Manajemen Proyek Dengan Berbagai Macam Kendala Dan Jalan Keluarnya

manajemen proyek

Keberhasilan sebuah proyek umumnya tidak luput dari manajemen proyek yang efektif dan efisien. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan, karena dengan penataan yang sesuai maka hasil yang diperoleh akan sesuai dengan ekspetasi. Adapun manajemen proyek itu sendiri merupakan upaya dari sejumlah pihak yang difokuskan oleh seorang pimpinan dalam memastikan bahwa semua pihak terkait dalam proyek berjalan sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan. Tidak hanya itu saja, tetapi berupaya supaya jadwal serta ketentuan yang ditetapkan dapat dilaksanakan sepenuhnya sehingga tercapai tujuan dari pelaksanaan proyek tersebut dengan cara yang efektif, efisien dan optimal.

Tentu saja ada banyak hal yang patut diperhatikan dalam pelaksanaan manajemen proyek tersebut. Berbagai macam aspek dan segi sering kali menjadi pertimbangan penting. Baik itu faktor fisik, eksternal, internal maupun psikologis. Untuk lebih lengkapnya tentang informasi berkaitan dengan hal tersebut, termasuk bagaimana manfaat pelaksanaan manajemen yang baik dan langkah-langkahnya, berikut ini informasi lebih jelas mengenai hal tersebut.

manajemen proyek

Tujuan Dan Manfaat Manajemen Proyek

Hal pertama yang patut untuk diketahui dan disadari oleh banyak pihak yaitu tujuan serta manfaat yang diharapkan dari pengaturan proyek tersebut. Pada dasarnya pengaturan ini bertujuan untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Sehingga pada perjalanannya tidak ada kendala yang menghentikan jalannya proyek atau menimbulkan keterlambatan pada proyek itu sendiri. Dengan memastikan pengaturan yang tepat dan efisien, maka tentu saja hal ini bisa membawa beberapa manfaat signifikan pada sebuah proyek, meliputi antara lain yaitu sebagai berikut:

  • Beban tugas yang merata dan jelas antara setiap personel yang tergabung dalam proyek. Sehingga pembagian kerja cukup jelas dan semua beban pekerjaan ditanggung sama rata oleh setiap orang di dalam proyek tersebut.
  • Memastikan keselarasan dalam mencapai tujuan proyek yang sama. Meskipun dalam sebuah proyek terdiri dari berbagai macam profesi dan personaliti, namun dengan pengaturan yang sesuai maka semua hal tetap dapat berjalan secara berkesinambungan satu dengan yang lain.
  • Mencapai visi dan misi proyek secara tepat waktu. Dengan pengaturan maksimal, maka keterlambatan bisa dihindari sebisa mungkin.
  • Mencegah pembengkakan dana yang tidak perlu. Dengan pengaturan di awal maka dana bisa dialokasikan dan tersedia pada hal yang tepat.

Kendala Dalam Manajemen Proyek

Tentu dalam perjalanan melakukan perencanaan dan pengaturan sebuah proyek, ada beberapa kendala yang tidak bisa dihindari. Sehingga sering kali menjadi penghalang dari kemajuan dan perkembangan proyek itu sendiri. Umumnya beberapa kendala ini meliputi yaitu sebagai berikut:

  • Sumber daya yang tidak memenuhi. Sering kali dalam sebuah proyek terkendala dengan terbatasnya sumber daya yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan di dalam proyek tersebut. Sehingga satu orang harus memegang beberapa peranan sekaligus. Disinilah kinerja pimpinan sangat dibutuhkan, terutama dalam memastikan setiap tugas yang diberikan pada para pekerja berjalan dengan lancar. Sehingga meskipun sumber daya sangat minim, namun proyek tidak mengalami kendala yang berarti.
  • Waktu terlalu singkat, ada banyak kasus dimana proyek selalu dihadapkan pada waktu pengerjaan yang cukup singkat dan cepat. Sehingga banyak dari anggota tim proyek yang merasa kewalahan untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan. Kondisi ini memaksa tim proyek untuk bekerja ekstra dan bahkan tidak jarang harus bekerja lembur untuk menyelesaikannya. Tentu saja dalam hal manajemen proyek yang efektif, hal ini menjadi penghalang dan masalah yang harus dihadapi dengan seksama.
  • Kendala komunikasi, inilah hal yang sering kali terjadi. Tidak ada komunikasi satu dengan yang lain, atau salah pengertian dalam mengutarakan maupun menerima maksud yang diinginkan. Oleh karena itu menjaga komunikasi antar pihak adalah hal yang sangat penting. Sehingga nantinya tercapai satu kesepakatan yang sejalan dan proyek bisa terselesaikan dengan baik dan cepat.
  • Masalah dana, ini juga sering menjadi masalah utama pada sebuah proyek. Keterbatasan dana ini memaksa pemimpin proyek untuk bisa maksimal dalam melakukan pengaturan dana tersebut. Sehingga dana bisa dialokasikan dengan tepat pada sektor yang membutuhkan.

Langkah Mengatasi Masalah Yang Terjadi

Dengan memahami apa saja kendala yang mungkin terjadi dalam proses pengaturan proyek, maka tentu diperlukan langkah-langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut. Kebanyakan perusahaan sering kali tidak memiliki jalan keluar yang maksimal terhadap adanya kendala dalam proyek. Oleh karena itu ada baiknya melihat lebih jauh beberapa tips dan langkah berikut yang bisa membantu untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam proses pengaturan atau manajemen proyek tersebut.

  • Pastikan untuk memiliki jumlah anggota proyek yang memadai. Pastikan juga setiap personel bekerja sesuai keahlian dan kemampuan yang sesuai dengan beban dalam proyek. Sehingga nantinya proyek bisa dikerjakan secara profesional serta dapat terselesaikan sesuai waktu yang telah ditetapkan.
  • Sebaiknya rencanakan alokasi dana yang diperlukan untuk setiap sektor dalam proyek tersebut. Sehingga tidak perlu ada kebutuhan dana tambahan yang tidak perlu bagi setiap sektor pada prakteknya nanti.
  • Ketahui personaliti dan kemampuan masing-masing personel yang tergabung dalam proyek. Setiap orang bisa memiliki keunikan tersendiri. Oleh sebab itu pastikan supaya dapat menjaga pola pikir termasuk visi dan misi setiap personel dalam membantu menyelesaikan proyek yang dikerjakan bersama. Jaga pula kondisi emosi dan mentalitas tiap anggota proyek, termasuk juga kesehatan dan keselamatan kerja. Dengan demikian maka proyek bisa diselesaikan dengan baik tanpa adanya kendala faktor-faktor tersebut.
  • Selalu lakukan komunikasi antar personel apabila terjadi sebuah kendala. Utarakan setiap persoalan di dalam proyek dan bersama carilah solusinya. Lakukan pengawasan menyeluruh dan pastikan semua berada di dalam kendali pimpinan proyek. Dengan demikian maka manajemen proyek bisa berjalan secara optimal.

Memastikan pelaksanaan manajemen proyek yang tepat dan sesuai memang terbukti sangat dibutuhkan. Seperti yang telah diinformasikan di atas, hal ini menentukan keberhasilan sebuah proyek yang dilaksanakan dalam perusahaan. Demikian halnya pengaturan absensi dan kehadiran karyawan. Perlu untuk dilakukan secara optimal termasuk dilakukan pengawasan yang efektif. Salah satunya melalui penggunaan produk JojoTimes. Dengan menggunakan produk tersebut, maka absensi karyawan dapat direkam secara optimal serta dapat mengetahui kehadiran karyawan dimana saja. Tidak hanya itu saja, produk ini membantu tim HRD dalam memantau potensi karyawan, memasukkan data dengan cepat dan melakukan pemetaan kebutuhan pelatihan karyawan.

Semua manfaat yang menarik tersebut bisa diperoleh berkat beberapa fitur andalan yang terdapat dalam JojoTimes. Fitur tersebut meliputi Monitor Team Location via Geotagging, Fingerprint Feature, Check In & Check Out Monitoring, Multiple clock-in and clock-out, Leave Management, Real Time Leave Approval, serta beberapa fitur menarik lainnya. Oleh karena itu sebaiknya jangan ragu untuk beralih menggunakan produk JojoTimes. Pastikan untuk mendapatkan coba gratis produk ini di perusahaan Anda sekarang juga. Jangan biarkan sistem absensi manual yang melelahkan mengganggu kinerja tim HRD perusahaan, maju bersama dengan produk JojoTimes.