Pengertian dan Contoh Notulen Rapat dalam Kegiatan Bisnis

Notulen rapat merupakan hal yang wajib dibuat saat kita melakukan pertemuan, baik dengan internal perusahaan, maupun dengan klien. Mengapa? Supaya kita bisa mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai dokumentasi kegiatan rapat, dan sehingga kita bisa me-review dan meningkatkan usaha dengan ide-ide yang telah didiskusikan.

Tapi, kamu sudah tahu belum pengertian, fungsi, dan contoh notulen rapat ini? Yuk, cari tahu semuanya di artikel ini bersama-sama!

Apa yang Dimaksud dengan Notulen Rapat?

Notulen rapat merupakan ringkasan tentang jalannya rapat, seminar, diskusi, atau sidang dan hal yang dibicarakan serta diputuskan dalam rapat tersebut dari awal acara sampai akhir acara.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) notulen atau notula yaitu cacatan singkat mengenai jalannya persidangan / rapat dan hal yang dibicarakan serta diputuskan.

Biasanya, yang termasuk dalam notulen rapat ini mulai dari hari/ tanggal, tempat, waktu, daftar peserta, isi rapat, kesimpulan, dan tanda tangan dari perserta maupun pemimpin rapat.

Notula atau notulen ini berupa catatan kecil dalam rapat dan biasanya ditulis oleh notulis. Karena itu, notulen rapat ini bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara meyeluruh tentang isi dan ringkasan pembicaraan rapat.

Fungsi dari Notulen Rapat

Ada beberapa fungsi dari notulen rapat untuk kelangsungan kegiatan rapat, yaitu:

Dokumentasi Tertulis Rapat

Sebagai bukti dokumentasi  tertulis telah diadakannya rapat dalam perusahaan atau lembaga.

Pengukur Kesuksesan Rapat

Sebagai pengukur sukses atau tidaknya suatu rapat.

Hasil Keputusan Rapat

Berfungsi sebagai pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari keputusan rapat.

Pengertian Notulis

Kamu tertarik untuk menjadi seorang notulis dalam suatu rapat? Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) notulis merupakan orang yang bertugas membuat notulen atau catatan rapat.

Dengan begitu, notulis adalah orang yang mampu meyimak, dan menulis dengan baik agar hal – hal yang ada dalam diskusi tartangkap dengan baik. Jadi, seorang notulis wajib mencatatkan hasil dari jalannya diskusi dari mulai awal hingga akhir acara.

Tugas Notulis

Notulis mempuyai tugas dan peranan yang sangat penting didalam kegiatan rapat. Berikut beberapa tugas dan hal – hal yang harus ditulis notulis di dalam diskusi, yaitu :

Mencatat topik Masalah

Menuliskan topik dan judul permasalahan atau isi rapat secara lengkap dan jelas.

Mencatat Waktu Rapat

Mencatatkan waktu (jam) dan tempat diskusi dilaksanakan sebagai menjadi acuan untuk menentukan rapat selanjutnya.

Mendata Jumlah Peserta

Mencatat dan mendata informasi dan jumlah peserta rapat dengan lengkap.

Menyimak dan Menjaga Ketenangan Rapat

Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi dan menjaga ketenangan selama rapat berlangsung.

Merangkum Kesimpulan

Menuliskan  dan merangkum kesimpulan atau hasil diskusi tersebut.

Membuat Dokumentasi

Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan, termasuk tulisan dan foto.

Bersifat Objektif

Pembuat notula harus dapat bersifat objektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan–gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat.

Contoh Notulen Rapat

Notulis tidak harus dari seorang sekretaris lho, karena biasanya seorang notulis akan ditunjuk tugasnya oleh pemimpin rapat, sesuai kesepakatan sebelumnya. Nah, sebagai seorang notulis yang baik harus mempersiapkan dari awal bagan atau format laporan, agar lebih mudah saat bertugas. Mau tahu contoh notulen rapat dan penjelasannya?

Isi yang terkandung didalam notulen atau notula yaitu sebagai berikut :

  • Tujuan kegiatan rapat/sidang
  • Hal – hal yang akan dibahas dalam rapat
  • Saran dan keputusan dari pelaksanaan acara
  • Waktu pelaksanaan kegiatan
  • Pihak – pihak yang terkait atau hadir dalam acara

Susunan Notula/Notulen

Didalam menulis notulen ada rangkaian yang harus diperhatikan agar disaat notulen tersusun sinkat dan sistematis. Susunan notulen rapat ini, yaitu :

Kepala Notulen

Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen. Adapun kepala notulen berisi tentang :

  • Nama atau tema yang di bahas
  • Hari dan tanggal acara dilaksanakan
  • Waktu (Jam) pelaksanaan acara
  • Tempal pelaksanaan acara
  • Unsur – unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekertaris, notulis, peserta.)

Isi notulen

isi notulen adalah bagian dari notulen yang berupa hal-hal yang di bahas dan hasil keputusan rapat. Isi     Notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi 4 yaitu :

  • Kata Pembuka
  • Pembahasan
  • Pembacaan keputusan
  • Waktu (Jam) Penutupan

Bagian akhir notulen

Bagian ini merupakan penulisan terakhir yang terkandung didalam notulen yang membahas penjelasan tentang hal – hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen dibagi menjadi 3 yaitu :

  • Nama jabatan
  • Tanda tangan
  • Nama pajabat, pangkat, atau NIP

 Penandatanganan

Penandatanganan berisi tentang tanda tangan dari pihak – pihak yang diangap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya acara rapat tersebut. Notula biasanya ditanda tangani oleh ketua, wakil ketua, sekertaris, notulis.

Kamu tertarik untuk menjadi seorang notulensi dan mencatat kegiatan rapat di perusahaan atau lembaga kamu? Kamu harus memahami betul isi dan contoh notulensi rapat ini, supaya bisa membuat pencatatan rapat yang baik dan lengkap.

JojoTimesKamu juga mau pencatatan dan pendataan absensi karyawan dan anggota rapat semakin lengkap dan cepat? Sekarang ada aplikasi JojoTimes dari Jojonomic yang bisa mempermudah kamu lho! Semua pendataan karyawan lebih mudah dan teratur dengan sistem otomatisnya, sehingga kamu bisa lebih produktif dan efisien dalam bekerja! Yuk, coba aplikasi ini sekarang juga! Jangan sampai ketinggalan ya!