Pentingnya Whistle Blowing Bagi Perusahaan dan Cara Penerapannya

Apakah kamu pernah mendengar tentang whistle blowing? Whistle blowing ini umum terjadi di dunia kerja. Whitsle blowing punya peran penting untuk perusahaan.

Apa sih itu whistle blowing? Nah pengertian, jenis dan metode dan lain sebagainya akan dibahas secara mendalam di artikel ini lho. Yuk bareng-bareng disimak ya!

Apa Itu Whistle Blowing?

Interaksi dan komunikasi manusia dalam dunia kerja ataupun bisnis pastilah terjadi, baik antar rekan se-tim, dengan atasan, mitra, maupun konsumen.

Semua saling terkait satu sama lain. Peristiwa whistle blowing tidak menutup kemungkinan terjadi dalam lingkup interaksi tersebut. Terlebih lagi bila sistem dan pengawasan dalam perusahaan tersebut sudah tidak sehat.

Apa itu whistle blowing? Whistle Blowing adalah tindakan yang dilakukan oleh seseorang atau beberapa orang karyawan untuk membocorkan kecurangan entah yang dilakukan oleh perusahaan atau atasannya kepada pihak lain.

Adapun terdapat dua jenis whistle blowing yang perlu diketahui, yaitu :

Whistle Blowing Internal
Whistle Blowing Internal terjadi ketika seseorang atau beberapa orang karyawan tahu mengenai kecurangan yang dilakukan oleh karyawan lain atau kepala bagiannya kemudian melaporkan kecurangan itu kepada pimpinan perusahaan yang lebih tinggi.

Motivasi utama dari whistle blowing adalah motivasi moral demi mencegah kerugian bagi perusahaan tersebut.

Suatu lembaga atau organisasi memang harus menjaga sistem komunikasi internal sehingga dapat menghindari konflik fungsional maupun disfungsional.

Whistle blowing internal sebaiknya diselesaikan secara internal agar tidak terjadi perembetan masalah yang dapat menjatuhkan nama instansi, lembaga atau organisasi tersebut.

Contoh whistle blowing internal adalah seorang karyawan yang melaporkan penyimpangan keuangan perusahaan. Penyimpangan ini dilaporkan kepada pihak direksi atau komisaris.

Whistle Blowing Eksternal

Whistle blowing eksternal yaitu bila seseorang atau beberapa orang karyawan mengetahui kecurangan yang dilakukan perusahaannya lalu membocorkan kepada masyarakat karena dia/mereka tahu bahwa kecurangan itu akan merugikan masyarakat.

Motivasi utamanya adalah mencegah kerugian bagi masyarakat atau konsumen.

Contoh whistle blowing eksternal yaitu seseorang atau beberapa orang karyawan yang melaporkan kepada pihak berwajib atau membocorkan ke masyarakat bahwa perusahaan “A” memanipulasi dibagian produksi dengan mengurangi atau menaikan kadar unsur kimia tertentu dari standar normal untuk mengurangi biaya produksi atau membuat konsumen ketagihan dan pada akhirnya mendatangkan keuntungan besar bagi perusahaan.

Demikian pula laporan mengenai manipulasi atau neraca perusahaan hanya untuk bisa go public. Laporan mengenai kecurangan’kecurangan ini bukanlah pembocoran rahasia.

Sebagai HR user profesional, pada satu titik dalam karier kamu, kamu mungkin akan bertemu dengan seorang whistleblower.

Whistleblower adalah individu yang akan datang kepada Anda (sering secara diam-diam) melaporkan kemungkinan kecurangan, aktivitas yang tidak jujur atau kecurangan lain yang dilakukan oleh orang lain di tempat kerja.

Pada umumnya, para whistleblower ini akan mencari perlindungan dari tindakan semena-mena atau terdampak konsekuensi buruk karena telah melaporkan kecurangan.

Akan tetapi, laporan 2015 Asia-Pacific Fraud Survey Report, dari perusahaan akuntan Ernst and Young (EY), 45% dari perusahaan yang disurvey di wilayah tersebut mengakui bahwa mereka belum menerapkan hotline whistleblower.

Hotline khusus untuk whistle blower adalah infrastruktur dasar yang dibutuhkan untuk mendorong orang- orang “melakukan tindakan yang benar” dan sering dipandang sebagai salah satu langkah terpenting dalam sebuah perusahaan untuk menunjukkan dukungan mereka terhadap perilaku etis.

Meskipun mungkin benar, hal ini juga sangat tergantung pada apakah hotline ini digunakan secara aktif.

Pada laporan yang sama diketahui bahwa hanya 53% dari responden disiapkan untuk menggunakan hotline whistleblower ketika dibandingkan dengan 80% dari responden di laporan 2013 Asia-Pacific Fraud Survey Report.

Penurunan signifikan ini adalah akibat dari meningkatnya ketakutan akan “kurangnya perlindungan hukum dan / atau kurang terjaganya kerahasiaan untuk whistleblower”.

Walaupun jika ada undang- undang yang melindungi whistleblower, perusahaan itu sendiri harus mendorong adanya perlindungan yang lebih untuk para whistleblower karena whistleblowing adalah elemen kunci dari tindakan anti korupsi di dalam tempat kerja.

Mereka adalah orang pertama yang datang dalam bentuk kontak apapun ataupun menyaksikan kejadian seperti pelanggaran undang- undang Negara bagian atau lokal, penagihan barang yang tidak terkirim atau jenis kegiatan keuangan yang curang, yang dapat menyebabkan lebih banyak kerugian untuk perusahaan jika dibiarkan tidak terungkap.

Cara Mendorong Pelanggan Menggunakan Whistle Blowing

Jadi, bagaimana kamu mendorong orang untuk datang dan menggunakan hotline whistleblower saat dibutuhkan dan apa metode yang bisa kamu ambil?

Menetapkan kebijakan hotline whislteblowing

Pertama, jika perusahaan kamu tidak memilikinya, mulailah dengan menerapkan kebijakan whistleblowing dan memastikan bahwa setiap karyawan menyadari keberadaannya.

Ada banyak cara untuk melakukannya, baik melalu sesi pelatihan karyawan, seminar makan siang atau materi promosi. Karyawan harus diberi tahu tentang langkah- langkah yang tepat yang dapat mereka lakukan dalam melaporkan masalah tersebut.

Komponen lain yang harus mereka miliki adalah hotline whistleblower. Untuk hasil terbaik, hotline seharusnya dikelola pihak ketiga yang independen, badan yang tidak berada dalam perusahaan, untuk memastikan anonimitas dan seluruh informasi disimpan dengan kerahasiaan yang ketat

Berikanlah kepercayaan kepada karyawan

Kedua, karyawan kamu harus percaya bahwa kekhawatiran mereka akan ditanggapi secara serius dan isu yang ada akan direspon dan diinvestigasi dengan segera.

Pastikan kamu melakukan pembicaraan dan tindakan yang tepat. Karyawan harus diberikan kepercayaan bahwa laporan mereka akan ditangani secara rahasia karena mereka mempertaruhkan posisi mereka untuk menjadi sasaran intimidasi dan pembalasan dari mereka yang terlibat dalam kecurangan tersebut.

Menerapkan kebijakan keterbukaan

Dalam hal ini, bagian personalia memainkan peran terbesar dalam memastikan bahwa karyawan mereka aman dan nyaman untuk terbuka dengan masalah apapun.

Bagian pesonalia dapat membantu membudayakan etika yang kuat dan menerapkan kebijakan keterbukaan dimana karyawan tidak akan merasa takut untuk melaporkan adanya kecurangan atau meminta saran dari personalia professional.

Selain mengikuti kebijakan keterbukaan, kamu bisa memulai dengan menyapa mereka dan menyempatkan waktu untuk bertemu dengan mereka secara teratur untuk membangun tingkat kepercayaan dan hubungan kerja yang sehat yang diinginkan.

Gunakan kotak saran anonim

Orang Asia biasanya memiliki budaya yang sangat berbeda dengan orang barat. Kita memiliki kecenderungan untuk tidak berbicara karena takut dihakimi, apalagi menimbulkan rasa takut akan reaksi saat melaporkan tindakan yang mencurigakan.

Yang sebenarnya, seperti yang sering terjadi, orang Asia lebih memilih untuk melaporkan suatu masalah secara anonim. Walaupun dilakukan dengan diam- diam terdengar cukup mengerikan, hal ini telah membantu polisi untuk mencegah kejahatan dalam banyak hal.

Jadi pertimbangkanlah untuk menggunakan kotak saran anonim di tempat kerja. Sertakanlah formulir yang meminta whistleblower untuk menyertakan bukti yang mendukung atau setidaknya nomer untuk menghubunginya.

Laporan EY tahun 2015 juga menemukan bahwa 80% karyawan enggan bekerja untuk perusahaan yang terlibat dalam segala bentuk korupsi atau penyuapan. Penemuan tersebut seharusnya menjadi pemacu untuk dunia bisnis dan perusahaan untuk meningkatkan kerangka pencegahan kecurangan kohesif.

Kegagalan mewujudkannya berati kerugian akan kehilangan karyawan- karyawan potensial, menyebabkan karyawan- karyawan terbaik pergi, yang berakhir dengan banyaknya karyawan yang behenti bekerja dan meninggalkan perusahaan, dan piklanan rekrutmen yang mahal di pasar kerja yang kompetitif.

Pelanggaran Whistle Blowing

Menurut yang dikeluarkan oleh Komite Nasional Kebijakan Governance 2008 perbuatan yang dapat dilaporkan (pelanggaran) adalah perbuatan yang dalam pandangan pelapor dengan iktikad baik adalah perbuatan sebagai berikut:

  • Korupsi;
  • Kecurangan (Fraud)
  • Ketidakjujuran;
  • Perbuatan melanggar hukum (termasuk pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, perbuatan kriminal lainnya)
  • Pelanggaran ketentuan perpajakan, atau peraturan perundang-undangan lainnya (lingkungan hidup, mark-up, under invoice, ketenagakerjaan, dll.);
  • Pelanggaran Pedoman Etika Perusahaan atau pelanggaran norma-norma kesopanan pada umumnya; perbuatan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja, atau membahayakan keamanan perusahaan;
  • Perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian finansial atau non-finansial terhadap perusahaan atau merugikan kepentingan perusahaan;
  • Pelanggaran prosedur operasi standar (SOP) perusahaan, terutama terkait dengan pengadaan barang dan jasa, pemberian manfaat dan remunerasi.Perusahaan dapat menambah atau mengurangi daftar perbuatan yang dapat dilaporkan ini untuk mempermudah karyawan perusahaan mendeteksi perbuatan yang dapat dilaporkan.

Mekanisme pelaporan internal Sistem Pelaporan Pelanggaran harus dirancang sedemikan rupa sehingga dapat memastikan bahwa:

  • Semua pelanggaran yang telah dilaporkan dan diverifikasi telah tertangani dengan baik;
  • Pelanggaran yang berulang dan sistemik telah dilaporkan kepada pejabat terkait yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbaikan, misalnya pelanggaran di bidang pengadaan barang dan jasa dilaporkan kepada Direktur Umum yang membawahi bagian pengadaan.

Nah, setelah mengetahui seluk-beluk tentang whistle blowing, ada satu lagi nih info penting yang perlu kamu ketahui. Yaitu sebuah software HR yang terbaik di Indonesia. Apalagi kalau bukan keluaran Jojonomic?

Salah satu produk Jojonomic adalah JojoExpense. JojoExpense ini adalah manajemen pengeluaran secara online. Jadi kamu tidak perlu menunggu lagi pencairan dana reimbursement dan cash advance sampai berbulan-bulan, karena kita sistemnya online.

Sehingga atasan pasti bisa melihat notifikasi reimbursement dan cash advance yang masuk, jadi bisa langsung di approve kapanpun dan dimanapun. Oiya, bisa mencoba demo gratisnya juga loh. Klik link ini ya JojoExpense.