Bagaimana kalau kamu sedang berhalangan mengurus dokumen atau suatu tugas tertentu, padahal hal hal tersebut sangat penting? Pasti kamu akan sangat khawatir, kan dan tugas juga akan semakin lama selesai? Tapi, sekarang ada yang dinamakan surat kuasa untuk mempermudah proses pengurusannya.
Surat kuasa ini akan sangat bermanfaat, karena orang lain atau penerima kuasa bisa ikut membantu kamu dalam mengurus dokumen atau tugas tersebut. Karena itu, dalam berbisnis dimana kamu memiliki segudang kegiatan, kamu bisa menguasakan segala pengurusan kepada penerima kuasa supaya tetap berjalan lancar.
Nah, mau tahu apa saja pengertian, ciri-ciri, jenis, dan contoh dari surat penting ini? Yuk, kita simak penjelasannya dibawah ini bersama-sama!
Pengertian Surat Kuasa
Kamu sudah tahu belum apa yang dimaksud dengan surat kuasa? surat ini merupakan dokumen surat yang isinya menjelaskan tentang pemberian wewenang atau kuasa dari satu pihak tertentu kepada pihak lain, yang diberikan kepercayaan karena si pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu pekerjaan atau tugas.
Surat penting ini juga dibagi menjadi dua golongan lho, yaitu surat formal dan surat non-formal. Surat formal umumnya digunakan untuk hal-hal yang bersifat formal, sedangkan surat non-formal digunakan pada hal-hal yang sifatnya pribadi atau tidak resmi. Jadi, pastikan kamu membuat surat ini sesuai dengan situasi dan tujuannya ya.
Nah, apa ya fungsi dari pembuatan surat ini? yaitu sebagai bukti pernyataan dari pemberi kuasa bahwa pihak penerima kuasa memiliki hak dan kewajiban untuk melakukan hal yang dijelaskan pada isi surat kuasa.
Karena itu, pada dasarnya, pihak penerima kuasa merupakan wakil dari pemberi kuasa untuk mengurus hal-hal yang tercantum dalam surat ini yang telah ditulis.
Ciri-ciri dan Unsur Surat Kuasa
Sebagai salah satu surat yang penting dalam berbisnis, surat ini memiliki beberapa ciri atau karakteristik yang khas, yaitu:
Menggunakan Bahasa Baku
Surat ini wajib dibuat dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan mudah dipahami.
Berisi Pernyataan Pengalihan Kekuasaan
Wajib untuk memberikan pernyataan pengalihan kekuasaan atau wewenang dari diri sendiri kepada orang lain untuk mengurus suatu hal
Bahasa dibuat Singkat dan Jelas
Bahasa dan kata-kata yang digunakan dalam surat pemberian ini dibuat dengan singkat, padat, dan jelas, sesuai peruntukannya.
Ada beberapa unsur dari surat ini yang harus kamu pahami juga sebelum kamu membuatnya, yaitu :
Unsur surat yang dikuasakan yang diperlukan organisasi luar:
- Data pribadi pihak pemberi kuasa
- Data pribadi pihak yang diberi kuasa
- Bentuk wewenang atau kuasa yang diberikan serta batas-batasnya
Sedangkan rincian data pribadi, baik pihak pemberi kuasa maupun penerima kuasa meliputi:
- Untuk surat dinas: nama, NIP/ NRP, pangkat/ golongan, jabatan.
- Surat pribadi: nama, nomor kartu identitas, pekerjaan, alamat.
Hal-hal yang harus diperhatikan ketika memberikan kuasa kepada pihak lain:
- Pemberi kuasa dan penerima kuasa harus sudah dewasa serta sehat jasmani dan rohani.
- Pihak penerima kuasa harus orang yang bisa dipercaya.
- Surat dimana penerima kuasanya lebih dari satu orang tidak perlu diberi nomor surat.
- Surat untuk pengambilan gaji tidak perlu diberi materai.
Jenis-jenis Surat Kuasa
Surat untuk memberi kuasa ini juga dibedakan berdasarkan pemberi kuasa dan tujuannya. Berikut ini beberapa jenisnya yang harus kamu pahami, yaitu :
Surat Kedinasan
Surat kedinasan yaitu surat yang dibuat oleh suatu instansi atau perusahaan kepada seorang pegawainya (pejabat tertentu), untuk melakukan atau menguasakan pekerjaan yang berhubungan dengan kepentingan instansi atau perusahaan tersebut.
Jadi, segala kepengurusan di perusahaan kamu yang mau dikuasakan, bisa menggunakan jenis surat kedinasan ini.
Surat Kedinasan bisa digunakan untuk :
- Surat dinas workshop sosial media di sekolah
- Surat dinas ke luar kota di perusahaan swasta
- Surat dinas pemberitahuan cuti bersama
- Dan lain-lain
Surat Perseorangan
Surat perseorangan ini merupakan jenis surat yang dibuat oleh seseorang (pemberi kuasa) dan diberikan kepada orang lain sebagai penerima kuasa untuk melakukan suatu hal yang berhubungan dengan kepentingan si pemberi kuasa.
Biasanya, jenis surat ini digunakan untuk kepentingan atau urusan dokumen pribadi, dan tidak terlalu banyak berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
Hal ini karena sifatnya yang lebih individual, tapi juga bisa menyangkut pekerjaan juga tergantung dengan situasinya.
Surat Kuasa Perseorangan bisa digunakan untuk :
- Surat pengambilan barang
- Surat pengambilan gaji pensiun
- Surat pengambilan dokumen kependudukan
- Dan lain-lain
Surat Istimewa
Ada lagi yang dinamakan surat istimewa. Surat jenis ini merupakan surat kuasa yang diberikan kepada pihak lain untuk mewakili pemberi kuasa.
Contohnya, ketika seseorang yang memberikan kuasa kepada pengacaranya dalam penyelesaian masalah yang berhubungan dengan pengadilan atau hukum.
Contoh Surat Kuasa
Kamu mau membuat surat kuasa? Kamu bisa membuatnya sesuai kebutuhan kamu dengan menggunakan contoh dibawah ini:
Contoh Surat Kedinasan
Berikut ini contoh surat kedinasan untuk kepentingan bisnis dan perusahaan yang bisa kamu buat yaitu :
Jadi, pada jenis surat ini terdapat nama dan alamat dari perusahaan pada kop surat, disertai dengan informasi seperti nama, NIP, jabatan, dan alamat dari pemberi dan penerima kuasa dan kepentingan pengurusan pada isi surat.
Jangan lupa untuk tambahkan tanggal dan tanda tangan dan nama jelas pemberi dan penerima kuasa dibawah surat ini juga ya.
Contoh Surat Perseorangan
Berikut ini contoh surat perseorangan yang bisa kamu buat, untuk kebutuhan pribadi yang bisa berkaitan dengan bisnis, yaitu:
Jadi, pada jenis surat ini, kamu hanya perlu menuliskan informasi dari pemberi dan penerima kuasa seperti nama, pekerjaan, alamat, atau NIP kalau diperlukan di dalam isi surat, tanpa perlu kop surat resmi.
Kamu juga harus menuliskan kepentingan dari penulisan dan pengurusan surat kuasa ini, dilengkapi dengan tanggal, tanda tangan dan nama jelas dari pemberi dan penerima kuasa tersebut.
Contoh Surat Istimewa
Berikut ini contoh surat istimewa yang bisa kamu buat dalam pengurusan resmi dan berhubungan dengan hukum atau pengadilan, yaitu:
Di dalam surat jenis ini, kamu harus menuliskan informasi pemberi dan penerima kuasa berupa nama, umur, pekerjaan, alamat, dan NIP kalau diperlukan di dalam bagian isi suratnya.
Kamu juga harus menuliskan kepentingan pengurusan dan nama dari pengadilan setempat, untuk pengurusan surat ini, misalnya Pengadilan Negeri Kudus.
Jangan lupa juga untuk menambahkan tanggal, tanda tangan dan nama lengkap dari pemberi dan penerima kuasa supaya lebih jelas dan resmi.
Surat untuk memberikan kuasa ini penting untuk kamu pahami, supaya kegiatan dalam perusahaan tetap bisa berjalan dengan baik dan tenpa halangan.
Nah, supaya perusahaan kamu juga bisa berjalan dengan lancar dan sukses, pasti butuh karyawan atau SDM yang bekerja dengan baik dan handal untuk mengurus jalannya bisnis, kan?
Karena itu, untuk semua data, absensi, dan pengajuan cuti karyawan semuanya bisa kamu serahkan ke JojoTimes dari Jojonomic! Kamu juga bisa memonitor aktivitas karyawan, dan bisa menghemat waktu untuk laporan kehadiran bulanan. Jadi lebih efisien dan produktif, kan? Yuk, gunakan JojoTimes ini dari sekarang! Jangan ketinggalan ya!
