Personalia dan Perbedaannya dengan Human Resource Development

Di dalam hirarki kepegawaian sebuah perusahaan, tentu bagian personalia ini sudah cukup familiar. Namun, banyak yang masih bingung dan menyamakannya dengan Human Resource Department (HRD). Padahal, keduanya memiliki pengertian dan tugas, serta tanggung jawab yang berbeda, meskipun saling berkaitan satu sama lainnya.

Untuk itu, pada artikel kali ini kita akan membahas tentang personalia secara lengkap, agar kamu tidak keliru lagi dengan HRD. Adapun, jika kamu ingin lebih paham terkait HRD, kamu bisa klik di sini untuk menuju artikel yang membahas hal tersebut.

Pada artikel ini, akan dibahas segala sesuatu terkait personalia, dimulai dari penjelasan arti, tujuan,  fungsi, hingga tanggung jawab yang mereka miliki, dan bedanya dengan HRD di dalam sebuah perusahaan. Langsung saja kita mulai dari pengertian personalia yang akan dibahas melalui bagian di bawah ini!

Jadi, Apa itu Personalia?

Pertama, kita harus mengetahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan personalia. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), personalia adalah bagian suatu instansi/kantor yang mengurus soal-soal kepegawaian atau bagian personel.

Menurut Fillipo dalam Handoko, personalia dapat diartikan juga sebagai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat dikatakan bahwa personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola sumber daya manusia untuk mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang administratif. Tugas lain dari personalia diantaranya mengatur suatu hubungan industrial antara perusahaan dengan karyawannya.

Berbeda dari HRD yang lebih terlibat dengan karyawan, fungsi personalia atau yang juga dikenal dengan istilah manajemen personalia ialah bertanggung jawab terhadap data karyawan, payroll dan pembayaraan benefit lainnya. Pinjaman karyawan, absensi, pencatatatan cuti tahunan, dan filing dokumen juga termasuk pada fungsi personalia.

Tujuan Utama Personalia

Merujuk kembali pada definisi personalia, tujuan utamanya adalah menyinergikan tujuan perusahaan dengan seluruh sumber daya yang ada. Seperti yang dijelaskan oleh Manulang, ada dua macam tujuan dari personalia ini, yaitu:

Production-Minded (Efisiensi dan Daya Guna)

Tujuan yang pertama adalah untuk efisiensi dan daya guna. Dengan adanya personalia ini, kinerja di sebuah perusahaan akan lebih efisien dan bisa mendayagunakan sumber daya dengan baik.

People-Minded (Kerjasama)

Selanjutnya, ada kerjasama. Maksud dari kerjasama di sini adalah bisa membangun kinerja tim yang baik. Tujuannya agar bisa sejalan dan tercapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan dari kerjasama tim tersebut.

Dari penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan personalia sangat berhubungan dengan upaya untuk menciptakan kondisi, dimana setiap pegawai dapat memberikan sumbangsih yang maksimal kepada atasannya. Alasannya, efisiensi hanya bisa tercapai bila ada kerjasama yang maksimal dari para pegawai.

Fungsi dari Personalia

Selanjutnya, hal lain yang perlu kamu ketahui tentang personalia adalah fungsinya. Terkait dengan tujuannya maka fungsi yang dimiliki adalah:

Fungsi Perencanaan

Adanya fungsi perencanaan berarti menentukan program personalia yang nantinya bisa membantu pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Dalam menyusun tujuan tersebut, harus ada campur tangan aktif dari manajer personalia.

Fungsi Pengorganisasian

Ketika perusahaan telah menentukan fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh semua anggota, maka manajer personalia harus membentuk organisasi. Hal ini dilakukan dengan merancang susunan dari berbagai hubungan di antara jabatan personalia, serta berbagai faktor fisik.

Fungsi Pengarahan

Ketiga adalah fungsi pengarahan. Dimana, setelah manajer personalia melakukan perencanaan dan pengorganisasian, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pengarahan terhadap pekerjaan. Fungsi ini berarti mengupayakan agar para pegawai bekerja dengan efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.

Fungsi Pengawasan

Terakhir, ada fungsi pengawasan yang berarti manajer personalia melakukan observasi terhadap kegiatan atau aktivitas karyawan. Di sini manajemen personalia mengamati dan membandingkan antara perencanaan dan pelaksanaan, dan mengoreksinya bila terjadi penyimpangan.

Dengan kata lain, pengawasan adalah fungsi yang menyangkut masalah pengaturan berbagai jenis kegiatan sesuai dengan rencana personalia yang sudah disusun, sebagai dasar analisis dari tujuan suatu organisasi fundamental.

Tugas Pokok Personalia

Setelah mengetahui tujuan dan fungsinya, sekarang kamu juga harus memahami, apa sih tugas yang dimiliki oleh personalia? Terdapat beberapa tugas yang diemban, Namun, inti yang dimiliki oleh personalia ini adalah berada dalam hal pengadaan tenaga kerja berkualitas dengan kuantitas yang memadai.

Karena manajemen personalia selalu berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM), maka tugas mereka antara lain:

  • Melakukan seleksi tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan dan memastikan calon karyawan yang direkrut berada di posisi yang tepat.
  • Merancang anggaran untuk tenaga kerja.
  • Membuat job description, job specification dan job analysis.
  • Menentukan dan memberikan sumber daya manusia pada perusahaan. Bisa dalam bentuk rekomendasi atau melakukan proses perekrutan.
  • Mendidik, mengurus, dan mengembangkan sumber daya manusia. Ini meliputi proses pendidikan para pekerja yang ada di perusahaan.
  • Mengurus segala hal tentang pensiun dan pemberhentian karyawan. Termasuk di dalamnya adalah pemutusan tenaga kerja (PHK), serta seluruh kesejahteraan karyawan.

Jadi, bisa disimpulkan bahwa tugas dari personalia adalah melakukan seleksi, merancang anggaran dan job desc serta mengurus segala hal yang berhubungan dengan karyawan. Baik itu yang masih bekerja, ataupun yang telah pensiun dan/atau akan pensiun.

Pengembangan Personalia

Sebagai suatu organisasi yang bertumbuh, sebuah perusahaan selalu membutuhkan perhatian kedalam, yaitu terhadap dirinya sendiri yang tertuju kepada usaha mempertahankan kelangsungan hidup, peningkatan dan agen pembaharuan.

Salah satu aktivitas untuk mencapainya, dengan jalan melakukan pengembangan personalia perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mencegah pemakaian pengetahuan yang sudah usang dan pelaksanaan tugas yang ketinggalan zaman.

Tujuan latihan dan pendidikan personalia antara lain sebagai berikut.

  1. Untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas output
  2. Merealisasi perencanaan personalia
  3. Meningkatkan moral kerja
  4. Meningkatkan penghasilan/kesejahteraan
  5. Meningkatkan kesehatan dan keamanan
  6. Mencegah ketuaan
  7. Untuk mengembangkan personalia

Hubungan Personalia

Hubungan organisasi berkaitan dengan iklim organisasi. Iklim organisasi ialah karakteristik organisasi tertentu yang membedakannya dengan organisasi yang lain, yang dapat memengaruhi perilaku para anggotanya.

Iklim organisasi adalah perluasan konsep moral kerja. Bila moral kerja hanya menyangkut sikap individu atau kelompok dalam bekerja, maka iklim mencakup praktek, tradisi dan kebiasaan bekerja dalam organisasi.

Menurut para ahli bisnis, iklim organisasi perlu diperhatikan, karena ia menyangkut produktivitas dan kemanusiaan. Mudah dipahami bahwa produktivitas sebuah perusahaan ditentukan oleh praktek dan tradisi/kebiasaan bekerja personalianya.

Bila personalianya memiliki kebiasaan bekerja secara efektif dan efesien, maka akan dapat meningkatkan produktivitas, sebaliknya, jika mereka memiliki kebiasaan bekerja secara santai dan kurang cermat, akan merugikan organisasi.

Personalia vs. Human Resource Development (HRD)

Setelah membaca penjelasan di atas, sudah bisakah kamu membedakannya dengan HRD? Dapat disimpulkan bahwa perbedaan antara HRD dan personalia terdapat pada ruang lingkup kerja keduanya. Personalia cenderung berada di area administrasi yang mendukung terlaksananya fungsi HRD.

Tanpa keberadaannya, maka fungsi HRD pun akan sulit terlaksana karena keduanya memiliki aspek yang berkaitan. Namun, tak dapat dipungkiri, bahwa kini banyak HRD yang juga mengerjakan tugas dari divisi ini sehingga tingkat fokus berkurang.

Akan tetapi, peran keduanya tetap diperlukan oleh perusahaan, agar kinerja dalam mengelola human resource bisa terjadi secara maksimal.

Bagaimana? Apa dengan penjelasan mengenai personalia di atas, kamu sudah bisa membedakan fungsi dan perannya dengan Human Resource Department dalam kinerjanya di sebuah perusahaan?

Nah, untuk mempermudahmu dalam mengembangkan sumber daya manusia yang ada di perusahaan, kamu bisa menggunakan aplikasi JojoTimes lho! Aplikasi ini akan membantumu untuk memantau kehadiran karyawan kapanpun dan di manapun. Sehingga, kamu bisa meningkatkan kinerja tim hingga 100%. Jadi, kamu tidak perlu khawatir lagi, jika ada karyawanmu yang suka datang terlambat, atau bekerja secara remote, semua akan terpantau dengan jelas dengan aplikasi ini. Yuk, dicoba demo gratisnya!