Dalam suatu perusahaan atau kegiatan bisnis, korespondensi dan surat menyurat adalah hal yang penting. Selain karena merupakan penyampai pesan yang resmi, juga sebagai bukti yang sah atas suatu informasi. Salah satunya adalah surat pemberhentian kerja.
Dari namanya, pasti kamu bisa mengerti maksud dari surat tersebut. Ya, pasti ditujukan untuk menyampaikan informasi pemberhentian kerja. Setiap pemberhentian karyawan, sudah sepatutnya perusahaan memberikan surat ini. Sebagai bukti otentik yang akan dipegang oleh karyawan.
Sebagaimana saat baru mulai, kamu mendapat surat pernyataan bahwa kamu diterima dan menandatangani surat perjanjian kerja. Seperti halnya dengan saat diberhentikan. Perlu juga menyertakan surat.
Nah, dalam artikel ini, kita akan coba membahas soal surat pemberhentian kerja. Seperti unsur yang ada di dalamnya, hingga cara membuatnya. Supaya bisa mendapat info yang tuntas dari artikel ini, baca sampai selesai ya!
Berbagai alasan di balik surat pemberhentian kerja
Pemberhentian kerja atau yang sering dikenal dengan istilah PHK tentu bukan hal yang ingin didengar ataupun dialami oleh setiap karyawan. Akan mengerikan rasanya, jika harus tiba-tiba diberhentikan di tengah kebutuhan ekonomi yang terus meningkat. Namun jangan khawatir, perusahaan tidak akan pernah melakukan pemberhentian terhadap karyawannya secara sepihak. Sebab, hal ini telah diatur secara jelas dalam undang-undang negara.
Ketahuilah, pemberhentian kerja bukan selalu berarti pemecatan. Melainkan semua pemutusan hubungan kerja yang di antaranya termasuk pensiun dan karyawan mengundurkan diri secara sukarela.
Meski bukan peristiwa yang menyenangkan, tapi ada kalanya pemberhentian pekerjaan pada karyawan harus diambil sebagai salah satu cara menyelamatkan perusahaan. Selain alasan yang telah disebutkan di atas, ada juga beberapa hal lain yang umumnya melatarbelakangi terbitnya surat pemberhentian kerja, di antaranya sebagai berikut:
Pengurangan biaya
Salah satu alasan perusahaan melakukan pemberhentian kerja terhadap karyawan yang paling umum adalah untuk pengurangan biaya. Hal ini seringkali dilakukan jika perusahaan tidak memiliki cukup profit dalam menutupi segala pengeluaran.
Ketika suatu perusahaan memutuskan untuk melakukan pemberhentian kerja terhadap karyawan, maka perusahaan tersebut juga harus memperhitungkan segala proses dan cara yang benar. Hal ini bertujuan supaya tidak berujung pada gugatan secara hukum.
Relokasi
Pemindahan operasional perusahaan ke daerah ataupun negara lain juga bisa jadi alasan perusahaan harus merumahkan karyawan yang dimilikinya. Alih-alih harus memindahkan karyawan, perusahaan pasti lebih memilih untuk mencari karyawan baru di tempat yang baru tersebut.
Efisiensi
Terkadang, perusahaan melakukan pemberhentian kerja ketika merasa perlu menghilangkan beberapa posisi yang dianggap berlebihan demi kepentingan operasional yang lebih efisien. Berlebihan artinya ada beberapa posisi dengan fungsi dan peran yang cenderung mirip sehingga dianggap kurang efisien.
Alasan satu ini juga sering dilakukan jika perusahaan mengalami perubahan arah atau manajemen sehingga merasa perlu melakukan definisi ulang dalam penentuan berbagai peran di dalamnya.
Kemajuan teknologi
Seiring kemajuan teknologi yang kian canggih, banyak karyawan yang terpaksa diberhentikan lantaran mereka telah tergantikan oleh keberadaan robot. Sebagaimana yang kita ketahui, satu robot bisa saja menggantikan peran dua hingga tiga orang karyawan sekaligus. Tentu saja, hal tersebut menekan budget yang dimiliki oleh perusahaan.
Perusahaan dibeli atau melakukan penggabungan dengan perusahaan lain
Alasan perusahaan melakukan pemberhentian kerja terhadap karyawannya adalah saat perusahaan tersebut dibeli atau memutuskan untuk bergabung dengan perusahaan lainnya. Sebab, perubahan ini bisa mengarah pada perubahan pucuk pimpinan sekaligus arah perusahaan itu sendiri. Hal inilah yang kemudian memengaruhi perubahan manajemen hingga pengurangan karyawan.
Karyawan melakukan kesalahan berat
Mengacu pada pasal 158 ayat 1 UU Ketenagakerjaan, perusahaan bisa melakukan pemberhentian terhadap karyawan yang melakukan kesalahan berat, seperti:
- Melakukan pencurian, penipuan, atau penggelapan barang dan/atau uang milik perusahaan sehingga merugikan pihak perusahaan.
- Memberikan keterangan palsu atau sengaja dipalsukan yang menyebabkan sejumlah kerugian.
- Mengonsumsi minuman keras yang memabukkan, memakai atau mengedarkan obat-obatan terlarang di lingkungan kerja.
- Melakukan perbuatan asusila di lingkungan kerja.
- Menganiaya, menyerang, mengancam, atau mengintimidasi rekan kerja di lingkungan kerja.
- Membujuk rekan kerja untuk melakukan sederet perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan negara.
- Secara sengaja merusak atau membiarkan barang milik perusahaan/rekan kerja dalam keadaan bahaya sehingga menimbulkan sejumlah kerugian.
- Membocorkan atau dengan sengaja membongkar rahasia perusahaan yang semestinya dirahasiakan dari publik, kecuali untuk kepentingan negara.
- Melakukan perbuatan tercela lainnya di lingkungan perusahaan dan terancam dikenai hukum pidana penjara minimal lima tahun atau lebih.
Pemberhentian kerja yang dilakukan karena kesalahan berat mengharuskan perusahaan memiliki bukti yang kuat sebelum menggunakan alasan di atas. Seperti misalnya, ada pengakuan, laporan dari pihak berwenang serta dua orang saksi, dan pelaku tangkap tangan.
Karyawan ditahan pihak berwajib
Perusahaan berhak melakukan pemberhentian kerja, apabila karyawan tidak bisa melakukan tanggung jawab pekerjaannya karena ditahan oleh pihak berwajib. Berdasarkan UU Ketenagakerjaan, perusahaan tetap wajib membayar karyawan tersebut dengan uang penghargaan masa kerja sebanyak satu kali ditambah uang penggantian hak.
Namun jika, setelah enam bulan berlalu dan karyawan tersebut dinyatakan tidak bersalah, maka perusahaan wajib mempekerjakannya kembali.
Karyawan terbukti melakukan pelanggaran
Perusahaan bisa melakukan pemberhentian kerja karena pelanggaran yang telah dilakukan oleh karyawan. Jenis pelanggaran ini bisa berbeda-beda. Sebab, tiap perusahaan memiliki peraturan masing-masing. Umumnya, perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan lebih dulu sebelum menerbitkan surat pemberhentian kerja. Sebagian besar perusahaan akan melakukan pemecatan setelah pekerja tersebut menerima tiga kali surat peringatan.
Karyawan mengundurkan diri secara sukarela
Pemberhentian kerja bisa dilakukan perusahaan ketika karyawan memenuhi syarat mengundurkan diri. Syarat tersebut di antaranya pengajuan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum hari pengunduran diri, tidak terikat dalam ikatan dinas, tetap melakukan kewajiban hingga hari pengunduran diri.
Jika karyawan tersebut memenuhi segala persyaratan di atas, maka pemberhentian kerja akan dilakukan. Bedanya, pemberhentian kerja dalam kasus ini dilakukan atas permintaan karyawan sendiri bukan berdasarkan keputusan sepihak dari perusahaan.
Perusahaan tutup atau dinyatakan bangkrut
Perusahaan bisa dinyatakan tutup atau bangkrut apabila mengalami kerugian terus menerus selama dua tahun terakhir. Hal ini dibuktikan dengan laporan atau audit dari akuntan publik. Di samping itu, perusahaan bisa melakukan pemberhentian kerja apabila terjadi keadaan memaksa (force majeure), seperti bencana atau hal buruk yang tak bisa dihindari.
Jika perusahaan mengalami kerugian tersebut, maka karyawan yang mengalami pemberhentian kerja berhak mendapat satu kali uang pesangon, satu kali upah penghargaan masa kerja, dan uang penggantian.
Karyawan meninggal dunia
Hubungan kerja otomatis berakhir ketika karyawan bersangkutan telah dinyatakan meninggal dunia akibat sakit atau suatu hal. Dalam hal ini, perusahaan wajib memberikan uang kepada keluarga sebanyak dua kali uang pesangon, satu kali uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.
Karyawan memasuki masa pensiun
Pemberhentian hubungan kerja bisa disebabkan karena karyawan telah memasuki usia pensiun sehingga berhak mendapat imbalan pesangon. Besarnya pesangon karyawan tersebut telah diatur dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 167.
Karyawan mangkir
Perusahaan berhak melakukan pemberhentian kerja bagi karyawan yang mangkir atau tidak hadir untuk bekerja selama lima hari berturut-turut tanpa keterangan tertulis atau bukti sah. Setelah ada teguran lisan ataupun tertulis sebanyak dua kali dan tetap tidak ada respons, maka perusahaan bisa segera merilis surat pemberhentian kerja pada karyawan tersebut. Dalam hal ini, perusahaan bisa menganggap karyawan telah melakukan pengunduran diri secara sukarela.
Perlu kamu ketahui, pemberhentian kerja atau pemutusan hubungan kerja semacam ini tentu jadi hal yang ingin dihindari, baik oleh karyawan maupun perusahaan. Kendati demikian, apabila pemberhentian tersebut tetap harus dilakukan, maka sebaiknya diselesaikan secara kekeluargaan sekaligus taat terhadap aturan yang berlaku. Dengan begitu, hubungan antara karyawan dan perusahaan tetap terjalin dengan baik.
Latar Belakang Penerbitan Surat Pemberhentian Kerja
Selain alasan di atas, ada juga segudang latar belakang di balik penerbitan surat pemberhentian kerja. Ada beberapa hal yang melatarbelakangi perusahaan mengeluarkan surat ini.
Dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pemerintah telah merumuskan beberpa poin yang menjadi alasan pemberhentian kerja seorang karyawan. Seperti meninggal dunia, kontrak yang berakhir, atau adanya keputusan yang hasilnya adalah pemberhentian, baik dari perusahaan ataupun keputusan pengadilan.
Selain itu, ada juga poin-poin yang tidak bisa dijadikan acuan atau melatarbelakangi pemberhentian kerja seorang karyawan, yaitu:
- Pekerja sakit, rentang waktunya mencapai 12 bulan berturut-turut dan disertai dengan keterangan dokter.
- Saat pekerja berhalangan melakukan pekerjaannya, karena ada kewajiban lain untuk negara dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Pekerja tidak bekerja karena melakukan ibadah sesuai perintah agamanya.
- Ketika pekerja perempuan hamil, melahirkan dan menyusui.
- Adanya hubungan pertalian saudara atau pernikahan antar karyawan di satu perusahaan, kecuali apabila ada peraturan yang mengaturnya.
- Jika pekerja melaporkan perusahaan ke polisi atau pihak berwajib karena adanya suatu tindak pidana.
- Apabila pekerja cacat tetap atau cacat akibat kecelakaan kerja.
- Ditemukannya perbedaan paham atau kepercayan.
Baca juga artikel Budaya Kerja
Membuat Surat Pemberhentian Kerja
Kita lanjut ya ke pembahasan berikutnya, yaitu tentang bagaimana cara membuat surat pemberhentian kerja. Ada beberapa poin yang perlu kamu siapkan atau kamu pikirkan saat akan membuatnya.
Sebagaimana surat resmi pada umumnya, surat pemberhentian kerja juga berisi unsur yang sama. Seperti kop surat, yang memberikan informasi soal nama perusahaan atau lembaga beserta alamatnya. Kedudukannya untuk memberi penjelsan siapa pihak yang bertanggung jawab mengeluarkan surat ini.
Kemudian ada nomor surat, yang disesuaikan dengan kebijakan kesekretariatan suatu perusahaan. Dalam hal ini, biasanya akan mencantumkan nomor urut keluarnya surat, kode surat seperti SP untuk surat pemberitahuan, bulan keluarnya surat, dan tahun surat.
Berikutnya adalah perihal, atau jenis surat, seperti surat perizinan misalnya. Lalu tujuan surat. Pastikan ada nama lengkap, jabatan atau profesi serta alamatnya ya.
Masuk ke bagian inti surat, yaitu pesan atau pemberitahuan pemberhentian kerja. Pastikan bahasa yang digunakan baik, benar, mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Isi juga bagian isi dengan pernyataan keputusan diberhentikan dan kalau bisa ada alasannya.
Terakhir adalah paragraf penutup, disertai salam. Biasanya akan ada tanda tangan atau nama jelas dari yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
Contoh Surat Pemberhentian Kerja
Secara format dan bentuk tidak jauh berbeda dengan surat-surat resmi yang lain. Nanti akan ditampilkan gambarnya, hanya saja di bagian ini kita juga akan lihat sama-sama contoh kalimat atau pesan di bagian isi surat ini.
Satu, Surat Pemberhentian Kerja karena Kesalahan Kerja
Tetap dibuka dengan salam ya, atau kalimat dengan hormat. Berikutnya bisa dilanjutkan dengan pernyataan seperti ini,
“Kami dari pihak perusahaan sebetulnya telah memberikan nasihat agar kinerja saudara membaik. Akan tetapi, hingga saat ini atau bersamaan dengan keluarnya surat ini, kinerja saudara tidak juga berbah. Saudara masih sering melamun hingga lalai dan lengah dalam membuat laporan. Hal itu pun mengecewakan klien.
Maka dari itu, kami terpaksa memberhentikan saudara Baswara Budi dari PT Maju Bersama. Dengan demikian, sejak tanggal 28 Februari 2018, kontrak atau ikatan hubungan kerja saudara Baswara Budi dengan PT Maju Bersama secara resmi berakhir.”
Itu kurang lebihnya, lalu dilanjutkan dengan paragraf penutup.
Dua, Surat Pemberhentian Kerja Karena Efisiensi
Sekarang kita akan bahas soal isi pesan dan pernyataan alasan pada surat pemberhentian kerja, terkhusus saat alasannya adalah efisiensi. Maka isi dari suratnya adalah sebagai berikut:
“Kami dari pihak perusahaan sangat menghargai kinerja dan kerja saudara sebagai karyawan di perusahaan kami. Tidak ada niatan untuk memberhentikan atau memutus hubungan kerja ini. Hanya saja, keadaan perusahaan saat ini memaksa kami mengurangi jumlah pekerja.
Kondisi seperti ini dilandasi oleh berbagai pertimbangan dan alasan. Seperti kondisi keuangan perusahaan yang sedang tidak stabil atau jumlah pekerja yang tidak sesuai dengan jumlah produksi. Untuk itu, kami keluarkan surat ini.”
Tiga, Surat Pemberhentian Kerja Sementara
Ketiga adalah surat pemberhentian kerja yang sifatnya sementara. Sebabnya beragam, bisa karena pemberhentian atau pembatasan produksi sementara yang membuat perusahaan juga harus mengurangi beberapa pekerjanya secara sementara.
Kurang lebih isinya adalah sebagai berikut:
“Kami dari pihak perusahaan meminta maaf sebesar-besarnya kepada saudara Baswara Budi. Saat ini perusahaan tengah mengalami penurunan penjualan, akan tetapi jumlah produksi dan hasil produksi menumpuk.
Untuk itu, kamu akan memutuskan hubngan kerja dengan saudara sampai waktu yang ditentukan, serta menyesuaikan dengan keadaan perusahaan. Hingga saat keuangan dan kondisi perusahaan stabil.
Contoh Format Surat Pemberhentian Kerja
Melakukan dan Memberikan Surat Pemberhentian Kerja
Di bagian terakhir, kita akan membahas soal bagaimana etika atau tata cara melakukan pemberhentian kerja. Beberapa poin perlu kamu perhatikan supaya kamu bisa memutuskan suatu hubungan kerja dengan baik.
Jangan Mendadak
Hal pertama yang harus kamu perhatikan saat akan memberhentikan atau memutuskan suatu hubungan kerja adalah jangan mendadak.
Jika pemberhentian dilakukan karena kesalahan, kamu bisa keluarkan surat peringatan pertama dan kedua terlebih dahulu, sesuai dengan ketentuan perusahaan. Ini bisa menjadi peringatan dan bahan perbaikan diri karyawan. Ingat, pemecatan atau pemberhentian adalah langkah terakhir.
Bicarakan dengan Baik
Kemudian, lakukan dengan baik. Karena bagaimana pun juga, baik kamu pekerja atau pemberi kerja, proses hubungan ini dimulai dengan cara yang baik. Untuk itu, diakhiri dengan baik juga.
Sebaiknya kamu bicarakan keputusan ini dengan bertemu langsung. Sampaikan alasan, lalu beri tahu keputusan beserta suratnya. Bisa saja sih kamu sampaikan melalui surel. Namun, lebih baik jika bertemu langsung.
Jaga Hubungan Baik Pasca Pemberhentian
Baik kamu sebagai pekerja atau pun pengusaha mungkin dalam konteks ini adalah human resource (HR), sudah sepatutnya menjaga hubungan baik pasca berakhirnya hubungan kerja ini. Karena tidak ada yang tahu jika di lain kesempatan kalian akan saling bekerja sama lagi.
Selain itu juga tidak ada alasan untuk bermusuhan atau memutuskan hubungan lain di luar pekerjaan.
Itulah kurang lebihnya penjelasan terkait surat pemberhentian kerja, beserta beberapa poin terkait pemutusan hubungan kerja. Bagi kamu para HR, kamu bisa terus menilai kinerja pekerjamu dan mengawasinya dengan baik.
Apabila dirasa ada pekerja yang tidak sesuai dengan ketentuan, atau kondisi perusahaan sudah tidak memungkinkan untuk mempertahankan pekerjanya, maka tidak salah jika kamu memberikan surat pemberhentian ini. Hal yang penting adalah tetap sesuai aturan dan untuk kemaslahatan yang lebih besar.
Salah satu aplikasi yang bisa membantumu memantau kinerja dan melihat kehadiran pekerja adalah JojoTimes. Aplikasi pengabsenan online yang membuat pengisian daftar hadir menjadi lebih mudah dan efisien.
Kamu cukup melakukan foto selfie, lalu nantinya kehadiranmu akan tercatat, beserta lokasi keberadaanmu. Suatu digitalisasi yang mempermudah pekerjaan, kalau kamu tertarik silahkan kunjungi lamannya dan selamat mencoba!
