Sebelumnya kamu sudah mengetahui belum job description dari seorang staf operasional? Serta fungsi dan tanggung jawab dari seorang staff operasional. Kalau belum, berarti artikel ini cocok untuk kamu untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab dari seorang staff operasional. Artikel ini juga cocok untuk kamu seorang HR yang sedang mencari staf operasional sebagai referensi untuk membuat requirements di portal jobs. Berikut penjelasan lebih lanjutnya, scroll ke bawah ya!
Staff Operasional
Jadi dalam perusahaan, staf operasional diartikan sebagai berikut. Diambil dari kata staff yang berarti pegawai dalam kantoran, sedangkan operasional berarti tindakan atau kegiatan. Jadi staff operasional adalah pegawai yang mengurusi semua kegiatan kantor. Staff ini bertugas untuk mengendalikan kegiatan yang ada di kantor. Jadi seorang staff operasional akan mempunyai tugas yang begitu cukup berat, karena hampir semua urusan kantor akan ditanggungnya.
Seorang staff operasional akan memiliki jobdesk yang cukup luas. Berbeda dengan staff administrasi atau staff perpajakan yang hanya fokus pada satu bidang. Pekerjaan yang dilakukan oleh staff operasional sebenarnya bersifat umum, jadi kamu jangan salah memberikan jobdesc pada karyawanmu yang sedang bekerja di bidang staff operasional ya.
Latar Belakang Staff Operasional
Biasanya staff ini diisi oleh beragam-ragam latar belakang pendidikan. Karena setiap jurusan bisa masuk ke dalam divisi ini. Tetapi, kamu harus ingat ya bahwa staff operasional akan banyak sekali bertemu orang-orang dari berbagai macam divisi kantor, jadi kamu juga harus bisa pandai berkomunikasi. Kamu pastikan kandidat yang mendaftar sebagai staff operasional di kantormu memilki skill komunikasi yang baik. Dengan berkomunikasi, orang dapat menilai kualitas kita, jika komunikasi kita baik maka orang akan menilai kita mempunyai integritas, tetapi jika komunikasi kita tidak baik maka orang akan memandang kita remeh.
Namun, selain harus memiliki skill komunikasi yang baik, kamu harus melihat pengalaman organisasinya. Semakin banyak ia berorganisasi semasa kuliah, maka semakin banyak juga pengalaman yang ia dapatkan dan kamu bisa menjadikannya kandidat staff operasional di kantormu. Semakin banyak berorganisasi, semakin banyak juga ia bertemu dan bekerja sama dengan orang lain. Dan disitulah softskill yang ia miliki terasah. Orang-orang yang mengikuti banyak organisasi juga dapat bekerja dalam tekanan.
Kamu pasti masih bingung dan bertanya-tanya seperti “lalu, apa tugasnya seorang staff operasional?” tenang artikel ini tidak hanya sampai disini saja. Kalau begitu, tanpa berlama-lama mari kita bahas lebih jauh lagi tentang staff operasional!
Tugas Staff Operasional
Nah, disini kami akan menjelaskan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh staff operasional. Di dalam portal job, kamu harus meletakkan tugas-tugas ini agar pelamar jelas mengetahuinya. Pelamar juga bisa mengira-ngira apa yang akan ia kerjakan ketika bekerja sebagai staff operasional. Jadi berikutlah tugas-tugas dari seorang staff operasional:
Pengurusan Legalitas Perusahaan
Tugas ini memang mudah dilakukan karena untuk pengurusan legalitas pasti sudah tersedia badan pelayanan sehingga seorang staff operasional hanya tinggal datang langsung ke tempat badan pengurusan tersebut berada. Maka dari itu dibutuhkan skill komunikasi karena tugas ini akan bertemu dengan orang-orang pemerintahan yang akan mengurus segala legalitas. Namun, jika kamu tidak jago untuk berkomunikasi, kamu akan dirumitkan oleh mereka sehingga jobdesc-mu bisa berantakan.
Pengurusan Operasional Kantor
Hal inilah yang akan memusingkan hari-hari seorang staff operasional. Karena setiap perusahaan akan selalu ada masalah apapun, kita tidak masalah apa yang akan menimpa di kantor kita. Kadang AC mati, jaringan wifi tidak menyala dan itu akan berdampak pada pekerjaan karyawan lainnya. Sebagai staff operasional harus menangani masalah seperti ini, walaupun ditangani secara tidak langsung setidaknya seorang staff operasional harus memiliki link untuk memperbaiki hal ini. Staff operasional kantor harus mempunyai minimal 1 link vendor untuk memperbaiki hal-hal seperti ini. Maka dari itu, lagi-lagi komunikasilah yang akan menjalin hubungan staff operasional dengan vendor menjadi baik.
Pengabsenan Karyawan
Namanya juga staff operasional pasti selalu ada yang menjadi pekerjaannya, seperti melakukan pengabsenan karyawan . Biasanya dalam perusahaan skala besar dengan jumlah karyawan yang banyak, tidak mungkin seorang HRD mengabsen setiap karyawannya. Maka dari itu bantuan dari staff operasional sangat dibutuhkan. Tetapi, jika kamu ingin mempermudah mengabsen karyawan kamu bisa lho memakai JojoTimes. Ingin tahu apa itu JojoTimes, tunggu pembahasan staff operasional sampai habis ya!
Pembuatan Ijin Perusahaan
Berbeda dengan legalitas perusahaan, pembuatan surat izin perusahaan ini mendadak dan tidak terorganisir sebelumnya. Disini seorang staff operasional sudah harus siap sedia, karena tidak jarang seorang staff operasional turun langsung untuk mengurusi perizinan. Nah, jika kamu ingin mendapatkan surat perizinan dengan cepat maka kamu bisa membangun relasi yang baik dengan divisi yang bersangkutan.
Lain-lain
Kenapa tugas ke 5 ini dibilang sebagai tugas lain-lain. Karena seorang staff operasional tidak mengerjakan satu tugas atau fokus pada suatu bidang tertentu, melainkan hampir semua bidang. Biasanya staff operasional yang mempunyai keterampilan khusus seperti corel draw, photoshop, atau hal-hal lain sebagai kebutuhan kantor. Seorang staff harus mau menerima pekerjaan itu, karena itu salah satu kewajiban seorang staff operasional.
Jadi intinya jika kamu sedang merekrut seorang staff operasional sebisa mungkin orang itu pandai berkomunikasi ke semua orang. Karena dalam pekerjaannya nanti, staff operasional sering kali berhubungan dengan banyak orang. Lalu mereka juga harus mempunyai skill khusus untuk membantu pekerjaan kamu di kantor.
Tujuan Operator Staff
Sebenarnya, adanya operasional staff bertujuan untuk memastikan bahwa operator mengerti tentang prinsip kerja seorang operator dari pada alat yang akan dioperasikannya. Hal ini sangat penting sehingga dapat membantu operator untuk meningkatkan faktor keselamatan, efisiensi, dan menambah produktifitas atau memperbesar keuntungan bagi operator, alat maupun perusahaan dimana ia bekerja.
Jadi begitulah sekiranya tentang staff operasional, jadi kamu harus memperhatikan kandidat-kandidat yang mendaftar di kantormu sebagai staff operasional. Pastikan mereka mempunyai skill-skill seperti yang dijelaskan di atas.
Staf operasional tentu saja dibutuhkan di setiap lembaga perusahaanan. Penempatan staf di bidangnya akan membantu mempermudah perusahaan dalam menjalankan misi serta mencapai visi. Oleh karena itu peran staf operasional ini tidak bisa dipandang remeh. Sebab dengan keahlian yang dimiliki maka seorang staf tentu akan tahu dengan tepat apa yang harus dikerjakan di bidangnya. Bahkan seorang staf yang memang ahli di bidangnya juga akan mengetahui dengan tepat apa saja yang sekiranya bisa menjadi strategi bagi dirinya untuk bisa menyelesaikan segala macam pekerjaannya dengan baik.
Staf operasional sendiri sebenarnya merupakan bagian dari perusahaan yang diangkat dan diberhentikan oleh para direksi dan manajemen perusahaan sehingga tugasnya tentu berkaitan dengan sistem dalam perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu pemilihan tenaga staf ini tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Sebab dibutuhkan kandidat terbaik agar staf dapat menjalankan seluruh tugasnya dengan baik.
Manfaat Pembentukan Staf Operasional
Meningkatkan daya guna
Ada banyak fungsi dan tujuan dari pembentukan staf yang satu ini. Yang terutama adalah untuk melakukan pengelolaan terhadap bisnis. Pekerjaan dalam perusahaan ini pasti akan menjadi lebih maksimal jika dibantu oleh beberapa pihak yang memang ahli di bidangnya. Oleh karena itu dibentuklah staf yang salah satu tujuannya adalah untuk meningkatkan daya guna dari perushaaan sendiri. Daya guna perusahaan yang semakin meningkat nantinya akan meningkatkan pula fungsi penyelenggaraan perusahaan di tengah masyarakat.
Meringankan tugas perusahaan
Seperti yang telah diketahui bersama bahwa ada banyak sekali tugas yang perlu dilakukan oleh perusahaan. Bahkan mulai dari tingkat yang terkecil hingga terbesar. Banyaknya tugas yang diemban bisa diperingan oleh hadirnya staf operasional yang memang berkompeten di bidangnya. Maka dari itu kehadiran staf ini bisa semakin meringankan tugas perusahaan yang sudah pasti ada sangat banyak dan beragam.
Memberi masukan
Tidak hanya membantu perusahaan dalam menjalankan berbagai tugasnya saja tetapi rupanya pembentukan staf tersebut juga memiliki tujuan penting lainnya. Misalnya untuk memberi masukan atau saran yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam mengambil kebijakan tertentu. Segala masukan atau saran bisa menjadi bahan acuan bagi perusahaan sebab masukan yang diberikan oleh staf operasional umumnya dibuat dengan didasarkan pada bukti nyata yang ada di lapangan.
Memback up tugas khusus atau penting
Tujuan lainnya dari pembentukan staf operasional adalah untuk melakukan proses back up terhadap tugas penting atau tugas khusus dari perusahaan. Jadi jika bisnis mengalami suatu kendala dalam penyelenggaran tugas maka kendala ini bisa diatasi oleh staf tersebut. Peran pengusaha bisa diback up mungkin untuk sementara waktu sampai kondisi bisa kembali kondusif.
Melaksanakan tugas operasional
Pada dasarnya tugas operasional meliputi persiapan dan juga pengelolaan dari suatu kegiatan. Tugas jenis ini perlu dilakukan agar proses penyelenggaran dalam usaha bisa tetap berjalan dengan baik sehingga bisa membuahkan hasil yang baik pula. Pekerjaan dalam hal ini bisa dikerjakan oleh pihak staf yang berkepentingan. Pekerjaan tersebut nantinya akan dilaksanakan dengan tepat sehingga suatu kegiatan bisa berjalan secara maksimal.
Fungsi Staf Operasional
Perumusan rencana kerja
Pada dasarnya staf ini memiliki fungsi yang tergolong cukup berat karena pekerjaannya yang ccenderung ditujukan untuk perusahaan dan melayani masyarakat. Dalam hal ini tentunya staf tersebut bisa melakukan tindakan analisis atas berbagai kebijakan yang diberlakukan di lingkungan masyarakat. Melalui hasil analisis yang dilakukan inilah maka nantinya staf operasional bisa memberikan saran yang sekiranya bisa dijadikan sebagai bahan acuan oleh pihak perusahaan.
Hasil analisis tersebut bisa saja digunakan untuk berbagai macam kepentingan. Misalnya saja untuk bahan evaluasi terhadap kebiijakan yang sudah diambil oleh perusahaan. Selain itu ada pula rekomendasi yang bisa diajukan untuk kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi pihak perusahaan. Maka dengana danya berbagai hasil analisis serta rekomendasi inilah nantinya bisa dibuat suatu rumusan rencana kerja. Sebab sebuah rencana kerja tentunya dibuat dengan didasarkan pada kepentingan bersama.
Koordinasi pengumpulan data
Seperti yang telah diketahui bersama bahwa fungsi dari staf tersebut antara lain adalah untuk melakukan analisis. Jadi hasil analisis yang diperoleh akan digunakan untuk melakukan berbagai hal penting lainnya termasuk untuk merumuskan suatu kebijakan. Oleh karena itu diperluka adanya data yang kemudian diolah sehigga bisa memberikan hasil yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk ke depannya.
Tentunya penggumpulan data haruslah dilakukan mungkin saja oleh tim pengumpulan data yang selalu siap untuk terjun di lapangan. Nantinya seluruh data yang telah diperoleh tersebut bisa dikumpulkan menjadi satu kepada staf operasional. Sebab disini staf tersebut memiliki peran sebagai pengelola pengumpulan sata untuk selanjutnya data tersebut dianalisis.
Perumusan telaah masalah perusahaan
Ada banyak bidang yang harus dikuasai oleh perusahaan beserta seluruh tenaga ahli yang direkrut oleh perusahaan. Berbagai bidang ini tentunya mencakup kepentingan banyak orang mulai dari hal politik sampai dengan kesejahteraan sosial masyarakat di suatu daerah. Untuk itu diperlukan sebuah telaah mengenai berbagai permasalahan yang harus dihadapi dan diselesaikan oleh pihak perusahaan. Untuk merumuskan telaah mengenai segala permasalahan perusahaan ini maka sudah tentu dibutuhkan berbagai macam data. Oleh karena itu pengumpulan data harus dilakukan dengan tepat agar proses analisis dan evaluasi juga bisa dilakukan dengan tepat.
Pemberi saran
Melalui berbagai hasil analisis data yang dilakukan dan juga melalui hasil observasi maka staf operasional bisa memberikan berbagai macam saran dan masukan untuk pihak perusahaan. Saran dari pihak staf ini memang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan setiap tugasnya.Adanya saran ini akan sangat membantu perusahaan sehingga apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh masyarakat bisa dipenuhi. Saran yang diberikan tentunya sangatlah berguna untuk kepentingan umum. Oleh karena itu kinerja staf perlu untuk didukung misalnya dengan kelengkapan instrumen untuk mendampingi kinerjanya.
Peran Staf Operasional Bagi Perusahaan
Staf operasional tentu memiliki peran yang sangat penting dalam fungsinya sebagai pihak yang meringankan tugas perusahaan. Kedudukan dan tugasnya sudah tentu tidak bisa diremehkan sehingga kehadiran staf ini sangatlah dibutuhkan. Maka untuk menjalankan tugasnya ini tentu diperlukan berbagai kelengkapan agar setiap hal yang dilakukan oleh para staf bisa sesuai dengan harapan. Sebab perannya sangat penting terutama dalam melakukan analisis terhadap hasil pekerjaan perusahaan.
Peran staf ini juga sangat penting terutama dalam hal pembangunan daerah. kemajuan pembangunan daerah tentu bisa terlaksana dengan baik jika ada bantuan dan peran dari staf yang ada. Oleh karena itu tiap staf operasional diharapkan agar selalu terjun ke lapangan guna memenuhi peran dan tanggung jawabnya terhadap perusahaan dan masyarakat sipil. Demikian peran ini sangat membutuhkan dukungan dari berbagai pihak terkait agar bsia terlaksana dengan baik.
Namun, kamu bisa lho memakai aplikasi JojoTimes untuk mempermudah staff operasional kamu bekerja. Dengan aplikasi absen online ini, operasional staff tidak harus mengabsen semua karyawan yang berada di kantor. Aplikasi ini juga sudah diberi fitur anti-fraud yang mencegah kecurangan dalam waktu kehadiran. Karena aplikasi dari Jojonomic ini sudah dilengkapi juga dengan GPS, kamu juga bisa memantau langsung karyawan-karyawan kamu sedang berada dimana saat jam kantor!
