Pentingnya Whistle Blowing Bagi Perusahaan dan Cara Penerapannya

Apakah kamu pernah mendengar tentang whistle blowing? Whistle blowing ini umum terjadi di dunia kerja. Whitsle blowing punya peran penting untuk perusahaan.

Apa sih itu whistle blowing? Nah pengertian, jenis dan metode dan lain sebagainya akan dibahas secara mendalam di artikel ini lho. Yuk bareng-bareng disimak ya!

Apa Itu Whistle Blowing?

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Semua saling terkait satu sama lain. Peristiwa whistle blowing tidak menutup kemungkinan terjadi dalam lingkup interaksi tersebut. Terlebih lagi bila sistem dan pengawasan dalam perusahaan tersebut sudah tidak sehat.

Apa itu whistle blowing? Ini merupakan tindakan yang dilakukan oleh seseorang atau beberapa orang karyawan untuk membocorkan kecurangan entah yang dilakukan oleh perusahaan atau atasannya kepada pihak lain.

Mengenal whistle blowing secara mendalam

Pengertian whistle blowing sendiri adalah suatu peristiwa atau tindakan pelaporan kecurangan maupun pelanggaran yang dilakukan seseorang di dunia kerja. Biasanya, pelaporan semacam ini bisa dilakukan oleh seseorang yang berada dalam satu lingkup kerja atau bahkan klien maupun relasi kerja yang mengetahui terjadinya tindak kecurangan tersebut.

Di mana, pelaporan atas tindak kecurangan yang dilakukan oleh rekan kerja atau atasan ini ternyata dibocorkan oleh pihak lain.

Jadi pada intinya, pelaporan pelanggaran ini sendiri adalah suatu tindakan atas sikap kecurangan yang bisa jadi ditemui dalam lingkup kerja. Tindakan pelaporan ini sebenarnya seperti dua buah mata pisau yang diayunkan sehingga membawa hal positif, tapi bisa juga membawa hal negatif.

Ketahuilah, whistle blowing bisa menjadi sesuai yang positif jika memang pelaporan ini mendapat buntut penyelesaian yang jelas dan akar masalahnya bisa dipecahkan. Namun sebaliknya, bisa menjadi negatif jika kemudian persoalan ini merembet hingga ke pihak atau oknum di luar perusahaan yang tidak berkepentingan.

Di mana, oknum tersebut bisa saja memanfaatkan tindakan pelaporan pelanggaran ini sebagai informasi tambahan demi menjatuhkan perusahaan kompetitor. Sebenarnya, tindakan pelaporan kecurangan ini sendiri tidak terlalu menimbulkan dampak negatif jika ada keterbukaan. Bukan itu saja, dibutuhkan juga kebijaksanaan dari pemimpin dalam memberikan pengayoman kepada seluruh karyawan untuk senantiasa bekerja secara bersih dan jujur.

Sebagai seorang pemimpin ataupun karyawan, harus cepat tanggap dalam memberi respon agar tak berbuntut panjang ketika menemukan kondisi pelaporan semacam ini.

Jenis whistle blowing

Adapun terdapat dua jenis whistle blowing yang perlu diketahui, yaitu :

Whistle Blowing Internal

Motivasi utama dari whistle blowing adalah motivasi moral demi mencegah kerugian bagi perusahaan tersebut.

Suatu lembaga atau organisasi memang harus menjaga sistem komunikasi internal sehingga dapat menghindari konflik fungsional maupun disfungsional.

Whistle blowing internal sebaiknya diselesaikan secara internal agar tidak terjadi perembetan masalah yang dapat menjatuhkan nama instansi, lembaga atau organisasi tersebut.

Contoh whistle blowing internal adalah seorang karyawan yang melaporkan penyimpangan keuangan perusahaan. Penyimpangan ini dilaporkan kepada pihak direksi atau komisaris.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Whistle Blowing Eksternal

Whistle blowing eksternal yaitu bila seseorang atau beberapa orang karyawan mengetahui kecurangan yang dilakukan perusahaannya lalu membocorkan kepada masyarakat karena dia/mereka tahu bahwa kecurangan itu akan merugikan masyarakat.

Motivasi utamanya adalah mencegah kerugian bagi masyarakat atau konsumen.

Contoh whistle blowing eksternal yaitu seseorang atau beberapa orang karyawan yang melaporkan kepada pihak berwajib atau membocorkan ke masyarakat bahwa perusahaan “A” memanipulasi dibagian produksi dengan mengurangi atau menaikan kadar unsur kimia tertentu dari standar normal untuk mengurangi biaya produksi atau membuat konsumen ketagihan dan pada akhirnya mendatangkan keuntungan besar bagi perusahaan.

Demikian pula laporan mengenai manipulasi atau neraca perusahaan hanya untuk bisa go public. Laporan mengenai kecurangan’kecurangan ini bukanlah pembocoran rahasia.

Sebagai HR user profesional, pada satu titik dalam karier kamu, kamu mungkin akan bertemu dengan seorang whistleblower.

Whistleblower 

adalah individu yang akan datang kepada Anda (sering secara diam-diam) melaporkan kemungkinan kecurangan, aktivitas yang tidak jujur atau kecurangan lain yang dilakukan oleh orang lain di tempat kerja.

Pada umumnya, para whistleblower ini akan mencari perlindungan dari tindakan semena-mena atau terdampak konsekuensi buruk karena telah melaporkan kecurangan.

Akan tetapi, laporan 2015 Asia-Pacific Fraud Survey Report, dari perusahaan akuntan Ernst and Young (EY), 45% dari perusahaan yang disurvey di wilayah tersebut mengakui bahwa mereka belum menerapkan hotline whistleblower.

Hotline khusus untuk whistle blower

Ini adalah infrastruktur dasar yang dibutuhkan untuk mendorong orang- orang “melakukan tindakan yang benar” dan sering dipandang sebagai salah satu langkah terpenting dalam sebuah perusahaan untuk menunjukkan dukungan mereka terhadap perilaku etis.

Meskipun mungkin benar, hal ini juga sangat tergantung pada apakah hotline ini digunakan secara aktif.

Pada laporan yang sama diketahui bahwa hanya 53% dari responden disiapkan untuk menggunakan hotline whistleblower ketika dibandingkan dengan 80% dari responden di laporan 2013 Asia-Pacific Fraud Survey Report.

Penurunan signifikan ini adalah akibat dari meningkatnya ketakutan akan “kurangnya perlindungan hukum dan / atau kurang terjaganya kerahasiaan untuk whistleblower”.

Walaupun jika ada undang- undang yang melindungi whistleblower, perusahaan itu sendiri harus mendorong adanya perlindungan yang lebih untuk para whistleblower karena whistleblowing adalah elemen kunci dari tindakan anti korupsi di dalam tempat kerja.

Mereka adalah orang pertama yang datang dalam bentuk kontak apapun ataupun menyaksikan kejadian seperti pelanggaran undang- undang Negara bagian atau lokal, penagihan barang yang tidak terkirim atau jenis kegiatan keuangan yang curang, yang dapat menyebabkan lebih banyak kerugian untuk perusahaan jika dibiarkan tidak terungkap.

Benarkah whistleblower adalah ancaman?

Sebenarnya, keberadaan whistleblower tidak akan menimbulkan ancaman serius. Asal, permasalahan ataupun dugaan pelanggaran tersebut tidak sampai ke telinga publik hingga akhirnya merugikan perusahaan. Biasanya, banyak orang menjadi whistleblower karena perkara sakit hati.

Dalam praktiknya, ada beberapa perusahaan yang menerapkan etika mengenai whistleblower ini, baik secara lisan ataupun tertulis. Segala hal buruk yang dilakukan oleh perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki pengaruh cukup besar dan populer jelas bakal memengaruhi reputasinya.

Bahkan bisa dibilang, hal semacam ini bisa menurunkan kepercayaan sekaligus penjualan produk kepada masyarakat. Dari sinilah, whistleblower bisa menjadi suatu ancaman yang serius.

Cara Mendorong Pelanggan Menggunakan Whistle Blowing

Jadi, bagaimana kamu mendorong orang untuk datang dan menggunakan hotline whistleblower saat dibutuhkan dan apa metode yang bisa kamu ambil?

Menetapkan kebijakan hotline whislteblowing

Pertama, jika perusahaan kamu tidak memilikinya, mulailah dengan menerapkan kebijakan whistleblowing dan memastikan bahwa setiap karyawan menyadari keberadaannya.

Ada banyak cara untuk melakukannya, baik melalu sesi pelatihan karyawan, seminar makan siang atau materi promosi. Karyawan harus diberi tahu tentang langkah- langkah yang tepat yang dapat mereka lakukan dalam melaporkan masalah tersebut.

Komponen lain yang harus mereka miliki adalah hotline whistleblower. Untuk hasil terbaik, hotline seharusnya dikelola pihak ketiga yang independen, badan yang tidak berada dalam perusahaan, untuk memastikan anonimitas dan seluruh informasi disimpan dengan kerahasiaan yang ketat

Berikanlah kepercayaan kepada karyawan

Kedua, karyawan kamu harus percaya bahwa kekhawatiran mereka akan ditanggapi secara serius dan isu yang ada akan direspon dan diinvestigasi dengan segera.

Pastikan kamu melakukan pembicaraan dan tindakan yang tepat. Karyawan harus diberikan kepercayaan bahwa laporan mereka akan ditangani secara rahasia karena mereka mempertaruhkan posisi mereka untuk menjadi sasaran intimidasi dan pembalasan dari mereka yang terlibat dalam kecurangan tersebut.

Menerapkan kebijakan keterbukaan

Dalam hal ini, bagian personalia memainkan peran terbesar dalam memastikan bahwa karyawan mereka aman dan nyaman untuk terbuka dengan masalah apapun.

Bagian pesonalia dapat membantu membudayakan etika yang kuat dan menerapkan kebijakan keterbukaan dimana karyawan tidak akan merasa takut untuk melaporkan adanya kecurangan atau meminta saran dari personalia professional.

Selain mengikuti kebijakan keterbukaan, kamu bisa memulai dengan menyapa mereka dan menyempatkan waktu untuk bertemu dengan mereka secara teratur untuk membangun tingkat kepercayaan dan hubungan kerja yang sehat yang diinginkan.

Gunakan kotak saran anonim

Orang Asia biasanya memiliki budaya yang sangat berbeda dengan orang barat. Kita memiliki kecenderungan untuk tidak berbicara karena takut dihakimi, apalagi menimbulkan rasa takut akan reaksi saat melaporkan tindakan yang mencurigakan.

Yang sebenarnya, seperti yang sering terjadi, orang Asia lebih memilih untuk melaporkan suatu masalah secara anonim. Walaupun dilakukan dengan diam- diam terdengar cukup mengerikan, hal ini telah membantu polisi untuk mencegah kejahatan dalam banyak hal.

Jadi pertimbangkanlah untuk menggunakan kotak saran anonim di tempat kerja. Sertakanlah formulir yang meminta whistleblower untuk menyertakan bukti yang mendukung atau setidaknya nomer untuk menghubunginya.

Laporan EY tahun 2015 juga menemukan bahwa 80% karyawan enggan bekerja untuk perusahaan yang terlibat dalam segala bentuk korupsi atau penyuapan. Penemuan tersebut seharusnya menjadi pemacu untuk dunia bisnis dan perusahaan untuk meningkatkan kerangka pencegahan kecurangan kohesif.

Kegagalan mewujudkannya berati kerugian akan kehilangan karyawan- karyawan potensial, menyebabkan karyawan- karyawan terbaik pergi, yang berakhir dengan banyaknya karyawan yang behenti bekerja dan meninggalkan perusahaan, dan piklanan rekrutmen yang mahal di pasar kerja yang kompetitif.

Menjalankan bisnis dan skema kerja tanpa melibatkan korupsi

Kamu pasti paham, untuk menerapkan sikap berdasarkan pengertian whistle blowing yang telah dibahas di atas menjadi salah satu hal yang mudah tapi ternyata cukup sulit dilakukan dalam dunia bisnis. Oleh sebab itu, ada beberapa faktor penting yang perlu kamu ketahui. Pertama adalah kemampuan untuk menjalankan bisnis dan skema kerja tanpa korupsi. Kamu harus benar-benar memastikan, bahwa lingkungan kerja terbebas dari korupsi, pungli, ataupun hal-hal yang bertentangan dengan SOP kerja.

Sebab, semua hal tersebut cenderung menekan karyawan merasa dirugikan sekaligus pelaporan atas tindak kecurangan. Jadi sebaiknya, jalankan bisnis dengan kejujuran dan loyalitas kerja yang baik dari kalangan terendah hingga divisi paling atas dalam sebuah perusahaan.

Jangan lupa juga untuk menerapkan kesadaran di setiap diri karyawan beserta seluruh lini kerja mengenai pentingnya kejujuran kerja tanpa korupsi. Baik itu korupsi dana maupun waktu yang umumnya masih banyak dilakukan di Indonesia.

Manfaat whistle blowing bagi organisasi di sektor publik dan swasta

Tahukah kamu, sejarah dunia sempat diwarnai oleh sejumlah laporan whistle blowing yang kontroversial dari beberapa tokoh terkemuka. Mulai dari Julian Assange (Wikileaks, Sherron Watkins (Enron), hingga Mark Felt (Watergate).

Selain kasus-kasus tersebut, mayoritas whistleblowing tidak mampu memberikan hasil maupun reaksi yang signifikan. Meski demikian, peran pelapor whistleblowing yang disebut juga sebagai whistleblower ini penting demi menguak segala bentuk pelanggaran yang berujung pada tuntutan finansial sekaligus perubahan kebijakan.

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, whistleblowing merupakan sistem pelaporan pelanggaran yang memungkinkan seluruh pihak dalam suatu organisasi melaporkan segala bentuk tindak pelanggaran apapun yang disaksikannya. Baik itu berupa pelanggaran kecil ataupun penipuan berskala besar. Selanjutnya, laporan semacam ini akan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak berwenang yang ada di internal perusahaan terkait.

Sampai saat ini, whistleblowing kerap dianggap sebagai suatu aktivitas ‘mendongeng’ atau tindak keberanian yang tidak menghasilkan apapun. Kendati demikian, ada tiga manfaat di balik whistleblowing yang menjadikannya elemen penting dalam sebuah organisasi di sektor publik maupun perusahaan swasta. Berikut beberapa di antaranya:

Mayoritas kasus penipuan terungkap melalui whistleblowing

Tentu tak bisa dipungkiri, bahwa mayoritas kasus penipuan dan pelanggaran pada organisasi sektor publik ataupun perusahaan swasta banyak diungkap melalui whistleblowing. Bahkan, persentase pengaduan melalui media satu ini mencapai lebih dari 35% berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Nations on Occupational Fraud and Abuse.

Persentase laporan pelanggan yang besar tersebut menunjukkan, bahwa karyawan bisa diajak menjadi pro-aktif untuk melaporkan sejumlah kesalahan yang terjadi di tempat kerja. Namun, organisasi harus mampu menjamin keamanan dari pihak pelapor supaya tidak mengalami berbagai bentuk intimidasi setelah melaporkan tindak pelanggaran tersebut.

Nah, salah satu cara melindungi pelapor dengan menyiapkan sistem whistleblowing yang aman, praktis, dan mampu menjamin kerahasiaan data pelapor.

Pelapor paling dekat dengan pelanggaran dan memiliki banyak informasi penting

Bisa dipastikan, sebagian besar pelapor pelanggaran berasal dari kalangan karyawan di suatu organisasi. Hal ini yang membuat si pelapor berada dekat dengan para pelaku pelanggaran. Bahkan, tak sedikit yang sengaja diancam untuk diam supaya tidak mengalami intimidasi. Padahal, sang pelapor adalah ‘orang dalam’ yang memiliki banyak informasi penting tentang segala pelanggaran yang terjadi.

Inilah sebabnya, suatu organisasi wajib menyiapkan sistem whistleblowing yang efektif dan efisien guna mengungkap pelanggaran dan melindungi pelapor. Ketahuilah, segala bentuk implementasi sistem yang tepat justru mampu mempermudah proses investigasi pelanggaran.

Whistleblowing membantu menyelaraskan karyawan guna mewujudkan visi misi organisasi

Skandal whistleblowing yang pernah diungkap oleh Uber, Tesla, maupun Google membuktikan bahwa lingkungan kerja yang toxic, ternyata sangat berdampak buruk bagi kinerja suatu organisasi. Semakin banyak peringatan yang terlontar, maka semakin kecil pula risiko kerugian organisasi tersebut akibat kewajiban membayar denda ataupun mengeluarkan sejumlah uang di kemudian hari.

Segala bentuk pemberitaan negatif, perselisihan yang melibatkan hukum, hingga kewajiban denda dengan nominal luar biasa tentu saja bisa menghalangi kemajuan organisasi. Lebih dari itu, perhatian organisasi tersebut juga bakal tersita demi mengatasi masalah yang terjadi sehingga gagal fokus pada visi misi yang hendak dicapai.

Bukan hanya itu saja, kasus pelanggaran yang terjadi di lingkungan organisasi ini juga bisa menurunkan nilai organisasi itu sendiri di mata publik. Keberanian dan kontribusi dari pihak pelapor dalam mengadukan pelanggaran juga perlu diapresiasi. Sebab, bisa membawa organisasi tersebut kembali ke jalan yang seharusnya.

Setiap saluran pelaporan internal maupun eksternal sama-sama mampu memanfaatkan berbagai jenis teknologi digital yang ada saat ini. Hotlines bisa dilengkapi dengan alamat email ataupun aplikasi berbasis web. Sementara saluran telepon bisa dilengkapi voice response yang dioperasikan secara otomatis.

Meski demikian, saluran internal dan eksternal ini merupakan instrumen yang memungkinkan para karyawan mengajukan sejumlah pelaporan.

Pada dasarnya, hakikat dari kualitas whistleblowing ini sendiri dianggap dari respon organisasi ketika menanggapi suatu laporan pelanggaran. Ketahuilah, sistem whistleblowing yang berjalan dengan baik merupakan sistem yang paling dipercaya oleh semua pihak di lingkungan organisasi tersebut. Kepercayaan sekaligus loyalitas secara otomatis terbangun ketika organisasi mampu merespon setiap pelaporan dengan cepat dan konsisten.

Pelanggaran Whistle Blowing

Menurut yang dikeluarkan oleh Komite Nasional Kebijakan Governance 2008 perbuatan yang dapat dilaporkan (pelanggaran) adalah perbuatan yang dalam pandangan pelapor dengan iktikad baik adalah perbuatan sebagai berikut:

  • Korupsi;
  • Kecurangan (Fraud)
  • Ketidakjujuran;
  • Perbuatan melanggar hukum (termasuk pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, perbuatan kriminal lainnya)
  • Pelanggaran ketentuan perpajakan, atau peraturan perundang-undangan lainnya (lingkungan hidup, mark-up, under invoice, ketenagakerjaan, dll.);
  • Pelanggaran Pedoman Etika Perusahaan atau pelanggaran norma-norma kesopanan pada umumnya; perbuatan yang membahayakan keselamatan dan kesehatan kerja, atau membahayakan keamanan perusahaan;
  • Perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian finansial atau non-finansial terhadap perusahaan atau merugikan kepentingan perusahaan;
  • Pelanggaran prosedur operasi standar (SOP) perusahaan, terutama terkait dengan pengadaan barang dan jasa, pemberian manfaat dan remunerasi.Perusahaan dapat menambah atau mengurangi daftar perbuatan yang dapat dilaporkan ini untuk mempermudah karyawan perusahaan mendeteksi perbuatan yang dapat dilaporkan.

Mekanisme pelaporan internal Sistem Pelaporan Pelanggaran harus dirancang sedemikan rupa sehingga dapat memastikan bahwa:

  • Semua pelanggaran yang telah dilaporkan dan diverifikasi telah tertangani dengan baik;
  • Pelanggaran yang berulang dan sistemik telah dilaporkan kepada pejabat terkait yang mempunyai kewenangan untuk melakukan perbaikan, misalnya pelanggaran di bidang pengadaan barang dan jasa dilaporkan kepada Direktur Umum yang membawahi bagian pengadaan.

Nah, setelah mengetahui seluk-beluk tentang whistle blowing, ada satu lagi nih info penting yang perlu kamu ketahui. Yaitu sebuah software HR yang terbaik di Indonesia. Apalagi kalau bukan keluaran Jojonomic?

Salah satu produk Jojonomic adalah JojoExpense. JojoExpense ini adalah manajemen pengeluaran secara online. Jadi kamu tidak perlu menunggu lagi pencairan dana reimbursement dan cash advance sampai berbulan-bulan, karena kita sistemnya online.

Sehingga atasan pasti bisa melihat notifikasi reimbursement dan cash advance yang masuk, jadi bisa langsung di approve kapanpun dan dimanapun. Oiya, bisa mencoba demo gratisnya juga loh. Klik link ini ya JojoExpense.