Surat Peringatan : Definisi, Tujuan, Serta Manfaatnya

Apabila perusahaan mendapati karyawannya melanggar aturan dalam bekerja, maka perusahaan harus mengambil sebuah tindakan, yang sudah diatur dalam undang-undang. Salah satunya adalah Surat Peringatan (SP) yang akan diberikan kepada karyawan tersebut.

Pada umumnya, SP hanya akan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran kedisiplinan. Hal ini dilakukan untuk memberikan efek jera, dan juga mencegah karyawan lain untuk melanggar peraturan serupa.

Namun dalam pelaksanaanya memberikan Surat Teguran atau Peringatan harus sesuai aturan UU Ketenaga Kerjaan. Bagaimana teknis penerapannya, berikut dalam artikel ini kita akan bahas secara lengkap.

Definisi Surat Peringatan

Jika seorang karyawan tidak mampu untuk bekerja dengan baik maka bisa dipastikan perusahaan akan mengalami kerugian. Karena tugas utama seorang karyawan, yakni bekerja dengan baik dan benar sesuai target yang ditentukan perusahaan.

Untuk itu SP atau surat peringatan adalah surat yang dibuat untuk karyawan yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap aturan perusahaan. Meski telah melakukan pelanggaran, perusahaan tidak dapat secara langsung melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) pada karyawan tersebut.

Secara umum, surat peringatan adalah suatu teguran secara tertulis kepada karyawan yang melakukan pelanggaran peraturan perusahaan dengan tujuan untuk membina karyawan tersebut. Surat peringatan juga dilakukan guna menghindari adanya pemecatan atau PHK terhadap karyawan, karena surat peringatan diharap mampu memberikan teguran dan binaan yang tepat kepada karyawan dengan ekspektasi karyawan tidak lagi melakukan pelanggaran.

Namun kategori kesalahan atau pelanggaran ini juga akan berpengaruh pada surat peringatan. Ada yang namanya SP 1, SP 2, sampai SP 3. Kemudian jika masih melakukan kesalahan berulang kali meski sudah dikasih SP, risikonya adalah diberhentikan atau dipecat alias PHK.

Pentingkah Membuat Surat Teguran/Peringatan?

Menurut UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003, hubungan industrial adalah hubungan yang terbentuk antara para pelaku dalam proses produksi barang/jasa yang terdiri dari unsur pengusaha, pekerja/buruh dan pemerintah yang didasarkan pada nilai-nilai Pancasila dan Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Pada Pasal 102, UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 dijelaskan masing-masing peran dari pemerintah, pekerja dan juga perusahaan sebagai berikut:

1. Pemerintah mempunyai fungsi menetapkan kebijakan, memberikan pelayanan, melaksanakan pengawasan, dan melakukan penindakan terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.

2. Pekerja/buruh dan serikat pekerja/serikat buruhnya mempunyai fungsi menjalankan pekerjaan sesuai dengan kewajibannya, menjaga ketertiban demi kelangsungan produksi, menyalurkan aspirasi secara demokratis, mengembangkan keterampilan, dan keahliannya serta ikut memajukan perusahaan dan memperjuangkan kesejahteraan anggota beserta keluarganya.

3. Dalam melaksanakan hubungan industrial, pengusaha dan organisasi pengusahanya mempunyai fungsi menciptakan kemitraan, mengembangkan usaha, memperluas lapangan kerja, dan memberikan kesejahteraan pekerja/buruh secara terbuka, demokratis, dan berkeadilan.

Untuk dapat menjalankan masing-masing peran pada hubungan industrial, diperlukan adanya perjanjian kerja yang memuat syarat-syarat, hak, dan kewajiban antara pekerja dan juga pengusaha dengan tujuan baik pekerja maupun pengusaha dapat mendapatkan hak-haknya dengan adil dan juga menjalankan kewajibannya.

Syarat Pembuatan Surat Peringatan

Surat peringatan menjadi salah satu jalan yang diambil perusahaan bila kemudian ada karyawan yang tidak dapat menjalankan kewajibannya dengan baik dan sesuai aturan padahal perusahaan telah memenuhi hak-hak kerja karyawan tersebut.

Meskipun begitu, seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa peringatan ini juga harus mengacu pada peraturan, dalam hal ini adalah Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. Peraturan ini akan berlaku sebelum membuat dan memberikan SP kepada karyawan yang bermasalah tersebut.

Oleh karena itu, penting untuk kamu mengetahui tentang surat peringatan ini. Agar kamu bisa bekerja dengan lebih disiplin, dan akan terhindar dari pemutusan hubungan kerja (PHK), khususnya yang terjadi secara sepihak. Namun, sebelum kita membahas tentang aturan yang digunakan sebagai acuan pembuatan surat peringata, terlebih dahulu harus tahu apa tujuan dari ditulisnya surat ini. Untuk itu, langsung saja yuk kita bahas bersama!

Tujuan Pembuatan Surat Peringatan

Selain memberikan peringatan terhadap para karyawan yang melanggar aturan, ternyata surat ini juga memiliki tujuan lainnya lho! Salah satu tujuan utamanya adalah untuk membantu karyawan agar tidak langsung dikeluarkan perusahaan. Hal ini megacu pada Pasal 151 ayat (1) UU Ketenagakerejaan yang berbunyi

“Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja.”

Oleh karena itu, dibuatlah SP untuk karyawan yang melakukan pelanggaran. Dengan begitu, mereka bisa memperbaiki diri terlebih dulu dan tidak langsung menerima PHK begitu saja oleh perusahaan.

Aturan Pembuatan Surat Teguran

Setelah mengetahui tujuan utama pembuatan SP, selanjutnya Anda juga harus mengetahui ketentuan yang harus dipatuhi perusahaan ketika hendak menulisnya, lho! Hal ini dikarenakan adanya perlindungan hak-hak karyawan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Kemudian, aturan apa yang dijadikan acuan? Aturan yang menjadi acuan untuk SP masih sama, yaitu UU Ketenagakerjaan, yang berbeda untuk ketentuan ini bersumber dari Pasal 161 ayat (1) dan (2), yang berbunyi:

Ayat 1

Pada ayat 1 pasal 161 UU Ketenagakerjaan, yang dijadikan acuan untuk pembuatan surat peringatan berbunyi:

Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

Ayat 2

Lalu pada ayat 2 pasal 161 UU Ketenagakerjaan, berbunyi:

Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan. Terkecuali jika ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Berdasarkan aturan tersebut maksudnya adalah SP yang diberikan kepada karyawan bermasalah memiliki durasi selama enam bulan. Jadi, dalam jangka waktu itu, perusahaan harus tetap mempertimbangkan kembali apakah karyawan yang bersangkutan sudah memperbaiki diri atau belum. Apakah sudah bekerja sesuai dengan aturan yang berlaku di dalam perusahaan apa belum.

Proses percobaan dalam jangka waktu enam bulan inilah yang dinamakan dengan SP 1. Karyawan yang berhasil “lolos” dari masa percobaan enam bulan ini, akan terbebas dari segala bentuk SP yang dibebankan kepadanya. Akan tetapi, jika pegawai melakukan pelanggaran yang sama atau berbeda di dalam jangka waktu ini, perusahaan diperbolehkan memberi SP 2 atau SP 3.

Namun, jika ia telah memperbaiki diri setelah diberikan SP 1 dan kembali melakukan kesalahan lain setelah lewat enam bulan dari surat peringatan pertama, maka SP 2 tersebut tetap dianggap sebagai surat peringatan pertama. Perusahaan baru diperbolehkan melakukan PHK apabila sudah diberikan SP 3, karyawan yang bersangkutan tidak kunjung melakukan perubahan ke arah yang lebih baik.

Ketentuan Pemberian SP sesuai UU Ketenagakerjaan

Pemberian surat peringatan dalam dunia kerja sudah diatur di Pasal 161, Undang-undang (UU) Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003. Bunyinya:

“Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

1. Surat peringatan dapat diterbitkan secara berurutan (SP 1, 2, dan 3) atau tidak, sesuai perjanjian kerja
2. Kalau SP diterbitkan secara berurutan, SP 1 berlaku untuk jangka waktu 6 bulan. Jika karyawan melakukan kembali pelanggaran dalam masa tersebut, maka pengusaha dapat menerbitkan SP 2 dengan jangka waktu 6 bulan
3. Jika kembali lagi melakukan pelanggaran dalam kurun waktu tersebut, bisa diterbitkan SP 3 dengan jangka waktu 6 bulan. Bila dalam kurun waktu itu lagi melakukan kembali pelanggaran, karyawan bisa langsung di PHK.

Struktur Penulisan dan Contoh Surat Peringatan

Dalam menulis SP, perusahaan juga punya aturan. Tidak bisa seenaknya sesuai keinginan pribadi atau kepentingan personal. Menulis SP yang baik dan benar, antara lain:

1. Tulis nama dan jabatan si karyawan yang melanggar atau akan diberikan SP
2. Sertakan alasan pemberian SP tersebut. Contohnya karena karyawan sering terlambat tanpa ada pemberitahuan kepada pihak perusahaan
3. Memberikan keterangan tujuan dari pemberian SP tersebut. Misalnya memberikan arahan serta peringatan kepada si karyawan untuk mematuhi tata tertib perusahaan dan tidak melakukan kesalahan yang sama.

Tahapan Dikeluarkannya Surat Peringatan

Setiap perusahaan pasti mempunyai peraturan dan tata tertib yang jelas, agar perusahaan tersebut dapat berjalan sesuai dengan harapan. Peraturan dan tata tertib itu harus disampaikan juga kepada semua karyawannya, guna bersama-sama saling mematuhi dan membantu tercapainya harapan perusahaan. Namun, karena manusia mempunyai kelemahan yaitu secara sengaja ataupun tidak sengaja melakukan kesalahan maka diperlukan surat peringatan bagi yang melanggar peraturannya.

Surat peringatan akan dikeluarkan bila karyawan melakukan kesalahan-kesalahan atau tidak menepati perjanjian kerja yang telah disetujui antara karyawan itu sendiri dengan perusahaan dimana dia bekerja. Perusahaan tidak akan mengeluarkan surat tanpa ada kajian sebelumnya. Kajian dalam hal jenis pelanggaran, sikap kerja karyawan selama ini, dampak dari kesalahan yang dibuat oleh karyawan dan seberapa berat kesalahan itu.

Berdasarkan kutipan Undang-Undang Ketenagakerjaan di atas tertulis bahwa surat peringatan ada tiga tahapan. Penerapan dan muatan yang terkandung dalam setiap tahapan tentu berbeda pelaksanaannya antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. Kembali lagi, tergantung kebijakan dan kajian dari masing-masing perusahaan. Secara umum, pemberlakuan masing-masing tahapan itu sebagai berikut :

1. Surat Peringatan Pertama

Bila karyawan melanggar peraturan dan tata tertib perusahaan, dan kemudian juga sudah menerima peringatan atau teguran lisan lebih dari dua kali, maka personalia, manager atau siapa pun yang ditunjuk oleh perusahaan untuk menata dan mengelola karyawan akan menerbitkan SP 1.

Dalam SP 1 tersebut akan tertuliskan masa berlakunya. Sesuai Undang-Undang pemberlakuan SP 1 maksimal 6 (enam) bulan. Artinya, dalam masa enam bulan itu karyawan yang dimaksud diberi kesempatan untuk memperbaiki diri dan diharapkan tidak mengulangi kesalahannya.

Setelah melewati masa enam bulan dan karyawan tersebut sudah menunjukkan itikad dan sikap kerja yang baik untuk memperbaiki dirinya, maka SP 1 akan gugur dengan sendirinya seiring dengan berakhir berlakunya surat tersebut.

2. Surat Peringatan Kedua

SP 2 ini akan diterbitkan perusahaan bila seorang karyawan telah melakukan kesalahan dalam masa berlakunya SP 1 atau masih belum berakhirnya status SP 2 yang diterima sebelumnya.

Kesalahan yang dimaksudkan bisa kesalahan yang sama dengan penyebab terbitnya SP 1, ataupun kesalahan baru yang berbeda dengan penyebab terbitnya kesalahan yang lalu. Terbitnya SP 2 ini bisa terjadi pada saat usia pemberlakuan SP 1 belum genap enam bulan.

Sama dengan SP 1, untuk SP 2 ini masa berlakunya sama, yaitu enam bulan. Ketentuan selama pemberlakuan SP 2 ini hingga berakhirnya status surat tersebut juga sama dengan SP 1.

3. Surat Peringatan Ketiga

Sama dengan ketentuan SP 2, untuk SP 3 ini akan diterbitkan oleh perusahaan bila karyawan melakukan kesalahan apapun ketika masa berlakunya SP 3belum habis masa berlakunya. Ada juga penerbitan SP 3 ini secara langsung (SP 1 dan SP 2 masa berlakunya sangat pendek, masing-masing bisa hanya satu hari) karena karyawan melakukan pelanggaran berat yang sangat merugikan perusahan.

Hal ini bisa dilakukan karena sanksi yang menyertai terbitnya SP 3 ini adalah pemutusan hubungan kerja (PHK) oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan kesalahan.

Lalu, bagaimana bila karyawan tersebut melakukan pelanggaran setelah habis masa berlakunya surat peringatan itu? Atau, pelanggaran yang dilakukan setelah melewati masa enam bulan surat peringatannya? Maka perusahaan akan memberikan SP 1 kembali. Begitu seterusnya.

Contoh-Contoh Surat Teguran/Peringatan Sesuai Keperluannya

Untuk itu, pada artikel ini kami akan menyajikan beberapa contoh surat peringatan yang dibuat oleh beberapa instansi. Oh iya! Kamu juga bisa mengunduh contoh surat ini, karena akan kami berikan dalam bentuk .doc. Tanpa berlama-lama, langsung saja kita lihat contoh beserta penjelasannya pada poin-poin di bawah ini!

1. Surat Teguran Untuk Guru

Tahukah kamu, ternyata menjadi seorang guru juga memiliki aturannya tersendiri? Mereka tidak hanya memberikan aturan dan mendisiplinkan murid-muridnya saja, lho! Ternyata, para guru juga harus memenuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah, maupun peraturan sesuai dengan kode etiknya.

Apabila seorang guru ketahuan melanggar peraturan yang berlaku, maka ia berhak mendapatkan surat peringatan. Sistem pemberiannya pun sama seperti karyawan pada umumnya, karena surat ini juga beracuan pada peraturan perundangan yang berlaku (UU Ketenagakerjaan). Untuk melihat salah satu contoh surat peringatan yang diberikan kepada guru, bisa kamu unduh file di bawah ini ya!

CONTOH SURAT PERINGATAN BUAT GURU

2. Surat Teguran Untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Jika Anda beranggapan bahwa menjadi PNS tidak bisa mendapatkan surat peringatan, maka pendapatmu salah total! Karena para PNS pun bisa mendapatkan surat peringatan jika mereka melanggar peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak instansi. Namun, bentuk surat peringatan yang di dapat oleh PNS agak sedikit berbeda dengan guru. Apa saja yang membedakannya? Kamu bisa lihat dari contohnya dengan mengunduh file surat peringatan untuk PNS di bawah ini!

CONTOH SURAT PERINGATAN BUAT PNS

3. Surat Teguran Untuk Karyawan Swasta

Terakhir adalah surat peringatan yang akan didapatkan oleh karyawan swasta. Setiap perusahaan tentunya memiliki peraturannya sendiri yang harus dipatuhi oleh para karyawannya. Tak terkecuali perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang swasta. Untuk melihat seperti apa bentuk surat yang diterima oleh karyawan swasta jika mereka melanggar peraturan, bisa kamu unduh dari link di bawah ini!

CONTOH SURAT PERINGATAN

Itulah beberapa contoh surat peringatan yang harus kamu ketahui dan pahami. Kami harap dengan adanya informasi mengenai SP ini, kamu tidak lagi memiliki rasa keinginan untuk melanggar peraturan yang sudah dibuat oleh perusahaan. Karena, jika kamu sudah mendapatkan SP, apalagi sudah mencapai SP ke-3, mau tidak mau kamu akan kehilangan pekerjaan.

Agar terhindar dari kesalahan dan pelanggaran kedisiplinan perusahaan, tentunya Anda wajib mengikuti aturan yang sudah ditetapkan. Misalnya saja dengan menggunakan aplikasi absensi berbasis Cloud dari Jojonomic.

Anda bisa menggunakan aplikasi JojoTimes! Karena aplikasi ini menawarkan fitur keren, seperti absensi yang bisa Anda lakukan dengan mengambil swafoto (selfie). Jadi, Anda tidak perlu takut untuk terlambat ke kantor.

Karena, salah satu peraturan yang paling sering dilanggar oleh karyawan adalah ketepatan waktu tiba di kantor. Anda bisa melakukan absensi secara online memakai Jojotimes, tanpa harus melakukan scan sidik jari ataupun secara manual di dalam kantor. Secara gamblang, aplikasi ini akan membantu Anda terutama dalam mengelola administrasi Human Resource secara otomatis. Jika ingin mencoba kinerjanya silahkan memakai demo gratis dahulu dengan klik Link Coba Gratis Sekarang, Selamat mencoba!