Setiap jajaran atau organisasi mana pun pastinya memiliki aturan dan standar agar kegiatan dan aktivitas yang dilakukan bisa berjalan sesuai dengan tujuan. Standar dan aturan ini yang biasanya disebut dengan Standar Operasional Prosedur atau biasa disingkat menjadi SOP. SOP dibuat sebagai barometer aturan pada setiap perusahaan atau organisasi. Setiap perusahaan memiliki aturan terkait SOP nya sendiri.
Nah, bagimana standar operasional pada pemerintahan? Apakah berbeda? Sebelum lebih jauh Yuk, kita simak dulu penjelasan terkait standar operasional!
Pengertian Standar Operasional Prosedur
Standar operasional prosedur merupakan pedoman atau acuan suatu organisasi maupun perusahaaan untuk melaksanakan pekerjaan. Selain itu SOP digunakan bagi anggota organisasi atau karyawan sebagai indikator untuk melaksanakan tugasnya agar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. SOP biasanya digunakan juga sebagai alat untuk menilai kinerja.
Pada jajaran pemerintahan sendiri, SOP dibuat di Kementrian Dalam Negeri (KEMENDAGRI). Peraturan ini tertuang dalam PERMENDAGRI Nomor 52 Tahun 2011 tentang standar operasional prosedur di Lingkungan Pemerintahan Provinsi dan Kabupaten/Kota.
Peraturan SOP sendiri masuk dalam Pedoman Penyusunan Standar Opersional Prosedur Administrasi Pemerintahan atau yang biasa disebut SOP-AP yang tertuang dalam PERMENPAN.
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah atau disingkat dengan SOP-AP merupakan serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintah yang dijalankan oleh organisasi pemerintah, bagaimana dan kapan harus dilakukan juga dimana dan oleh siapa dilakukan.
SOP merupakan satuan indikator kerja bagi setiap unit pekerjaan karena fungsinya begitu inti bagi setiap lini bagian maka dari itu SOP memiliki segudang manfaat. Manfaat SOP sendiri tertuang dalam Permenpan 2008. Berikut manfaat SOP bagi perusahaan yang tertulis dalam Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 :
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
- SOP membantu staff lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
- Menunjukan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari
- Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberiam pelayanan
- Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Langkah Membuat SOP Pemerintahan
Langkah-langkah dalam membuat SOP juga tertuang dalam Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 14 tahun 2012 dalam Mekanisme Penyusunan dan Revisi Standar Opersional Prosedur. Berikut mekanis penyusunan SOP sebagai berikut :
Persiapan Penyusunan SOP
Penyusunan SOP level organisasi dapat dilaksanakan dengan membentuk tim yang secara fungsional mengenai ketatalaksanaan internal organisasi, dan juga mengikutsertakan anggota yang berasal dari setiap unit kerja pada berbagai levelnya. Penyusunan SOP dapat melibatkan tenaga yang kompeten atau konsultan sehingga bisa menghasilkan SOP yang optimal.
Sedangkan penyusunan SOP level unit kerja atau satuan kerja, dapat membentuk tim yang beranggotakan unit kerja yang secara fungsional menangani ketatalaksanaan internal satuan kerja dan di dalamnya termasuk anggota dari unit kerja.
Penilaian Kebutuhan SOP
Penilaian kebutuhan merupakan proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Untuk unit kerja yang sudah memiliki SOP maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimiliki dan mengidentifikasi revisi yang diperlukan. Untuk unit kerja yang sama sekali belum memiliki SOP maka proses ini merupakan proses identifikasi kebutuhan SOP.
Pengembangan SOP
Sebagai standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas keseharian organisasi, maka pengembangan SOP bukan kegiatan yang langsung jadi, tetapi memerlukan peninjauan berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliable.
Penerapan SOP
Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya dari siklus setelah pengembangan SOP. Pada tahap sebelumnya, telah dihasilkan rumusan SOP yang secara formal telah ditetapkan oleh pimpinan unit eselon I. Proses penerapan rumusan SOP ini kemudian dilakukan oleh setiap unit kerja dan harus dapat memastikan bahwa tujuan berikut dapat tercapai:
- Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru atau diubah dan mengetahui alasan revisinya.
- Salinan atau fotokopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial.
- Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP).
- Dapat melihat sebuah mekanisme untuk memantau kinerja, mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
Pemantauan dan Evaluasi Penerapan SOP
Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Berbagai masukan dalam setiap upaya pemantauan akan menjadi bahan yang berharga dalam melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat dan tepat sesuai kebutuhan.
Jenis-jenis SOP-AP
Terdapat dua jenis SOP yang berlaku di SOP-AP yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif. Kedua SOP ini ini juga tertuang dalam Peraturan Meneteri Hukum dan HAM Nomor 14 tahun 2012 dalam Mekanisme Penyusunan dan Revisi Standar Opersional Prosedur.
Kedua SOP ini dibedakan berdasarkan fungsi dan manfaatnya. Berikut penjelasan yang lebih lengkap terkait SOP teknis dan SOP administratif :
SOP Teknis
SOP teknis yaitu SOP yang rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan lain. SOP teknis dapat digunakan antara lain pada pembinaan narapidana, pembimbingan klien pemasyarakatan, perawatan tahanan, pelayanan keimigrasian, pelayanan jasa hukum. Dalam administrasi pemerintahan SOP teknis dapat digunakan antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, kearsipan, pemeriksaan keuangan, korespondensi, pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian.
SOP Administratif
SOP administratif yaitu SOP yang diperuntukkan bagi jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses perencanaan, penganggaran atau secara garis besar proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Sedangkan dalam lingkup mikro, SOP administratif disusun untuk proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari level unit organisasi paling kecil sampai pada organisasi menyeluruh dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
Standar Opersional digunakan sebagai bagian dari disiplin dalam pekerjaan. Karyawan dituntut untuk disiplin dalam bekerja agar tujuan dari perusahaan bisa tercapai. Jojonomic sebagai salah satu startup yang mengembangkan aplikasi yang dapat membantu HRD dalam memantau kinerja dan disiplin karyawan. Salah satu aplikasi dalam Jojonomic yaitu JojoTimes yang akan membantu perusahaan kamu dalam memantau karyawan dalam bekerja.
