan kita mulai dari pengertian stock opname. 

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Stock opname adalah salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual. Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena kamu akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung.

Selain itu, dalam melakukan perhitungan juga tidak boleh ada kesalahan atau ada yang terlewat, karena nantinya akan berpengaruh pada stok barang yang dijualnya.

Sekarang ini dengan perkembangan teknologi, sudah ada yang namanya barcode. Dengan menggunakan barcode, proses stock opname bisa dilakukan lebih cepat dan efisien. Selain itu dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang bisa lebih diminimalisir.

Kenapa harus Stock Opname?

Pertanyaan kedua setelah kamu mengetahui apa itu stock opname adalah kenapa kegiatan ini dilakukan? Kegiatan stock opname dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar tentang persediaan barang yang ada pada catatan pembukuan dan barang yang ada di gudang.

Apakah jumlahnya sama atau berbeda. Jika ditemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di stock opname, maka bisa dilakukan pengecekan ulang, apakah kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam melakukan pencatatan.

Jika terjadi kekurangan, biasanya bisa dilakukan dengan dua cara yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang, atau bisa juga perusahaan membebankan kepada petugas bagian stock opname melakukan pengantian atas kekurangan barang.

Apa Manfaat yang didapat dengan Stock Opname?

Perlu diketahui bahwa selain mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada di gudang, stock opname memiliki manfaat lainnya juga loh, yaitu sebagai berikut:

  • Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
  • Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.
  • Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
  • Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
  • Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.

Kapan Stock Opname Dilakukan?

Untuk pertanyaan ini, jawabannya adalah tergantung dari kebijakan perusahaan yang sudah disetujui. Umumnya periode untuk melakukan stock opname dilakukan dalam periode tahunan, perkuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali.

Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan stock opname adalah perkuartal atau triwulan, karena memang proses stock opname membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detil semua barang dan beserta kondisinya. 

stock opname adalah

Tujuan Stock Opname

Selain manfaat, stock opname memiliki beberapa tujuan. Tujuan dilakukannya stock opname tidak hanya untuk mengetahui persediaan perusahaan saja, tapi juga dapat dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang.

Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.

Pada beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan stock opname pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Petugas yang ditunjuk untuk melakukan stock opname biasanya adalah petugas audit yang bukan personel pencatat persediaan dari internal perusahaan. Sehingga dilakukan secara independen dengan harapan memberikan hasil yang benar-benar akurat.

Jika terdapat selisih saat selesai dilakukan stock opname, maka perlakuan selisih ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Untuk selisih kurang, kekurangannya dapat dibebankan pada perusahaan sehingga dibuat jurnal penyesuaian.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Tapi jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas di bagian persediaan mengganti kekurangan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu dibuat. Kecuali jika harga penggantian berbeda dengan harga pokok persediaan. Jika pada persediaan barang atau kas terjadi selisih lebih maka harus dilakukan pengecekan ulang, untuk mengetahui adanya kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat.

Tahap melakukan Stock Opname

Tahukah kamu tahap cara melakukan stock opname? Untuk menjalankan stock opname, kamu membutuhkan sebuah tim, yaitu tim penghitung dan tim input. Kita akan membahas lebih luas tahap apa saja untuk melakukan stock opname.

Tahap Awal

Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses stock opname. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:

  1. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag atau stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung pada saat stock opname.
  2. Mengkoordinasikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
  3. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname.
  4. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname.

Tahap Persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari H. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:

  1. Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname.
  2. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
  3. Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.

Tahap Stock Opname

Tahap ini adalah hari dimana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:

  1. Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke program.
  2. Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
  3. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double
  4. Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke microsoft excel terlebih dahulu. Format microsoft excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
  5. Kemudian setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
  6. Setelah semua proses selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.
stock opname adalah

Bidang usaha yang membutuhkan stock opname adalah

Perlu kamu ketahui, stock opname bukan hanya jadi urusan perusahaan besar saja melainkan juga untuk usaha menengah ataupun UMKM. Ada beberapa jenis bidang usaha yang juga membutuhkan kegiatan stock opname secara berkala. Di antaranya seperti, bisnis kuliner, retail, grosir, hingga perusahaan manufaktur yang banyak kita temui.

Bisa dikatakan, hampir semua bidang bisnis membutuhkan stock opname guna memantau persediaan stok barang. Bukan hanya itu saja, sistem semacam ini juga digunakan untuk menjaga cashflow dengan metode yang tepat. Pasalnya, persediaan barang akan selalu update sehingga memengaruhi arus kas perusahaan itu sendiri. Jika stock opname yang dilakukan sangat detail, maka segala perbedaan pencatatan stok dengan ketersediaannya bisa terdeteksi.  

Di bidang bisnis kuliner, stock opname sangat berguna untuk memeriksa ketersediaan bahan baku di gudang. Selain itu, sistem ini juga bisa digunakan untuk mengetahui kelayakan konsumsi-bahan-bahan tersebut sebelum dijual ke masyarakat. Artinya, kualitas bahan baku harus benar-benar diperhatikan karena berorientasi secara langsung terhadap produk yang bersifat pangan.

stock opname adalah

Jenis persediaan yang membutuhkan stock opname

Secara umum, ada beberapa jenis persediaan yang membutuhkan stock opname, seperti misalnya barang-barang yang disimpan di dalam gudang ataupun toko. Berikut ini jenis-jenis persediaan tersebut.

  • Persediaan bahan baku atau raw material

Jenis persediaan yang pertama adalah raw material atau bahan utama yang digunakan untuk menghasilkan suatu produk tertentu.

  • Persediaan barang dalam proses

Berikutnya adalah persediaan yang menyangkut barang setengah jadi, tapi belum layak untuk dijual.

  • Persediaan barang jadi

Tak ketinggalan, persediaan barang jadi yang merupakan persediaan produk siap jual tapi masih tersimpan karena belum terbeli oleh konsumen atau belum laku.

  • Persediaan bahan pembantu

Dan jenis persediaan yang membutuhkan stock opname selanjutnya adalah persediaan bahan pembantu atau bahan penolong yang akan digunakan dalam proses pembuatan produk jadi.

stock opname adalah

Dokumen yang dibutuhkan dalam proses stock opname

Ada beberapa dokumen pelengkap yang akan dijadikan sebagai bukti pencatatan supaya stock opname yang dilakukan bisa berjalan baik dan lancar. Berikut beberapa di antaranya:

Kartu barang atau kartu persediaan

Dokumen yang pertama adalah kartu barang atau kartu persediaan yang berfungsi untuk memberikan informasi spesifik terkait pergerakan barang sejenis. Dokumen semacam ini sangat dibutuhkan ketika karyawan ingin melihat aktivitas suatu barang tertentu. Sebab, di dalam kartu ini terdapat segala informasi tentang barang tersebut.

Bukti barang masuk

Selanjutnya adalah dokumen bukti barang masuk yang berisi informasi tentang supplier penyedia barang tersebut berasal, harga awal, dan lain sebagainya. Pada dasarnya, dokumen ini bisa digunakan untuk mencocokkan data pembukuan dengan barang yang tersimpan di gudang.

Bukti barang keluar

Setiap proses stock opname juga membutuhkan dokumen bukti catatan barang keluar yang berisi informasi mengenai tanggal, jumlah, harga, dan ke mana barang tersebut dijual.

Bukti keluar masuk barang

Berikutnya ada dokumen yang digunakan ketika ingin melihat data pencatatan barang masuk ataupun keluar secara lengkap.

Kartu count tag

Dan yang terakhir adalah kartu count tag. Umumnya, dokumen satu ini digunakan ketika terjadi pelaksanaan stock opname karena di dalamnya tersedia berbagai informasi mengenai nama barang, tipe barang, lokasi barang, dan juga lokasi kosong untuk jumlah. Selain itu, terdapat pula informasi tentang jenis kemasan satuan barang, tanda tangan orang yang bertanggungjawab atas gudang, non-gudang, serta auditor terkait.

Pada pelaksanaan di lapangan, kartu count tag ini akan dibuat dalam bentuk dua rangkap. Untuk dokumen aslinya akan diberikan kepada tim admin, sedangkan copy count tag tersebut akan ditempelkan pada barang yang telah dihitung oleh tim terkait.

Alasan di balik pentingnya melakukan stock opname bagi UMKM

Bagi sebagian besar perusahaan, terutama UMKM, menghitung stok bahan baku ataupun kebutuhan operasional produksi merupakan hal paling mudah yang bisa dilakukan oleh siapa saja. Namun sayangnya, tak sedikit perusahaan yang menyepelekan hal ini karena dinilai terlalu mudah. Alhasil, stok bahan baku dan kebutuhan operasional sehari-hari tidak akan terkontrol dan perusahaan bakal merugi.

Nah, berikut ini ada beberapa alasan penting di balik stock opname yang penting untuk dilakukan para pengusaha UMKM.

Stock opname mampu meningkatkan akurasi pesanan akan stok suatu barang

Saat kamu mengetahui jumlah pasti suatu stok barang yang dibutuhkan, tentu saja hal ini akan membantu kamu untuk berbelanja barang apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sistem stock opname yang bagus sudah pasti bisa membantu kamu dalam melakukan hal tersebut.

Melalui kegiatan ini, kebutuhan bahan baku produksi dan operasional bisa dihitung sekaligus diperkirakan dengan baik sehingga tidak terjadi penumpukan stok di gudang. Bukan hanya itu saja, kekurangan bahan baku juga bisa dicegah ataupun dihindari. Dengan demikian, risiko kerugian pun bisa diminimalisir.

Membantu mengatur gudang

Sistem stock opname yang dilakukan secara baik dan benar bisa membantu kamu dalam mengatur stok barang di dalam gudang. Saat barang yang tersimpan di dalam gudang kacau atau tidak diatur dengan baik, tentu saja kamu akan mengalami kesulitan untuk mengetahui ataupun saat ingin mencari stok yang dibutuhkan.

Belum lagi jika kamu harus menghitung jumlah stok untuk mempersiapkan kebutuhan belanja bahan baku produksi. Perusahaan yang secara rutin melakukan stock opname dalam sistem pergudangannya cenderung mengumpulkan barang-barang dengan penjualan tertinggi pada area yang sama dan mudah dijangkau. Pasalnya, hal tersebut bisa membantu mempercepat order dan menjaga kepuasan pelanggan.

Menghemat waktu dan uang

Alasan pentingnya dilakukan stock opname bagi UMKM yang selanjutnya adalah dampak terhadap penghematan waktu dan juga uang yang dimiliki. Sistem seperti ini akan mencatat produk mana saja yang keluar ataupun masuk. Dengan demikian, kamu tak perlu repot melakukan penghitungan ulang demi memastikan akurasi catatan yang dimiliki.

Selain lebih menghemat waktu, kamu juga pastinya lebih menghemat uang. Melalui stock opname, kamu bisa dengan mudah mengetahui produk mana saja yang lambat terjual sehingga kamu bisa menurunkan intensitas produksi atas produk tersebut secepatnya.

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan

Mengingat teknologi yang terus berkembang dari waktu ke waktu, ada banyak perangkat dalam kegiatan stock opname yang mampu membantu meningkatkan efisiensi serta produktivitas perusahaan. Di antaranya seperti barcode scanner ataupun software yang mampu mempercepat proses pencatatan produk di suatu perusahaan.

Umumnya, segala jenis perangkat tersebut bakal mengeliminasi proses manual dengan tenaga manusia sehingga karyawan yang kamu miliki bisa lebih fokus terhadap pekerjaan lain yang jauh lebih mendesak.

Kegiatan stock opname yang baik berimbas pada kesetiaan pelanggan

Ketika kamu memiliki alur stock opname yang baik dan teratur, tentu saja pelanggan akan merasa puas dengan pelayanan yang kamu berikan. Dengan begitu, tak menutup kemungkinan mereka akan melakukan repeat order.

Pahamilah, kecepatan dan ketepatan kamu dalam mengatur setiap produk ataupun barang yang dibutuhkan oleh pelanggan jadi faktor utama kepuasan mereka. Jadi jangan heran jika nantinya para pelanggan setia ini akan menyarankan para konsumen potensial lain untuk mengambil order dari perusahaan yang kamu kelola.  

Periode Stock Opname

Proses stock opname memang merepotkan dan menyita banyak waktu. Namun, hal tersebut harus dilakukan, untuk meminimalisir kesalahan dan kerugian. Mirip dengn pembuatan laporan keuangan yang cukup merepotkan.

Akan tetapi, hal ini perlu kamu lakukan, karena perusahaan yang baik biasanya memiliki laporan dan catatan keuangan yang baik. Atau dengan kata lain, pencatatan keuangan yang baik dapat berpengaruh pada kondisi perusahaan yang baik. 

Untuk melakukan hal tersebut, kamu bisa meminta bantuan pada aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi ini membantumu melakukan pencatatan terhadap transaksi keungan perusahaan. Macam pengajuan dana atau penggantian (reinbursement) bisa dilakukan secara digital, sehingga kamu tidak perlu repot lagi.

Dengan JojoExpense tingkatkan efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan kamu hingga 76%. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot