Jenis dan Alasan Pembuatan Laporan HRD yang Perlu Kamu Ketahui

Layaknya divisi keuangan yang harus memberikan laporan keuangan, HRD pun harus memberikan laporan HRD yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Dengan adanya laporan tersebut perusahaan dapat melakukan evaluasi dan perbaikan pada perusahaanya.

Selain itu, perusahaan juga dapat mengambil keputusan apakah perlu menambah karyawan atau tidak untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan.

Lalu apa saja sih jenis laporan yang perlu dibuat oleh HRD perusahaan? Yuk, langsung saja kita bahas bersama-sama.

Laporan Absensi Karyawan

Jenis laporan HRD Pertama yang perlu dibuat adalah laporan absensi karyawan. Laporan ini berisi data kehadiran karywan yang dapat digunakan sebagai dasar pembayaran gaji ataupun tunjangan seorang karyawan.

 

Tidak hanya itu laporan absensi karywan penting untuk dilakukan karena merupakan dasar dari KPI (key performance indicator) dalam mengukur kinerja karyawan tersebut.

Laporan Cuti Karyawan

Cuti merupakan hak karyawan yang diatur dalam UU No.13 tahun 2003 tentang ketagakerjaan. Pada pasal 79 disebutkan bahwa Pengusaha wajib memberi waktu istirahaat dan cuti kepada pekerja/buruh.

Untuk cuti tahunan perusahaan harus, sekurang-kurangnya memberikan cuti selama 12 (dua belas) hari kerja setelah pekerja/buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 (dua belas) bulan secara terus menerus.

Laporan cuti perlu dibuat agar perusahaan dapat mengetahui sisa cuti para karyawannya.

Laporan Izin Sakit dan Izin Tidak Masuk

Izin sakit berbeda dengan cuti, oleh karena itu pihak HRD harus membuat terpisah. Kenapa? Karena karyawan yang tidak bekerja karena alasan sakit dan disertai dengan bukti yang kuat berhak atas upah kerja hariannya sesuai dengan ketentuan UU No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan.

Pada pasal 79 disebutkan bahwa perusahan memang berhak untuk tidak memberikan upah kepada buruh atau karyawannya, apabila karyawan tersebut tidak melaksanakan tugas dan pekerjaanya.

Namun, kalimat kedua menjelaskan bahwa perusahaan wajib tetap memberikan upah kepada karyawan apabila:

  1. Karywan sakit sehingga tidak bisa melakukan pekerjaan
  2. Karyawan pada hari pertama dan kedua masa haidnya sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan
  3. Pegawai menikah, menikahkan, mengkhitankan anak, membabtiskan anak, istri melahirkan, istri keguguran, serta anggota keluarga satu rumah meninggal
  4. Pegawai tidak dapat melaksanakan pekerjaannya karena menjalankan kewajiban agamanya
  5. Pekerjaan yang sudah dijanjikan tapi pengusaha tidak mempekerjakanya karena kesalahan pengusaha atau perusahaan
  6. Melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan

Laporan Gaji Karyawan

Laporan HRD selanjutnya adalah laporan gaji karyawan. Hal ini penting dari sisi manajemen keuangan perusahaan yang dapat mempengaruhi kebijakan perekrutan dan pembudgetan.

Karena perusahaan tidak hanya perlu melakukan pembayaran gaji kepada karyawannya, tetapi juga harus membayarkan pajak penghasilan karyawanya kepada negara.

Mengapa HRD Perlu Membuat Laporan?

Ada 6 alasan utama mengapa HRD perusahaan perlu membuat laporan yang berkala. Tersajinya data karyawan pada laporan yang dibut dapat memberikan perkiraan resiko yang ditimbulkan oleh sumber daya manusia.

Berikut penjelasan 6 alasan mengpa HRD perusahaan perlu membuat laporan.

Identifikasi Masalah

Alasan pertama adalah laporan HRD dapat mengidentifikasi masalah turnover dan retention karyawan. Pihak HRD dapat membuat analisa masalah yang ada dan mencari solusi untuk menurunkan turnover karyawan dan meningkatkan retention karyawan yang kompeten.

Mengapa retention karyawan menjadi hal penting bagi sebuah perusahaan? Karena jika perusahaan melakukan perekruta karyawan baru, umumnya perusaahaan akan melakukan pelatihan, memberikan orientasi kebijakan dan aturan yang ada diperusahaan.

Tentunya hal ini membutuhkan waktu lebih untuk fase penyesuaian.

Pengelolaaan Informasi

Laporan HRD yang dibuat baik laporan bulanan atau tahunan akan memberikan perusahaan insinght atau pengertian secara mendalam terhadap perkembangan yang berjalan serta potensi resiko yang mungkin timbul pada pengelolaan sumber daya menusia.

Resiko yang dimaksud bisa seperti, lamanya waktu pergantian proses karyawan pada saat karyawan akan mengundurkan diri yang dapat menyebabkan kekosongan pada suatu posisi pekerjaan.

Monitoring

Perusahaan akan terbantu dengan laporan yang dibuat untuk mendeteksi resiko yang mungkin ditimbulkan oleh karywan dengan melakukan monitorin dan menuntaskan masalah tersebut sebelum berdampak negatif kepada perusahaan.

Effective Planning

Laporan yang dibuat dapat dijadikan acuan untuk merencanakan strategi perusahaan yang dimulai dari proses rekrutmen hingga peningkatan kompetensi serta keikutserataan karyawan usaha meningkatkan pertumbuhan perusahaan.

Data Penting Pada Setiap Laporan HRD

Untuk dapat memberi informasi yang jelas secara keseluruhan, laporan yang dibuat haruslah memiliki indikator dan data yang terukur. Berikut adalah indikator dan data penting pada pembuatan laporan HRD.

Cost per Hire

Cost per hire adalah biaya yang dibutuhkan perusahaan untuk menemukan dan merekrut karyawan yang kompeten. Biaya ini tidak hanya dilihat dari gaji yang diberikan, tapi juga biaya perekrutan dan pelatihan guna meningkatkan kompetensi karyawan.

Tingkat Konversi Rekrutmen

Tingkat konversi rekrutmen yang tinggi menunjukan cara terbaik dalam merekrut karyawan. Intinya adalah perusahaan berusaha mencari cara atau metode terbaik menemukan karyawan yang memiliki potensi dan kompetensi dengan biaya serendah mungkin.

Turnover Rate

Indikator ini menunjukan sebarapa besar potensi karywan meninggalkan perusahaan. Apabila perusahaan memiliki turnover rate yang tinggi, bisa dipastikan ada masalah dalam pengelolaan sumber daya manusianya.

Hal yang harus dihindari dan dicegah adalah keluarnya karyawan berpotensi dan memiliki kompetensi yang dapat memberikan dampak positif kepada perusahaan.

Time to Fill

Hal ini menunjukan seberama lama waktu yang dibutuhkan HRD untuk menemukan karyawan baru yang sesuai dengan kriteria perusahaan.

Jam Lembur

Data ini menunjukan seberapa besar beban kerja karyawan. Tidak hanya itu data ini juga dapat menunjukan dedikasi dan integritas karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diberikan.

Namun disisi lain jam lembur yang tinggi juga dapat menunjukan sesuatu yang salah. Misal, pemberian volume kerja berlebihan dapat menurunkan motivasi kerja karyawan yang bisa berujung pada keluarnya karywan tersebut dari perusahaan.

Biaya Pelatihan

Seberapa besar biaya pelatihan yang dikeluarkan perusahaan dibanding hasil atua keuntungan nyata yang diperoleh dari pelatihan tersebut. Jika dirasa pelatihan kurang efisien, perusahaan dapat mencari cara atau pelatihan baru guna meningkatkan kompetensi karyawan.

Bisa juga perusahaan memutuskan untuk sama sekali meniadakan pelatihan, bila dianggap tidak membuahkan hasil yang diharapkan.

Rasio Antara Karyawan Laki-Laki dan Perempuan

Indikator ini mengukur tingkat keanekaragaman karyawan dalam perusahaan, apakah proses rekrutmen memiliki permasalahan prasangka gender.

Prasangka gender di eras saat ini sebaiknya dihindari oleh setiap perusahaan, mengingat dapat menigkatnya kemungkinan perusahaan merekrut pegawai yang kompeten dibanding perusahaan yang hanya memfavoritkan satu gender dibanding gender lainnya.

Jangka Waktu Rata-Rata Menetapnya Karyawan

Data ini menunjukan berapa lama karyawan akan bertahan pada sebuah perusahaan, sehingga perusahaan dapat memprediksi kemungkinan terjadinya pengurangan karyawan.

Semakin lama karyawan berkompeten tinggal semakin besar return on investment yang diperoleh perusahaan dari karyawan tersebut.

JojoTImes

Untuk mengelola sumber daya manusia perusahaan kamu bisa coba menggunakan aplikasi JojoTimes yang dapat mempermudah kamu memantau karyawan kapanpun dan dimanpun.

Untuk melakukan absensi karyawan kamu hanya perlu melakukan selfi dan data absensi akan langsung terekam secara digital dan tersimpan dalam server berbasi cloud.

Dengan adanya fitur fake ID detection, biometric face recognition, serta geo tagging teknologi yang akurat, kamu tidak perlu khawatir lagi manipulasi absensi akan terjadi di perusahaanmu.