Perkembangan perusahaan pasti memerlukan travel policy compliance. Semakin berkembang perusahaan maka diperlukan sebuah perjalanan bisnis untuk menjalin hubungan kerja sama dengan berbagai pihak. Disinilah peran pentingnya peraturan yang berkaitan dengan perjalanan bisnis ini.
Perwakilan yang dipilih untuk menjalani perjalanan bisnis ini bisa dari berbagai elemen yang ada di perusahaan. Tentu saja karyawan tersebut harus mengetahui travel policy compliance dalam perusahaan. Dengan adanya peraturan ini karyawan dituntut untuk menggunakan sumber daya yang telah diberikan sebaik mungkin agar mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya.
Pembayaran yang akan dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi biaya perjalanan ada 3 jenis. Penggunaan ketiga jenis pembayaran ini bisa digunakan sesuai dengan keperluan dari perjalanan dan ketersedian budget dalam perusahaan.
Pembiayaan Melalui Cash Bon
Dalam travel policy compliance perusahaan bisa memberikan biaya untuk perjalanan melalu cash bon. Istilah ini lebih dikenal dengan cash advance. Pada penerapannya perusahaan memberikan sejumlah uang. Bisa lebih dari yang diperlukan karyawan dalam satu kali perjalanan.
Diakhir setelah karyawan selsai atau pulang dari perjalanan bisnisnya. Maka perusahaan akan melakukan perhitungan merinci. Jika pegawai memiliki sisa uang. Uang tersebut akan dikembalikan kepada perusahaan untuk ditambahkan kedalam budget awal.
Tentus aja pegawai harus menyerahkan sejumlah bukti pembayaran dan penggunaan dari uang tersebut. Batasan penggunaan dari cash bon juga pasti sudah termuat dalam travel policy compliance. Sebab itulah pegawai harus menggunakan cash bon dengan mematuhi peraturan yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan agar tidak terlalu membuang budget.
Reimbursement Sebagai Solusi Instan
Dalam melaksanakan perjalanan bisnis yang sangat dinamis terkadang tidak bisa direncanakan terlebih dahulu. Maka dari itu perusahaan harus sudah memiliki penyelsaian jika ada sebuah perjalanan bisnis penting tapi mendadak.
Jawabannya adalah perusahaan harus bersedia melakukan reimbursement didalam travel policy compliance. Dengan reimbursement atau rembes karyawan tidak perlu khawatir untuk memakai biaya pribadinya. Karena nanti dikahir perjalanan setelah kembali. Pihak perusahaan akan mengganti semua biaya yang telah dikeluarkan oleh pegawai saat menjalankan perjalanan bisnis.
Tentu saja harus menyertakan berbagai bukti terkait penggunaan uang pribadinya tersebut. Rembes sering kali digunakan jika perusahaan memerlukan sebuah perjalanan penting bagi pegawainya. Sedangkan waktunya mendadak dan tidak bisa dilakukan metting terlebih dahulu.
Perjalanan Bisnis Dengan Lumpsum
Jika kedua jenis pembiayaan perjalanan kerja diatas mungkin sudah sering didengar oleh karyawan bagaimana dengan lumpsum?. Dalam travel policy compliance sudah ditentukan besaran perjalanan kerja sesuai dengan lumpsum. Walaupun sudah dipatok karena menggunakan kebijkan lumpsum ini.
Perusahaan juga tetap akan memperhatikan fakta dari perjalanan bisnis tersebut. Dengan mempertimbangkan at cost yang telah digunakan oleh karyawan saat menjalani perjalanan bisnisnya. Karena tentu saja karyawanpun tidak mau dirugikan sebab harus memakai uang pribadi. Ketika harus menutup budget kurang yang diberikan oleh pihak perusahaan.
Lumpsum karena sudah dipatok sesuai dengan travel policy compliance. Maka masih banyak kekurangan dalam penerapannya. Disinilah kecerdasan dan komunikasi karyawan harus terus terjalin kepada pihak perusahaan. Jika ternyata dalam perjalanan ada kekurangan maka pegawai harus meminta izin untuk memakai reimbursement.
Perjalanan Bisnis Menjadi Tahap Awal Perkembangan
Menjalain koneksi atau hubungan dengan berbagai perusahaan lain yang ada di dunia. Adalah salah satu langkah awal untuk melebarkan jaringan dalam sebuah perusahaan. Banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari perjanan bisnis ini. Hal paling utama dari perjalanan bisnis adalah untuk memperkenalkan brand terbaru sebuah perusahaan.
Berbeda halnya ketika ternyata perusahaan anda memiliki cabang yang sangat banyak. Contohnya saja jika perusahaan memiliki ratusan cabang diseluruh Indonesia. Maka untuk melaksanakan meeting harus melakukan sebuah perjalanan bisnis. Tentu saja jumlah dari karyawan pusat yang dikirimkan tidak akan seluruhnya. Hanya pegawai yang diperlukan saja.
Mengontrol budget yang harus dikeluarkan perusahaan didalam travel policy compliance. Adalah sebuah keharusan jika ingin menghembat budget sebaik mungkin. Karena tentu saja pihak manajemen tidak akan mau membuang sumber daya finansial didalam perusahaan hanya untuk beberapa kali perjalanan bisnis.
Susun Agenda Perjalanan Dengan Baik
Perjalanan bisnis seringkali disalah artikan oleh beberapa pegawai sebagai tour atau wisata. Padahal tujuan utama dari perjalanan bisnis ini untuk kepentingan perusahaan. Artinya perjalanan ini termasuk kedalam sebuah pekerjaan sehingga agendanya harus sesuai dengan aturan perusahaan.
Berdasarkan travel policy compliance perusahaan harus bisa membuat sebuah agenda perjalanan bisnis yang kompeten. Jangan sampai pegawai yang dikirim untuk menjalani perjalanan ini jadi hanya bermalas-malasan. Hal seperti ini tentu saja akan sangat merugikan pihak perusahaan dari segi finansial yang sudah dikeluarkan.
Membuat agenda mungkin akan sedikit sulit. Untuk solusi mudahnya perusahaan bisa mengambil referensi dari beberapa website ataupun memakai agenda sebelumnya sebagai pertimbangan. Intinya agar perjalanan bisnis bisa memberikan perubahan positif bagi perusahaan. Serta yang terpenting tidak menghabiskan biaya terlalu banyak.
Buat Konsep Pengeluaran Yang Minimalis
Karena tujuannya untuk mendapatkan dampak positif bagi perusahaan. Budget yang akan digunakan harus seminimal mungkin. Jika perusahaan sampai keteteran dalam hal pembiayaan perjalanan bisnis ini. Maka kedepannya jika akan dilakasanakan kembali pembiayaannya bisa lebih besar lagi dari sebelumnya.
Biasakan untuk mengeluarkan budget terkait travel policy compliance yang lebih sedikit. Tapi dalam kenyataannya karena setiap biaya terus melambung membuat penyusunan konsep pembiayaan perjalanan bisnis akan lebih sulit.
JojoExpense Permudah Perhitungan Segala Biaya
Segala kemudahan dalam manajemen keuangan perusahaan dalam satu aplikasi canggih. Tidak akan ada lagi waktu yang terbuang untuk melakukan perhitungan terkait dengan casha advance. Karena semua itu akan disajikan oleh perangkat lunak JojoExpense.
Perangkat lunak yang dikembangan oleh Jojonomic ini sudah berhasil meningkatkan keefisienan dari 300 lebih perusahaan yang ada di Indonesia. Inilah saatnya perusahaan anda mulai menggunakan JojoExpense juga untuk kepentingan travel policy compliance.
Akuntan dan HR tidak perlu lagi pusing jika perusahaan memerlukan sebuah perjalanan bisnis. Karena dengan jojoexpense semua keputusan dan perhitungan terkait pembiayaan dan keuangan bisa lebih mudah. Keunggulan dari JojoExpense yang bisa melakukan proses cash advance dan reimbursement secara otomatis akan sangat menghemat waktu.
Meragukan setiap bukti yang digunakan oleh karyawan dalam travel policy compliance untuk reimbursement?. Maka memilih JojoExpense adalah tindakan tepat. Karena kecerdasan buatan didalam perangkat lunak ini mampu mengendus segala kemungkinan penipuan.
Tidak usah repot lagi untuk mengontrol anggaran. Karena anda cukup tersambung kedalam jaringan internet dan bisa langsung mengedit semua keperluan cash advance perusahaan. Kontrol anggaran lebih fleksibel semenjak menggunakan perangkat lunak JojoExpense ini .
Tunggu apa lagi?. Download perangkat lunak JojoExpense berupa demonya di Jojonomic sekarang juga. Jangan sampai tertinggal dengan perusahaan lainnya yang telah menggunakan perangkat lunak ini.
