6 Langkah Melakukan Survey Kepuasan Karyawan

survey kepuasan karyawan

Survey kepuasan karyawan merupakan upaya perusahaan untuk mengukur tingkat kepuasan terhadap pekerjaannya. Karyawan yang merasa puas akan memberikan dampak positif terhadap perusahaan. Untuk mengetahui hal tersebut, perusahaan perlu melakukan survey secara berkala. Survey ini, tentu saja, harus disusun agar dapat menggali informasi yang perusahaan butuhkan.

Manfaat Survey Kepuasan Karyawan

Hasil survey ini sangat penting, baik bagi perusahaan ataupun karyawan. Dengan mengetahui apa yang diinginkan karyawan, perusahaan dapat mengambil kebijakan-kebijakan untuk meningkatkan kepuasan karyawan. Pada akhirnya, hal ini juga memberikan dampak yang bagus terhadap lingkungan kerja karyawan tersebut.

Manfaat Employee Satisfaction Survey antara lain sebagai  berikut.

  1. Meningkatkan nama baik perusahaan di mata karyawan.
  2. Sebagai dasar pengambilan kebijakan perusahaan terkait menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
  3. Mendeteksi adanya kemungkinan terjadinya konflik yang berawal dari ketidakppuasan sejak dini.
  4. Meningkatkan kinerja dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
  5. Sebagai bahan laporan kepada atasan, investor, dan lembaga terkait.

pekerja kerah putihLangkah Menyusun Survey Kepuasan Karyawan

Untuk memastikan bahwa survey yang diadakan perusahaan efektif dalam menggali informasi, ada 7 langkah yang harus dilakukan.

1.      Menentukan Variabel yang Akan Disurvey

Secara garis besar, ada 4 aspek yang perlu disurvey oleh perusahaan terkait kepuasan karyawan. Empat aspek tersebut meliputi:

  1. Kepuasan karyawan terhadap pekerjaannya. Ini berkaitan dengan deskripsi pekerjaan, kesesuaian dengan minat, bakat, dan keterampilan. Bisa juga kesesuaian antara deskripsi dengan kenyataan yang dilakukan, serta beban kerja yang karyawan tanggung.
  2. Kepuasan karyawan terhadap lingkungan kerja. Lingkungan kerja ini berarti luas, baik fisik maupun non-fisik. Lingkungan fisik seperti perlengkapan dan tata ruang. Lingkungan non-fisik seperti suasana kerja, hubungan antar rekan kerja, dan sebagainya.
  3. Kepuasan karyawan terhadap atasan. Ini berkaitan dengan gaya kepemimpinan dalam perusahaan.
  4. Kepuasan karyawan terhadap kebijakan perusahaan. Termasuk di dalamnya tentang shifting kerja, remunerasi, dan benefit dari perusahaan.

survey kepuasan karyawan2.      Membuat Daftar Pertanyaan Survey

Daftar pertanyaan yang ada dalam survey  kepuasan karyawn harus menjabarkan dari 4 aspek yang sudah dibahas sebelumnya. Untuk menjabarkannya, setiap aspek harus memiliki pertanyaan yang terkait dengan indikator pada aspek tersebut.

Jumlah pertanyaan dalam setiap aspek tidak harus sama, tapi bergantung pada kompleksitas aspek yang bersangkutan. Misalnya, pada aspek kepuasan karyawan terhadap kebijakan perusahaan mungkin perlu 8 – 10 pertanyaan karena luasnya topik. Sedangkan, pada aspek kepuasan terhadap atasan, mungkin hanya butuh 3 – 4 pertanyaan karena tidak terlalu luas.

Pertanyaan yang ada dalam survey sebaiknya dibuat dalam bentuk pilihan tertutup. Setiap pertanyaan paling tidak memiliki variasi jawaban yang berskala. Misal dari sangat puas, puas, kurng puas, dan tidak puas. Hal ini untuk memudahkan dalam pengolahannya secara statistik.

Kecuali, pertanyaan yang meminta feedback berupa kritik atau saran. Meskipun begitu, feedback tersebut lebih baik untuk tetap diarsipkan  sesuai kategori agar lebih mudah dianalisa dan disimpulkan.

Sebagai tambahan, set pertanyaan mungkin dapat berbeda tergantung dengan jabatan atau departemen tempat ia berada. Meskipun, ada juga beberapa pertanyaan umum yang diberikan sama untuk seluruh karyawan. Ini akan lebih meningkatkan efektivitas dari survey kepuasan karyawan tersebut.

3.      Mendistribusikan Survey

Daftar pertanyaan tersebut kemudian harus didistribusikan kepada seluruh karyawan. Kecuali jika survey tersebut bersifat lokal dan insidental. Perlu diketahui bahwa tahap ini seringkali menjadi rumit dan boros jika dilakukan dengan sistem konvensional. Dan kendala ini akan terus berlanjut sampai ke tahap analisa hasil survey.

Untuk itu, perusahaan hendaknya melakukan survey kepuasan karyawan ini dengan memanfaakan teknologi informasi. Proses survey yang dilakukan secara digital akan menghemat biaya penggunaan kertas yang cukup besar. Selain itu, hasil survey dapat dianalisa dengan cepat tanpa harus melalui proses input terlebih dahulu.

Caranya adalah dengan membuat survey tersebut dapat dikerjakan lewat komputer atau smartphone. Dengan kode akses nomor karyawan dan sidik jari, hanya yang bersangkutan saja yang mampu mengakses akunnya. Dan, setiap karyawan hanya dapat melakukannya sekali saja. Dengan demikian, akurasi dan kerahasiaan survey terjamin. Karyawan pun dapat mengisi  survey dengan sejujur-jujurnya.

survey kepuasan karyawan4.      Menganalisa Hasil Survey

Hasil survey secara digital akan dapat dilihat secara realtime dan akurat. Dengan demikian, analisa juga dapat dilakukan secara realtime di waktu yang sama. Tentunya, membutuhkan sedikit pemrograman untuk dapat melakukan hal tersebut. Jika perusahaan tidak punya tenaga ahli, perusahaan dapat meminta jasa outsourcing untuk membuat sistem tersebut.

Hasil survey kemudian dapat menjadi arsip penting Big Data perusahaan. Laporan hasil survey kepuasan karyawan dapat menjadi dasar untuk laporan ke direksi atau investor. Untuk itu, sebaiknya dalam laporan disertai solusi atau langkah kebijakan perusahaan yang akan dilakukan.

5.      Melakukan Follow Up terhadap Hasil Survey.

Tindak lanjut atas hasil survey harus  dilakukan agar survey tersebut tidak sia-sia dan hanya menjadi penyedot anggaran. Kegiatan ini berupa kebijakan perusahaan terkait pekerjaan, lingkungan kerja, kepemimpianan, dan lain-lain terkait isi survey.

Karyawan harus diberitahu bahwa kebijakan tersebut diambil berdasarkan hasil survey. Ini akan memberikan kepercayaan bahwa sebagai karyawan, ia memiliki pengaruh terhadap perusahaan. Tak peduli  sekecil atau  serendah apapun pangkatnya. Kepercayaan ini akan menjadi sebab dari peningkatan kinerja dan loyalitas karyawan tersebut.pekerja kerah putih

6.      Melakukan Survey Ulang dan Berkala

Setelah menerapkan kebijakan yang diambil dari hasil survey, perusahaan perlu memantau beberapa lama. Setelah jangka waktu tertentu, survey dapat kembali dilakukan untuk mendapatkan opini tentang kebijakan tersebut. Dengan demikian, setiap kebijakan akan dimonitor dan dievaluasi secara kontinyu.

Untuk itu, survey kepuasan karyawan sebaiknya diadakan secara berkala dan berkelanjutan. Jangka waktu terbaik adalah per semester atau per tahun. Meskipun, tidak menutup kemungkinan untuk menyelenggarakannya secara insidental. Jika sistem sudah  dibuat, untuk membuat survey digital lagi bukan sebuah masalah besar.

Namun, perlu  disadari bahwa sebaiknya survey tidak dilakukan terlalu sering. Ini dapat mendistraksi karyawan dari tugas pokoknya. Selain itu, untuk menghindari kesan bahwa perusahaan hanya melakukan survey-survey saja tapi tindak lanjut nol besar.

Mengelola Karyawan dengan Mudah

Untuk menerapkan survey kepuasan karyawan secara digital, perusahaan perlu menyiapkan platformnya. Digitalisasi dalam pengelolaan sumber daya manusia  harus dilakukan secara menyeluruh. Ini akan sangat memudahkan ketika perusahaan ingin mengembangkan dan menerapkan sistem baru.

JojoTimes untuk mengelola karyawanSalah satu upaya digitalisasi pengelolaan SDM terbaik adalah dengan menggunaan JojoTimes. Aplikasi ini merupakan alat untuk mengelola SDM perusahaan dengan mudah dan bermutu. Dilengkapi fitur biometrik dan geolokasi yang akurat, JojoTimes mempermudah pengelolaan karyawan. Survey kepuasan karyawan dapat dibuat dengan mudah berbasis data. Coba demo gratisnya di sini.