General Ledger, Hal Penting yang Harus diperhatikan oleh Akuntan

Sebelumnya kamu sudah mengetahui belum apa itu general ledger? Apa masih terdengar asing di telinga kamu? Jika kamu ingin menjadi seorang akuntan kamu harus mengetahuinya lho. Kalau begitu yuk kita bahas secara detail apa itu general ledger.

General Ledger

Sebagai seorang akuntan kamu harus tidak asing mendengar pembukuan. Nah pengertian dari general ledger adalah pembukuan besar yang merupakan dari kumpulan akun-akun yang dipakai dalam sebuah perusahaan dan akun-akun tersebut harus disusun secara teratur sesuai dengan klasifikasi akun.

Akun yang masuk dalam klasifikasi adalah akun asset, liabilities, dan ekuitas, nah akun inilah yang dilaporkan dalam pembukuan besar atau general ledger. Akun yang dilaporkan dalam klasifikasi ini juga bisa disebut sebagai akun ril. Nah setiap klasifikasi ini masih bisa dikelompokkan ke dalam pos-pos akun sebagai berikut:

Aset

Secara definisi aset itu adalah kekayaan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Kekayaan ini dimiliki suatu perusahaan dengan jumlah yang cukup banyak. Oleh sebab itu, aset dapat dikelompokkan sebagai berikut:

Aset Lancar

Yang dimaksud dari aset lancar adalah aset yang berupa uang tunai yang cepat menjadi uang atau menjadi biaya dalam waktu kurang dari satu tahun. Contoh dari aset ini adalah kas, surat yang berharga, piutang dagang, persediaan barang dagang, pendapatan yang harus ditagihkan, pembayaran uang muka atau biasanya dibilang DP.

Investasi Jangka Panjang

Selain aset lancar, investasi jangka panjang juga merupakan sebuah aset. Investasi jangka panjang yang dimaksud sebagai aset adalah aset yang  berbentuk saham atau obligasi dalam jangka satu tahun atau lebih, investasi ini dilakukan dengan cara memberikan aset ke perusahaan lain.

Investasi yang berupasa saham bertujuan untuk mengontrol perusahaan lain dan untuk mendapatkan keuntungan dalam bentuk dividen. Sedangkan investasi yang berupa obligasi mendapatkan asetnya lewat bunga tetap.

Aset Tetap

Kemudian ada yang namanya sebagai aset tetap, aset tetap adalah aset yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat dipakai lebih dari satu tahun atau yang mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun yang berupa aset tetap berwujud. Nilai yang ada dalam aset tetap adalah sebesar dari harga perolehan. Aset ini juga dapat mengalami pengurangan nilai dari harga beli atau jual. Contoh dari aset tetap adalah tanah, gedung, mesin, dan kendaraan.

Aset tak Terwujud

Yang terakhir adalah aset tak terwujud, aset ini mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun dan tidak mempunyai bentuk fisik yang nampak. Nilai yang tercatat sebesar harga perolehan, berkurangnya nilai aset tetap tak terwujud dapat dicatat langsung mengurangi harga perolehan aset tersebut. Contoh dari aset ini adalah goodwill, hak paten, trade mark.

Liabilities

Nah tadi kan kita udah bahas tentang aset nih, sekarang kita bahas liabilities yuk. Jadi liabilities adalah hutang kepada pihak lain yang harus dibayarkan. Liabilities juga dibagi menjadi 2 kelompok. Apa saja kah itu? Yuk kita lihat di bawah ini.

Hutang Jangka Pendek

Hutang jangka pendek adalah hutang kepada pihak lain yang pembayarannya kurang dari satu tahun. Contohnya seperti hutang dagang, utang wesel, biaya yang wajib harus dibayarkan, pembayaran muka saat penyewaan.

Hutang Jangka Panjang

Hutang kepada pihal yang harus dilunasi dalam jangka waktu lebih, biasanya jangka waktunya minimal satu tahun. Contoh pada hutang jangka panjang ini adalah hutang hipotik, hutang obligasi, kredit investasi, dan kartu ekuitas.

Ingat loh hutang ini bukan dilakukan oleh seseorang, tetapi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Biasanya, perusahaan yang baru mulai masuk ke dunia bisnis akan terlibat hutang terlebih dahulu agar perusahaannya mempunyai modal yang cukup untuk bersaing.

Ekuitas

Terakhir yang dimasukkan dalam klasifikasi pembukuan besar atau general ledger adalah ekuitas. Ekuitas ini adalah hak pemilik perusahaan yang ditanamkan dalam perusahaan. Ekuitas ini terdiri dari setoran pemilik dan sisal aba yang ditahan.

Jadi ketiga itulah yang akan dimasukkan ke dalam klasifikasi general ledger ini adalah akun yang akan diolah. Kamu sebagai akuntan jangan sampai mengelolah ketiga hal itu saat membuat general ledger yha!

Fungsi General Ledger

Nah, sekarang kita bahas yuk fungsi dari general ledger itu apa. Sebagai seorang akuntan kamu harus tahu fungsi dari apa yang kamu kerjakan. Jadi kamu juga mengerti apa yang harus kamu kerjakan. Yuk kita bahas fungsi dari general ledger biar kamu lebih tahu!

Pertama, untuk mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat fungsi dari ini untuk memastikan bahwa data yang ada itu benar.

Kedua, untuk memposting transaksi – transaksi tersebut pada akun yang sesuai. Fungsi ini bertujuan untuk menjaga transparansi yang ada.

Ketiga, untuk menjaga keseimbangan debit dan kredit pada akun – akun tersebut.

Keempat, Mengkomodasi pencataan jurnal penyesuaian.

Kelima, Membuat laporan keuangan yang handal dan tepat waktu pada setiap periode akuntansi.

Jadi saat penyusunan general ledger, kamu harus menjalankan fungsi-fungsi tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam penyusunan. Pelajari lebih dalam ya jika kamu ingin menyusun general ledger.

Tujuan General Ledger

Selain fungsi, kamu juga harus mengetahui tujuan dalam penysunan pembukuan besar ini. Berikut tujuan dalam penyusunan pembukuan besar.

Pertama, Mencatat transaksi akuntansi secara akurat dan tepat waktu.

Kedua, Memposting transaksi ke akun yang sesuai.

Ketiga, Menjaga keseimbangan debet dan kredit untuk masing-masing akun.

Keempat, Mengakomodasikan jurnal penyesuaian, serta

Kelima, Menyediakan laporan keuangan yang handal dan tepat waktu dalam setiap periode akuntansi.

Aktivitas General Ledger

Sekarang kamu sudah tahukan fungsi dari tujuan penyusunan pembukuan besar ini. Tapi tidak cukup sampai disitu saja nih, kita juga harus mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan oleh seorang akuntan dalam penyususnan pembukuan besar. Mungkin pembahasan ini akan lebih mengarah ke praktik langsung ketika kamu sudah menjabat sebagai akuntan. Yuk kita lihat apa aja aktivitasnya!

Update General Ledger

Update general ledger ini dibagi menjadi dua sumber. Apa aja sih sumbernya? Kalian pasti ingin tahukan! Yuk kita lihat ke bawah.

Accounting Subsystem

Secara teori general ledger bisa diperbaharui untuk tiap-tiap transaksi individual, namun pada prakteknya, variasi subsistem akuntansi bisa memperbahuri general ledger dengan rangkuman jurnal, yang menampilkan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama periode tertentu.

Treasurer

Bagian ini menghasilkan catatan jurnal individual untuk memperbaharui general ledger bagi transaksi tidak rutin seperti penjualan atau pembelian surat berharga penanaman modal.

Post Adjusting Entries

Kedua ada aktivitas post adjusting entries, aktivitas ini berasal dari pengendali setelah trial balance disisipkan. Trial balance sendiri adalah laporan yang berisi keseimbangan untuk semua akun general ledger. Adjustin entries dijadikan menjadi lima kategori dasar. Apa saja kah kelima kategori itu? Mari kita bahas!

Accruals

Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan transaksi yang telah terjadi namun kas belum diterima atau belum dibayar. Contohnya pencatatan pendapatan sewa.

Defferals

Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan pertukaran dari kas yang dibayar dimuka untuk pelaksanaan dari kejadian yang berhubungan.

Estimates

Mewakili catatan-catatan yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk menggambarkan pertukaran dari kas yang dibayar dimuka untuk pelaksanaan dari kejadian yang berhubungan.

Revalutions

Mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk menggambarkan perbedaan antara nilai sebenarnya dengan nilai yang tercatat dari suatu asset atau perubahan prinsip akuntansi. Contohnya perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan.

Corrections

Mewakili catatan-catatan yang dibuat untuk menggambarkan perbedaan antara nilai sebenarnya dengan nilai yang tercatat dari suatu asset atau perubahan prinsip akuntansi. Contohnya perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan.

Prepare Financial Statements

Aktivitas ketiga ada prepare financial statements. Aktivitas ini memerlukan closing entries dengan nilai penjualan dan biaya sama dengan nol, kemudian dilakukan transfer net invoice atau loss ke retained earnings.

Cara dari aktivitas ini adalah kalian menyiapkan laporan keuangan pertama kali dimulai dengan income statement yang datanya diambil dari penjualan, nilai biayanya ada pada adjusted trial balance. Kemudian dilanjutkan dengan balance sheet.

Laporan Manajerial

Aktivitas terakhir dari pembukuan ini bertujuan untuk menghasilkan laporan manajerial yang final ke dalam general ledger dan reporting system. Hasil laporan akan digunakan untuk memverifikasi akurasi proses posting.

Nah, itu dia serba-serbi dari general ledger atau dalam Bahasa Indonesianya pembukuan besar. Informasi ini sangat cocok lho untuk kamu yang ingin terjun ke dalam dunia akuntansi atau kamu yang sudah menjadi seorang akuntan. Jadi ketika kalian disuruh untuk membuat general ledger kalian akan mengetahui fungsi, tujuan, dan cara penyusunannya.

Oiya! Jangan lupa juga nih untuk mencoba aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi yang dapat mengelolah keuangan perusahaan dengan baik dan mempermudah kalian yang sedang bekerja sebagai akuntan. Kerja dan sistem yang digital ini akan memudahkanmu. Kamu bisa kerja dimana saja dan kapan saja. Efisiensi kerjamu akan meningkat, bahkan hingga 76%. Ayo buruan untuk download aplikasi JojoExpense. Cari tahu lebih jauh tentang aplikasi ini dan selamat mencoba!