Surat Dinas ; Pengertian, Fungsi dan Cara Membuatnya

Dalam dunia kerja, baik itu perusahaan swasta atau pemerintahan, tentu tidak asing lagi dengan Surat Dinas, atau Surat yang diperuntukan bagi keperluan pekerjaan. Bahkan untuk perjalanan dinas karyawan seringkali harus membawa surat ini sebagai surat resmi dari instansi atau perusahaan selama dalam perjalanan dinas.

Secara bentuk, mungkin tidak jauh berbeda dengan surat-surat lainnya. Hanya saja, isi, format, tujuan dan fungsinya-lah yang berbeda. Ia merujuk pada kata berikutnya, yaitu dinas.

Dalam artikel kali ini kita akan coba bahas hal-hal terkait surat ini. Mulai dari penjelasan secara harfiah, tujuan dan fungsi, hingga contoh terkait hal tersebut. Untuk itu, baca artikel ini sampai selesai ya!

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Pengertian Surat Dinas

Kalau Anda pernah menulis surat, baik itu untuk guru atau untuk temanmu, mungkin kamu tahu bagaimana bentuk sebuah surat. Nah, untuk yang akan kita bahas saat ini sama-sama surat, hanya saja konteksnya untuk dinas. Untuk tahu lebih jauh, simak ulasannya ya!

Kita akan mulai dari pengertian kata dinas yang tertulis di Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Dinas berarti segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawatan (pemerintah); bukan swasta. Selain itu, kata dinas juga diartikan sebagai bertugas, bekerja (dalam jawatan pemerintah).

Sedangkan secara harfiah dan istilah, merupakan surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga. Tujuannya adalah untuk keperluan kerja. Pengertian lain mengatakan, surat dinas adalah surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan.

Tujuan dibuatnya untuk menyampaikan berbagai keperluan. Mulai dari izin, pengumuman, penugasan, atau yang lainnya. Dalam sistematika penulisannya, surat ini memiliki format penulisan khusus, yaitu dengan bahasa yang formal dan resmi.

Surat perintah kerja ini merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga.

Surat perjalanan kerja ini isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain.

Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, ,maka surat seperti itu disebut surat resmi. Kenapa disebut surat resmi? karena penulisan dalam surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa resmi.

Fungsi Surat Keperluan Dinas

Berdasarkan pemaparan artinya secara harfiah dan istilah, kamu mungkin sudah menangkap, apa saja fungsi dari surat ini. Namun, untuk membuatnya lebih jelas, berikut beberapa poin terkait fungsi surat yang tengah kita bahas.

Pertama, sebagai Pengingat

Surat keperluan kerja ini dapat dijadikan sebagai pengingat. Ini dapat dimanfaatkan oleh penerima ataupun pemberi surat, khususnya terkait pekerjaan atau kegiatan dinas tertentu. Untuk itu, sebaiknya surat ini diarsipkan.

Kedua, sebagai Bukti

Maksudnya bagaimana? Surat untuk keperluan kerja ini merupakan surat resmi dan dikeluarkan instansi dapat dijadikan sebuah alat bukti yang otentik. Buktinya bisa untuk bukti pengadaan perjanjian, atau bukti adanya perubahan terhadap suatu hal.

Ketiga, sebagai Pedoman Kerja

Ini merupakan salah satu yang umum digunakan, surat untuk pedoman kerja. Mulai dari pemberian instruksi kerja, izin kegiatan, dan lainnya. Dalam hal ini, bentuknya adalah surat izin atau surat keputusan.

Unsur yang Ada dalam Surat Dinas

Berikutnya kita lanjutkan pada pembahasan berikutnya. Bagian ini akan memaparkan tentang unsur-unsur yang ada dalam sebuah surat, khususnya untuk urusan dinas. Perlu kamu tahu, agar bisa memudahkan Anda dalam mengidentifikasi atau saat akan membuatnya.

Berikut adalah unsur-unsur yang ada dalam suatu surat dinas:

  • Kepala dan kop surat. Biasanya berisi logo dan nama instansi yang mengeluarkan surat resmi ini.
  • Nomor surat, biasanya disesuaikan dengan kode dan urutan keluar surat tersebut.
  • Tanggal surat
  • Lampiran surat, sifatnya tentatif, bisa ada bisa juga tidak.
  • Perihal surat, gambaran dari isi surat. Atau jenis surat, misalkan surat izin, dan lainnya.
  • Alamat surat
  • Salam pembuka
  • Isi surat, berisi inti pesan yang akan disampaikan.
  • Penutup surat, ini berbeda ya dengan salam penutup. Biasanya sepanjang satu paragraf.
  • Salam penutup
  • Nama pengirim, bisa beserta tanda tangan ataupun tidak.

Syarat untuk Sebuah Surat Dinas

Ternyata, jika Anda akan menulis surat keperluan kerja, ada beberapa syarat yang perlu Anda penuhi atau Anda perhatikan. Syarat-syarat ini mungkin bukanlah syarat yang mutlak, tapi sebaiknya telah dipenuhi ketika Anda akan membuatnya.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HR Suites hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
  • Format surat. Surat resmi ini harus mengikuti forat surat resmi dan formal yang berlaku.
  • Dari segi isi, surat ini haruslah singkat, padat dan jelas.
  • Bahasa yang digunakan untuk penulisannya merupakan bahasa yang resmi, formal, baku, sopan, tapi tetap mudah dimengerti.
  • Sebaiknya, surat yang dikeluarkan untuk keperluan dinas ini merepresentasikan dan memberikan citra baik dari instansi atau lembaga yang mengeluarkannya.

Jenis-jenis Surat Dinas

Sekarang, kita akan masuk ke bagian pembahasan untuk jenis-jenis surat untuk kepentingan dinas. Ada beberapa jenis yang perlu kita ketahui, agar ketika akan membuatnya nanti, kita bisa menyesuaikannya dengan baik. Berikut beberapa jenisnya yang perlu Anda pahami:

Perintah Perjalanan Kerja

Jenis pertama dan yang umum menggunakan surat dinas adalah perjalanan kerja. Sebagaimana namanya, surat ini dikeluarkan untuk menyampaikan perintah perjalanan kerja.

Surat ini penting karena saat seorang melakukan perjalanan kerja, maka akan ada pekerjaan lain yang ditinggalkan. Selain itu juga akan ada fasilitas lain yang didapatkan, untuk itu perlu adanya bukti yang menjelaskan perjalanan kerja tersebut.

Perjanjian Kerja

Disamping surat perintah kerja, ada juga surat perjanjian kerja. Tentunya berisi kesepakatan antar dua atau lebih pihak dalam satu hubungan kerja. Bisa itu saat awal mulai kerja, ataupun momen-momen lainnya terkait ikatan pekerjaan.

Panggilan Kerja

Banyak perusahaan yang memberikan surat keperluan kerja dalam bentuk surat panggilan kerja. Baik itu berisi panggilan untuk melakukan wawancara kerja, ataupun berisi pesan untuk memulai sebuuah pekerjaan. Karena tentunya sudah lolos kualifikasi dan uji kompetensi dari suatu perusahaan.

Menyusun Surat Dinas

Hal pertama yang bisa Anda lakukan sebelum membuat surat adalah menyiapkan kop surat. Umumnya, sebuah instansi sejak berdiri sudah memiliki logo dan kop surat. Karena mereka tahu, bahwa kop surat akan sangat diperlukan untuk kebutuhan kesekretariatan dan lainnya.

Surat perjalanan kerja tanpa kop, akan tampak seperti surat biasa dan tidak resmi. Sehingga dapat dikategorikan ke jenis surat lainnya. Sebab tidak memenuhi unsur dan syarat dari surat resmi atau dinas ini.

Kemudian adalah tujuan dan isi surat. Jangan sampai, Anda sudah ingin menulis, tapi kamu tidak tahu pasti siapa yang dituju. Misalkan hanya sekadar staff perusahaan tertentu, tanpa ada nama dan jabatan pastinya.

Isi sebagai inti surat juga harus Anda siapkan dengan matang. Mulai dari kesesuaian dengan perihal hingga diksi yang digunakan. Supaya, pesan yang Anda ingin sampaikan dapat dimengerti dengan baik oleh penerimanya.

Ciri Umum Surat Dinas

Walaupun surat keperluan kerja setiap instansi memiliki ciri dan ketentuannya sendiri, namun ada beberapa ciri surat dinas baku yang harus diikuti. Adapun ciri surat untuk keperluan dinas ini yang membedakannya dengan surat-surat lainnya yaitu :

Terdapat kop surat

Kop surat berfungsi sebagai identitas dari perusahaan, lembaga, ataupun instansi instansi yang membuat. Biasanya kop surat berisi logo,nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan kontak instansi yang dapat dihubungi. Apabila anda masih bingung mengenai kop surat, anda dapat melihat contoh kop surat osis di bawah.

Terdapat salam pembuka dan salam penutup

Salam pembuka ini berfungsi sebagai tanda dibukanya pembicaraan pada surat dan merupakan salam untuk basa-basi sebagai tanda penghormatan bagi penerima surat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah kalimat dengan hormat. Sedangkan fungsi salam penutup adalah sebagai penutup pembicaraan atau isi dari surat. Salam penutup juga berfungsi sebagai basa-basi untuk penghormatan.

Terdapat nomor surat

Nomor surat adalah urutan nomor dari surat yang telah dikeluarkan oleh suatu instansi terkait yang biasanya berisi kode surat. Fungsi dari nomor surat adalah untuk menandai dan memudahkan mengetahu banyaknya surat yang telah dikeluarkan, untuk mempermudah pengarsipan surat, mempermudah dalam mencari surat tersebut kembali apabila dibutuhkan serta mempermudah petugas pengarsipan melakukan tugasnya.

Terdapat bagian lampiran dan perihal

Lampiran adalah suatu hal yang melengkapi surat yang berupa dokumen pendukung dan merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada penerima surat mengenai masalah pokok surat. Perihal biasanya merupakan tujuan dibuatnya surat tersebut, contohnya perihal dari surat adalah undangan apabila surat tersebut ditujukan sebagai surat undangan. Anda dapat lebih memahami lampiran dan perihal ini setelah melihat beberapa contoh surat dinas di bawah.

Stempel dan tanda tangan instansi

Fungsi tanda tangan adalah untuk memastikan identifikasi atau memverifikasi ciri-ciri penandatangan yang berkaitan dengan kesahan surat dinas yang dikeluarkan. Sedangkan stempel sendiri berfungsi sebagai identitas atau pengenal dari instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dengan stempel resmi dari suatu surat akan semakin kuat.

Struktur Penulisan Surat Dinas

Selain harus menggunakan bahasa resmi atau formal, menulis surat keperluan kerja harus dilengkapi dengan struktur atau bagian-bagiannya. Urutan struktur penulisan surat dinas dapat dilihat sebagai berikut:

  1. Kepala surat yang berisikan nama, alamat, dan logo lembaga/instansi
  2. Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat dinas tersebut
  3. Nomor surat digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan
  4. Lampiran berisi lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-)
  5. Perihal berisi tentang isi pokok surat dinas
  6. Alamat
  7. Salam pembuka
  8. Isi surat
  9. Salam penutup
  10. Nama Pengirim
  11. Tembusan

Ciri-Ciri Umum

Meskipun setiap lembaga atau instansi memiliki pedoman penulisannya sendiri yang mengatur tentang surat dinas, namun secara garis besar surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

  1. Terdapat kop surat yang membuktikan lembaga atau instansi terkait yang menerbitkan surat dinas
  2. Adanya salam pembuka dan salam penutup dalam isi surat dinas
  3. Terdapat nomor surat yang menandakan banyaknya surat yang telah dikeluarkan oleh lembaga atau instansi
  4. Terdapat bagian lampiran yang berfungsi untuk menjelaskan dokumen pendukung dan perihal bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada penerima surat
  5. Stempel dan tanda tangan untuk memastikan dan memverifikasi surat keperluan kerja yang dikeluarkan
  6. Menggunakan bahasa resmi.

Bagian Surat Keperluan Kerja

Surat keperluan kerja merupakan surat resmi dan tentu saja ada bagian-bagiannya, yang diantaranya seperti berikut ini:

Kepala surat

Kepala surat merupakan bagian yang paling atas dari surat keperluan kerja, kepala surat terdapat nama instansi, alamat instansi, logo instansi.

Tanggal surat

Tanggal surat memuat tanggal surat dibuat dan tempat dibuat surat keperluan kerja tersebut.

Nomor

Nomor surat merupakan nomor surat yang digunakan sebagai kode identitas suatu instansi dan tahun pembuatan.

Lampiran

Lampiran merupakan lembaran tambahan yang berupa dokumen yang mendukung atau isi dari surat utama. Bila tidak ada biasanya dikasih tanda strip (-).

Perihal

Berisi tentang isi pokok Surat Keperluan kerja yaitu :

  1. Alamat
  2. Salam pembuka
  3. Isi surat
  4. Salam penutup
  5. Nama Pengirim
  6. Tembusan

Contoh Surat Keperluan Dinas

Terakhir, agar Anda lebih paham dan mendapat gambaran yang utuh tentang pembahasan kita kali ini, berikut akan kita lihat contoh dari surat tersebut. Satu contoh yang akan kita bahas adalah surat penugasan atau perintah perjalanan kerja. Berikut contohnya.

Bagaimana, sudah tahu dan paham kan bentuk hingga cara membuat surat dinas. Dengan begitu, jika ada tugas keluar kota, Anda tidak perlu bingung lagi menyampaikannya kepada karyawan. Mereka juga akan lebih terjamin perjalanananya ketika ada surat tugas.

Oh ya, biasanya dalam sebuah perjalanan dinas, seorang karyawan atau staff akan mendapatkan berbagai fasilitas, termasuk biaya makan dan segala akomodasi selama ia dalam tugas.

Jika tidak berbentuk uang tunai, maka biasanya akan berbentuk reimburse atau penggantian. Nah, untuk memudahkan proses ini, untuk membuat kedua belah pihak, yaitu akuntan dan staff yang dinas mudah, ada satu aplikasi yang bisa membantu.

Namanya JojoExpense dari Jojonomic. Reimbursement nantinya bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja. Karena semuanya dilakukan menggunakan gadget dan secara digital. Sehingga nantinya proses kerja ini akan lebih efisien.

Platform bisnis all-in-one untuk permudah kelola perusahaan
Suite aplikasi yang unik dan canggih untuk menjalankan seluruh bisnis & membantu tiap tim memberikan hasil kerja terbaik.

Aplikasi finance & expense terbaik yang akan disukai tim Anda

Produk Finance & Expense kami siap digunakan, mudah dipakai dan memiliki ROI besar untuk semua jenis bisnis. Aplikasi JojoExpense memegang kendali penuh anggaran perusahaan kapanpun dan dimanapun.

Aplikasi JojoExpense

Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang Fleksibel, aplikasi JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!

Memiliki FITUR POPULER

  1. Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
  2. Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
  3. Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance

Klik tautan ini untuk Coba Gratis Sekarang