Apakah kalian tahu tentang istilah tutup buku? Bagi orang yang berkecimpung di dunia bisnis atau bekerja sebagai akuntan, ini bukanlah hal yang asing.
Tetapi buat kamu sebagai pengusaha yang mungkin tidak memiliki basic di bidang akuntansi ini merupakan hal yang baru. Sebelum membahas mengenai dasar yang digunakan tutup buku. Alangkah baiknya kita mengetahui dulu apa itu pengertian tutup buku tersebut.
Ayo! Perhatikan artikel berikut dibawah ini.
Apa itu Tutup Buku?
Kita akan mulai dari pengertian. Pengertian petutupan buku adalah kegiatan yang dilakukan di bagian keuangan untuk meng-cut off atau menutup pelaporan di akhir periode. Kegiatan petutupan buku dilakukan pada dua tahap, yaitu pada akhir bulan dan pada akhir tahun.
Konsep dasar petutupan buku adalah pemindahan nilai saldo akhir setiap akun-akun di Neraca menjadi saldo awal untuk bulan atau tahun berikutnya.
Sedangkan nilai saldo akhir setiap akun-akun di laba rugi akan ditutup dan dipindahkan ke akun laba tahun berjalan (current year earnings) setiap bulannya.
Petutupan buku akhir bulan dan tahun ini harus bahkan wajib dilakukan dengan alasan sebagai berikut:
- Melihat nilai akhir dari laporan neraca sehingga berbagai pihak seperti direksi, pemodal, dan pihak ketiga dapat melihat posisi keuangan dan kekayaan perusahaan.
- Lalu, melihat nilai akhir dari laporan laba rugi sehingga berbagai pihak seperti direksi, pemodal, dan pihak ketiga dapat melihat kinerja keuangan perusahaan yang dimaksud.
- Membentuk saldo awal di bulan atau tahun baru atas suatu akun-akun neraca dari saldo akhir bulan atau tahun sebelumnya.
- Menganalisis rasio keuangan
- Membagi-bagikan dividen dari laba ditahan setelah petutupan buku akhir tahun.
- Sebagai langkah cut-off data keuangan. Cut-off digunakan juga untuk data keuangan yang dikerjakan dalam software akuntansi.
Penyusun laporan keuangan harus membuat jurnal tutup buku akhir bulan (dikenal sebagai jurnal penutup) sebagai berikut:
- Penutupan saldo pendapatan
[D] Pendapatan
[K] Ikhtisar laba/ rugi - Penutupan saldo beban
[D] Ikhtisar laba/ rugi
[K] Beban - Penutupan ikhtisar laba/ rugi
[D] Ikhtisar laba/ rugi
[K] ModalModal ini dapat berupa laba tahun berjalan di mana nilainya berasal dari profit/ loss yang terbentuk dari laporan laba/ rugi.
Kemudian, setelah membahas pengertian petutupan buku, kita akan bahas bahwa kegiatan ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu petutupan buku bulanan dan petutupan buku tahunan.
- Berikut ini adalah fungsi tutup buku tahunan dan tutup buku bulanan.
Tutup Buku Akhir Bulan
Pertama adalah petutupan buku akhir bulan, fungsinya sebagai pemindahan periode akuntansi dari periode sebelumnya menuju ke periode yang berada didepannya.
Selain itu juga, petutupan buku bulanan berfungsi sebagai pembentuk jurnal (jika menggunakan software atau program) akan otomatis terbentuk jurnal, diantaranya adalah membentuk jurnal penyusutan aset dan jurnal revaluasi valuta asing (jika perusahaan ekspor/impor).
Tutup Buku Akhir Tahun
Hanya berfungsi sebagai penutup periode tahunan atau tahun berjalan dan membuat jurnal pembalik diantara laba ditahan beserta laba tahun berjalan.
Tutup buku tahunan sebenarnya tidak membentuk jurnal penyusutan aset dan revaluasi tidak seperti kamu melakukan tutup buku bulanan.
Itulah sebabnya kenapa pada saat melakukan tutup buku tahunan tanpa melakukan tutup buku bulanan terlebih dahulu maka sama sekali tidak akan terbentuk jurnal penyusutan. Seperti halnya jika kamu melakukan tutup buku bulanan.
Maka perlu untuk diingat bahwa sebelum melakukan tutup buku tahunan, terlebih dahulu urut-urutannya adalah harus melakukan tutup buku bulanan terlebih dahulu pada bulan Desember. Setelah itu baru tahapan selanjutnya adalah menutup buku tahunan.
Pada kebanyakan akuntansi, tutup buku akhir bulan dan tahunan dapat langsung dilakukan secara otomatis tanpa harus membuat jurnal secara manual. Proses tutup buku akhir bulan dan tahun ini dilakukan secara umum berada pada menu Tutup Buku.
Sejarah Menutup Buku
Istilah “buku” merujuk kembali ke masa ketika aktivitas akun buku dipertahankan. Setiap akun dilacak pada kertas buku besar, yang memiliki kolom untuk tanggal transaksi, deskripsi, dan jumlah dolar. Kertas buku besar tersebut kemudian digabungkan menjadi sebuah buku akun. Ada lima kategori akun umum:
- Aset (kas, inventaris, piutang, real estat dan peralatan yang dimiliki)
- Kewajiban (hutang, wesel bayar, akrual)
- Ekuitas (kontribusi pemilik, laba ditahan)
- Pendapatan (pendapatan atau penjualan yang dihasilkan oleh bisnis)
- Pengeluaran (jumlah yang dibayarkan untuk menjalankan bisnis)
Masing-masing kategori ini mungkin memiliki buku besar atau jurnalnya sendiri, atau kelima akun tersebut dapat digabungkan menjadi satu buku. Pada akhir setiap bulan, atau periode keuangan, seorang akuntan akan menjumlahkan semua aktivitas dan sering membuat garis di akhir untuk menandakan bahwa periode itu “ditutup”. Setelah suatu periode ditutup, tidak ada lagi entri yang dapat dimasukkan ke dalam buku untuk periode itu. Periode baru akan dibuat dalam buku untuk transaksi di masa mendatang.
Proses akuntansi ini melahirkan frase “menutup buku.” Karena departemen akuntansi menjalankan bisnis menggunakan pembukuan keuangan yang sebenarnya, itu dikenal sebagai “departemen pembukuan”.
Meskipun beberapa perusahaan masih menggunakan bahan akuntansi seperti kertas dan buku untuk melacak transaksi keuangan karena perangkat lunak jauh lebih mudah dan lebih efisien, akuntan masih menggunakan kata-kata seperti “buku”, “buku besar”, dan “jurnal”.
Prosedur
Transaksi keuangan saat ini biasanya dicatat dalam perangkat lunak akuntansi, tetapi bertahun-tahun yang lalu dicatat dalam buku akuntansi. Prosedur “menutup pembukuan” membantu memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam catatan akuntansi akurat sehingga laporan keuangan dapat dibuat dan diselesaikan. Laporan tersebut mengingatkan manajemen tentang berapa banyak uang yang mengalir masuk dan keluar dari bisnis. Manajemen akan menggunakan laporan keuangan untuk menganalisis aspek keuangan bisnis dan akan memutuskan bagaimana memperbaikinya, sementara pemangku kepentingan akan mengacu pada laporan untuk menilai seberapa baik kinerja bisnis.
Proses menutup buku memiliki tiga langkah.
- Data keuangan dimasukkan ke dalam buku atau sistem pencatatan.
- Data yang telah dimasukkan ke dalam sistem direkonsiliasi, artinya sudah diperiksa ulang untuk memastikan keakuratannya.
- Akuntan perusahaan “menutup pembukuan,” artinya mereka menyetujui dan menyelesaikan data sehingga laporan keuangan seperti laporan laba rugi dan neraca dapat dibuat.
Merekam Data
Karyawan yang ditunjuk di seluruh unit bisnis mencatat ke dalam sistem pencatatan transaksi keuangan. Catatan transaksi terdiri dari jumlah yang disajikan sebagai debit atau kredit, tanggal transaksi, deskripsi transaksi, dan sering kali berisi nomor referensi unik. Informasi ini dapat dicatat ke dalam jurnal umum atau jurnal transaksi tertentu, yang mungkin untuk penjualan produk atau jasa, penjualan aset, pembelian khusus, atau depresiasi. Pada akhir periode akuntansi, biasanya bulanan, semua entri jurnal akan dimasukkan ke dalam buku akuntansi utama: buku besar umum (GL).
GL memberikan catatan transaksi keuangan dan data yang telah terjadi selama kehidupan perusahaan dan melacak semua akun: kewajiban, aset, ekuitas, pendapatan, dan pengeluaran. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem akuntansi perusahaan, maka harus direkonsiliasi.
Rekonsiliasi Data
Rekonsiliasi data adalah prosedur akuntansi di mana catatan transaksi dibandingkan dengan laporan bank dan catatan lain untuk memastikan bahwa jumlah yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi sudah benar. Selain rekonsiliasi untuk perbankan, terdapat rekonsiliasi untuk transaksi keuangan dengan pelanggan dan vendor, serta transaksi antar perusahaan dan bisnis. Jika dokumentasi pendukung tidak sesuai dengan data yang telah direkam ke dalam GL, terdapat ketidaksesuaian. Seorang akuntan kemudian harus melakukan penelitian untuk menemukan kesalahan dan memperbaikinya untuk memastikan GL secara akurat mencerminkan aktivitas keuangan.
Menyetujui dan Menutup Buku
Setelah data direkonsiliasi, data tersebut akan dibagikan dengan akuntan atau pengontrol utama perusahaan untuk persetujuan akhir. Pengontrol kemudian menutup dan “mengunci pembukuan”, yang berarti tidak ada orang lain yang dapat menyentuh data keuangan dalam jangka waktu yang baru saja ditutup. Jika berbulan-bulan atau bertahun-tahun kemudian seseorang menemukan kesalahan atau kelalaian yang dibuat di beberapa titik di masa lalu, akuntan biasanya akan menerapkan koreksi ke bulan saat ini di mana kesalahan itu ditemukan. Jenis koreksi ini disebut entri true-up, kadang-kadang disebut sebagai entri mengejar ketinggalan.
Pelajari Dasar-Dasar Tutup Buku
Gambaran umum tentang prinsip dan praktik akuntansi yang perlu diperhatikan oleh pemilik usaha kecil saat menyusun laporan keuangan dan SPT, baik yang dilakukan bulanan maupun tahunan.
- Posting entri ke buku besar. Transfer total akun dari jurnal Anda (jurnal penjualan dan penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas) ke akun buku besar Anda.
- Jumlah total akun buku besar. Dengan membayar rekening buku besar, Anda akan sampai pada saldo akhir awal untuk setiap akun.
- Siapkan neraca saldo awal. Tambahkan semua saldo akhir akun buku besar bersama. Total debit harus sama dengan total kredit. Ini akan membantu memastikan Anda bahwa saldo akun Anda sebelum membuat entri penyesuaian.
- Siapkan jurnal penyesuaian. Penyesuaian akhir periode tertentu harus dilakukan sebelum Anda dapat menutup buku Anda
- Rekam akun buku besar umum lagi. Ini akan memberi Anda saldo yang disesuaikan dari setiap akun buku besar.
- Siapkan neraca saldo yang disesuaikan. Siapkan neraca saldo lainnya, dengan menggunakan saldo yang disesuaikan dari setiap akun buku besar. Sekali lagi, total debit harus sama dengan total kredit.
- Siapkan laporan keuangan. Setelah melacak dan mengoreksi kesalahan neraca saldo, Anda (atau akuntan Anda) siap untuk menyiapkan neraca dan laporan laba rugi.
- Siapkan entri penutup. Siapkan buku besar Anda untuk periode akuntansi berikutnya dengan membersihkan akun pendapatan dan beban dan mentransfer laba atau rugi bersih ke ekuitas pemilik. Ini dilakukan dengan menyiapkan entri jurnal yang disebut entri penutup dalam jurnal umum.
- Siapkan neraca saldo setelah penutupan. Setelah Anda membuat entri penutup, semua akun pendapatan dan beban akan memiliki saldo nol. Siapkan satu neraca saldo lagi.
Konsep Dasar Apa Saja yang berasal dari Tutup Buku?
Dalam praktik atau pengaplikasiannya, ada konsep yang perlu kamu ketahui dalam kegiatan tutup buku, yaitu:
- Memindahkan nilai dari saldo-saldo akhir dari setiap akun-akun neraca menjadi saldo awal untuk bulan atau tahun berikutnya.
- Menutup saldo akhir akun laba rugi ke akun laba tahun berjalan (Current Year Earnings).
- Menutup dan memindahkan akun laba tahun berjalan kepada akun laba ditahan (Retained Earnings).
Tujuan Tutup Buku
Mengapa tutup buku wajib dilakukan? Sebagai pembisnis kalian harus tahu tujuan dari dilakukannya tutup buku. Berikut ini uraian tujuan dilakukannya tutup buku.
Pelaporan Keuangan
Hal ini dimaksudkan agar dapat mengetahui bagaimana keadaan keuangan perusahaan. Tutup buku yang dilakukan secara berkala akan mempermudah apabila sewaktu-waktu pihak eksternal maupun internal perusahaan.
Biasanya mereka meminta data keuangan perusahaan, misalnya pemodal, untuk pajak, dan direksi.
Mengetahui Laba Rugi
Kamu perlu memastikan bahwa perusahaan yang dikelola baik-baik saja. Salah satu cara mengetahui keadaan perusahaan ialah dengan melihat tutup buku.
Dalam tutup buku kamu dapat mengetahui status keuangan pada periode tertentu. Apakah dalam periode tersebut perusahaan mengalami kerugian atau keuntungan.
Mengetahui Saldo Akhir
Sebagai pemilik perusahaan sangat penting bagi kamu untuk mengetahui nilai saldo akhir yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan membuatmu lebih memahami secara detil perkembangan bisnis yang kamu kelola.
Selain itu, kamu dapat juga mengetahui apakah target pemasukan atau pendapatan di bulan atau tahun tersebut tercapai atau tidak.
Nilai saldo akhir dalam neraca juga akan membuat berbagai pihak seperti direksi dan pemilik saham mengetahui jumlah keuangan dan kekayaan milik perusahaan.
Menganalisis Keuangan Perusahaan
Tutup buku yang dilakukan secara rutin dalam jangka waktu tertentu misalnya perbulan, atau tiga, enam bulan, bahkan pertahun akan mempermudah berbagai pihak menganalisis, khususnya pemilik perusahaan.
Kamu dapat menganalisis setiap saldo akhir dari tutup buku yang lalu dan tutup buku berikutnya, apakah mengalami penurunan atau kenaikan.
Penting bagi kamu untuk memperhatikan setiap laporan akhir pada semua periode tutup buku. Menganalisis setiap pelaporan yang dibuat akan membuatmu mengetahui posisi keuangan perusahaan, maju mundurnya perusahaan.
Kamu juga dapat segera mengecek kesalahan atau menganalisis mengapa perusahaan mengalami kerugian. Analisis yang mendetil dan komprehensif akan membuat kamu meningkatkan inovasi dan kreasi demi berkembangnya perusahaan dari tahun ke tahun.
Membentuk Saldo Awal dan Rapihnya Pembukuan
Kemudian, tutup buku selain bertujuan untuk mempengaruhi saldo akhir juga memiliki tujuan untuk membentuk saldo awal. Membentuk saldo awal ini dilakukan di bulan atau tahun yang baru atas suatu akun-akun neraca dari saldo akhir sebelumnya.
Berikutnya, tutup buku yang dilakukan secara berkala juga dapat membantu merapikan pembukuan. Sehingga perusahaan akan mendapatkan pembukuan yang terbaru atau ter-update.
Selain tujuan yang sudah dijabarkan di atas, tutup buku juga memiliki tujuan lainnya yaitu sebagai langkah cut-off data keuangan perusahaan. Kemudian akan membagi deviden dari laba ditahan setelah tutup buku akhir tahun.
Fungsi dari Tutup Buku Sendiri Antara Lain:
Lalu, tutup buku memiliki fungsi tersendiri yaitu:
Mencari Selisih dengan Cepat
Semakin kamu sering melakukan, tutup buku di periode yang telah ditentukan akan mempermudah kamu dalam mencari selisih atau perbedaan antara pembukuan dengan bukti fisik.
Pelaporan Keuangan
Maksudnya adalah tutup buku untuk mendapatkan hasil akun akhir periode tutup buku dilakukan. Sehingga ketika akan dibuat laporan keuangan tinggal memasukkan nilai akhir dari masing-masing akun yang sudah ditutup.
Rapinya Pembukuan
Terakhir, tutup buku digunakan untuk merapih-kan pembukuan. Sehingga akan didapatkan pembukuan yang update dan terbaru.
Bicara soal pengertian tutup buku hingga tujuannya, secara tidak langsung akan bicara juga soal pengelolaan keuangan perusahaan.
Untuk memudahkan pekerjaanmu dalam hal pencatatan keuangan, khususnya cash advance dan reimbursement kamu bisa gunakan JojoExpense dari Jojonomic.
Aplikasi dan software ini bisa memudahkan kamu untuk mencatat arus keuangan. Kamu dapat melakukannya secara digital dimana saja dan kapan saja. SEhingga efisiensi kerjamu akan meningkat, bahkan hingga 76%, selamat mencoba!
