Audit Siklus Pengeluaran, Tujuan, Jenis, Proses Maupun Strateginya

audit siklus pengeluaran

Dalam suatu perusahaan, melakukan audit siklus pengeluaran adalah hal penting yang harus diperhatikan. Bahkan ini adalah hal wajib yang harus dilakukan secara berkala. Tentu saja aktifitas tersebut bisa menimbulkan pertanyaan bagi beberapa orang. Terutama yang kurang paham akan pentingnya melakukan audit tersebut. Oleh sebab itu supaya mendapat gambaran umumnya, berikut ini sedikit penjelasan mengenai audit siklus pengeluaran baik meliputi tujuannya, jenis, proses maupun strategi yang bisa dilakukan.

Tujuan Audit

Pengeluaran yang terjadi di perusahaan atau pribadi merupakan salah satu aspek yang perlu dilakukan audit atau pemeriksaan. Tujuan utama dari audit siklus pengeluaran adalah untuk memverifikasi pengeluaran yang telah terjadi di dalam perusahaan dalam jangka waktu tertentu. tidak jarang di dalam perusahaan terjadi pengeluaran-pengeluaran yang tidak memiliki dasar, tujuan, dan pertanggung jawabannya. Untuk mengetahui apakah pengeluaran yang terjadi merupakan pengeluaran yang dapat dipertanggung jawabkan atau tidak, diperlukan audit tersebut. Dengan begitu, karyawan perusahaan yang berkaitan dengan siklus pengeluaran perusahaan seperti operasional atau sejenisnya diharapkan lebih disiplin dan tidak meremehkan administrasi terkait pengeluaran tersebut. siklus pengeluaran yang perlu diaudit antara lain pengeluaran kas, pembelian, aktiva tetap dan aktiva tidak tetap. Tidak lupa bahwa pembayaran hutang juga harus melewati audit.

Audit dapat dilakukan bersamaan dengan karyawan yang bersangkutan dengan proses atau siklus pengeluaran perusahaan. Salah satu yang pasti ikut bersama dalam proses audit adalah bagian keuangan. Bagian penjualan atau pengadaan biasanya tidak luput ikut andil dalam verifikasi data dalam proses audit siklus pengeluaran. Audit sendiri biasanya memiliki durasi yang cukup lama atau tidaknya tergantung dari kompleksitas atau durasi dari siklus pengeluaran perusahaan. Perusahaan yang memiliki standar bagus biasanya melakukan audit siklus pengeluaran perusahaan dengan rutin setiap tahunnya untuk mengetahui sehat tidaknya perusahaan saat itu.

Jenis Audit

Jenis-jenis audit yang biasa dilakukan oleh perusahaan terdiri dari 2 hal, audit internal dan audit eksternal. Perusahaan yang ingin memiliki standar ISO biasanya akan dibentuk tim khusus untuk melaksanakan kegiatan audit internal perusahaan. Perusahaan yang sudah besar pastinya memiliki banyak divisi dimana divisi-divisi tersebut menjalankan fungsinya masing-masing sesuai Standar Operasional Prosedur mereka.

Dalam melakukan audit internal di perusahaan tersebut, masing-masing divisi diharuskan bersedia untuk diaudit oleh divisi lain agar audit dapat berjalan dengan benar. Audit dengan cara ini memberikan hasil yang lebih obyektif dan sangat positif bagi perusahaan tersebut. Jika audit internal dilakukan oleh divisi itu sendiri, kekurangan administrasi siklus pengeluaran divisi tersebut akan dibiarkan atau diacuhkan agar hasil audit internal terlihat rapi, bagus, dan sempurna. Sekali lagi, bahwa hasil audit tidak akan bisa sempurna karena auditor pasti mencari celah dari setiap siklus yang terjadi saat itu.

Selain audit internal, audit eksternal biasa dilakukan oleh instansi independen untuk tujuan tertentu. salah satu tujuan dari audit eksternal yaitu untuk mendapatkan sertifikasi seperti ISO 9000. Sebelum dilakukan audit eksternal, biasanya perusahaan melakukan audit internal dengan benar agar saat audit eksternal berlangsung lebih lancar dan tidak banyak celah yang dijadikan pengurangan nilai dalam mendapatkan sertifikasi.

Proses Audit Siklus Pengeluaran

Proses audit siklus pengeluaran perusahaan bisa dilakukan di akhir tahun, saat proses sertifikasi perusahaan, atau dilakukan secara berkala. Secara idealnya, audit harus dilakukan sedini mungkin secara berkala dan konsisten. Jika audit dilaksanakan secara berkala dan konsisten, maka siklus pengeluaran perusahaan akan lebih mudah untuk ditelusuri dan diketahui pengeluaran apa saja yang terjadi selama proses siklus tersebut.

Dalam proses audit tersebut seperti ditulis di awal, dipastikan beberapa stakeholder akan dipanggil untuk memverifikasi data-data pengeluaran perusahaan atau pengeluaran di divisi tersebut. Pengeluaran yang tidak memiliki bukti lengkap administrasinya dipastikan akan dipertanyakan dalam proses audit tersebut. Untuk permasalahan seperti tidak ada data atau kekurangan data administrasi, sebaiknya ditemukan dalam proses audit internal dan diselesaikan saat itu juga atau sebelum audit eksternal dilakukan.

Pengeluaran yang memiliki administrasi rapi biasanya tidak banyak temuan-temuan auditor karena kedisiplinan para karyawan untuk taat dengan SOP perusahaan. Hal ini mampu membuahkan hasil positif saat audit dilaksanakan. Proses audit eksternal biasanya dilaksanakan oleh konsultan auditor yang sudah memegang sertifikat dan sudah berpengalaman dalam membimbing perusahaan dalam merapikan administrasi. Memang persiapan yang harus dilakukan di awal cukup rumit, membutuhkan banyak waktu dan bisa jadi harus melakukan pekerjaan ekstra. Namun hal ini menjadi salah satu kesuksesan perusahaan dalam pelaksanaan audit eksternal.

Strategi Audit

Pelaksanaan audit internal mungkin bisa lebih santai dibanding dengan audit eksternal. Akan tetapi umumnya audit internal yang dilakukan oleh internal perusahaan tidak memberikan hasil yang maksimal. Oleh sebab itu diperlukan pula audit eksternal untuk memberikan kelengkapan hasil audit yang lebih valid. Yang mana keduanya perlu adanya strategi saat pelaksanaan audit berlangsung, contohnya sebagai berikut.

  • Hal pertama yang harus dilakukan adalah mempersiapkan data dan administrasi yang lengkap dan rapi untuk keperluan audit internal maupun eksternal. Audit internal yang dilakukan dengan rapi harus dilanjutkan dengan penyimpanan bukti atau administrasi yang rapi untuk keperluan audit eksternal.
  • Selanjutnya dalam pelaksanaan audit eksternal hindari terjadi kesalahan dari siklus pengeluaran yang perusahaan lakukan. Pertanyaan-pertanyaan yang dilayangkan oleh auditor sebaiknya dijawab dengan jelas, singkat dan tepat. Jawaban yang terlalu panjang dan berputar-putar memiliki kemungkinan lebih besar ditemukannya kesalahan dan kekurangannya.
  • Kemudian ada kalanya dalam pelaksaan audit melengkapi bukti-bukti pengeluaran secara riil. Sebisa mungkin hindari ada pengeluaran yang tidak memiliki bukti fisik, seperti misalnya nota, kuitansi dan lain sebagainya.
  • Terakhir, audit harus berlangsung dengan memenuhi sesuai standar yang berlaku atau persyaratan dalam mendapatkan sertifikasi. Sehingga sebagai hasil akhir, audit siklus pengeluaran yang dilakukan oleh pihak eksternal perusahaan akan sejalan dengan ketentuan pemerintah dan hukum.

Mengatur pengeluaran perusahaan memang merupakan hal penting yang harus dilakukan. Oleh sebab itu jangan biarkan sistem pengeluaran perusahaan Anda tidak terkontrol. Gunakan sistem yang jelas dan memudahkan. Salah satunya yaitu JojoExpense yang akan membantu perusahaan Anda mengontrol pengeluaran secara lebih baik. Bahkan membantu pengontrolan otomatis kapan saja dan dimana saja. Sehingga perusahaan tidak mengalami kerugian dan bisa mengoptimalkan pengeluaran perusahaan sepenuhnya.

Tentu hal ini berkat beberapa fitur andalan dari JojoExpense, termasuk fitur Fraud Detection, Cash Advance, Budget Controlling, dan masih banyak lagi. Dengan fitur-fitur inilah pengeluaran perusahaan lebih mudah untuk dikontrol kapan saja. Pekerjaan akuntan akan jauh lebih mudah, bahkan juga lebih efisien. Tidak perlu waktu lama dan panjang dalam melakukan audit siklus pengeluaran perusahaan Anda. Tidak perlu ragu dan yakinlah, segera coba gratis JojoExpense untuk melihat secara langsung bagaimana sistem ini bekerja secara optimal dalam pengeluaran perusahaan Anda.