Saat perusahaan membuka lowongan kerja untuk umum dan menyebarkannya, baik lewat sosial media atau pamflet, hal tersebut akan mengundang banyak pelamar untuk mendaftar. Bila sudah begitu, maka email atau meja kerja perusahaan khususnya bagian penerimaan kerja akan sangat penuh dengan kiriman CV dari para pelamar. Karena banyaknya CV, beberapa perusahaan harus melakukan screening bahkan dengan metode-metode yang tepat. Jadi, apa pentingnya melakukan screening calon karyawan baru? Yuk, kita simak artikelnya!
Apa itu Screening Karyawan?
Screening adalah strategi perekrutan yang dilakukan oleh perusahaan agar bisa mendapatkan orang yang tepat dan sesuai kategori yang dibutuhkan perusahaan. Merekrut karyawan baru adalah tugas bagi seorang HR. Hal tersebut bukanlah hal yang mudah karena harus berdasarkan pertimbangan pada beberapa hal, seperti skill dan kepribadian karyawan.
Selain hal itu, ada hal-hal lain yang juga penting diperhatikan ketika melakukan screening karyawan, seperti latar belakang riwayat kriminal atau reputasinya di perusahaan sebelumnya. Merekrut karyawan yang kurang tepat tak hanya dapat menurunkan produktivitas perusahaan, tapi juga bisa menimbulkan kerugian lainnya untuk ke depannya.
Apa itu Informasi Screening calon karyawan baru
Informasi screening muncul ketika salah satu pihak dalam suatu transaksi memiliki informasi yang lebih baik daripada pihak lainnya. Dalam industri tertentu, beberapa pihak dalam suatu transaksi terikat untuk mengetahui lebih banyak dari pihak lain dalam transaksi yang sama.
Misalnya, dalam transaksi penjualan, penjual pasti memiliki lebih banyak informasi daripada pembeli, karena berurusan dengan produk yang sama atau rangkaian produk memberi mereka pengetahuan yang lebih besar tentang produk dibandingkan dengan pengetahuan yang dimiliki beberapa pembeli.
Skrining digunakan ketika informasi asimetris dapat menyebabkan bahaya moral atau seleksi yang merugikan karena ketidakseimbangan informasi. Konsep tersebut dijelaskan di bawah ini:
Bahaya moral
Bahaya moral terjadi ketika satu pihak mengubah perilaku dengan cara yang menyebabkan kerugian bagi pihak lain. Hal yang biasa terjadi dalam industri asuransi dimana salah satu pihak terlibat dalam perilaku berisiko karena telah membeli pertanggungan asuransi dan akan diberikan kompensasi jika aset yang diasuransikan rusak atau terlibat dalam kecelakaan.
Pihak tertanggung melakukan perilaku berisiko tanpa sepengetahuan perusahaan asuransi. Perusahaan asuransi dapat mengidentifikasi pelanggan tersebut dengan menyaring mereka selama pendaftaran sehingga orang-orang dengan riwayat perilaku berisiko tersebut dapat dikeluarkan atau diberikan rencana asuransi berbeda yang dapat mengakomodasi tingkat risiko yang tinggi.
Seleksi yang merugikan
Seleksi merugikan terjadi ketika pihak-pihak dalam transaksi dapat menggunakan pengetahuan mereka tentang suatu produk untuk memaksimalkan hasil mereka. Tidak seperti bahaya moral, seleksi buruk terjadi sebelum para pihak membuat kesepakatan.
Misalnya, dalam transaksi penjualan, pembeli memiliki lebih sedikit informasi, dan oleh karena itu, menawarkan harga yang lebih rendah untuk barang tersebut, dan penjual sebagai gantinya menawarkan barang-barang berkualitas lebih rendah yang sama dengan harga yang ditawarkan pembeli. Penyaringan dapat membantu pembeli memperoleh lebih banyak informasi tentang produk, dan oleh karena itu mengetahui harga yang tepat untuk produk tersebut, dan bagaimana membedakan antara produk berkualitas tinggi dan produk berkualitas rendah.
Teknik Screening Calon Karyawan Baru
Ada beberapa teknik yang digunakan pengusaha untuk mengatasi masalah informasi asimetris di antara kandidat wawancara. Tekniknya meliputi:
-
Tes bakat
Tes bakat adalah salah satu teknik penyaringan paling populer. Yang digunakan pemberi kerja untuk memilih kandidat berkualitas tinggi dari sekumpulan pencari kerja. Tes bakat biasanya dalam bentuk tes khusus yang digunakan untuk menguji produktivitas kandidat dan pengetahuan mereka tentang mata pelajaran tertentu.
-
Kualitas perguruan tinggi atau universitas
Pemberi kerja juga menggunakan afiliasi sekolah kandidat untuk memilih kandidat. Mereka berasumsi bahwa perguruan tinggi dan universitas papan atas menghasilkan kandidat berkualitas tinggi yang cenderung mengungguli kandidat dari perguruan tinggi lain.
-
Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)
Nilai rata-rata yang dicapai selama tahun-tahun yang dihabiskan di sekolah juga dapat digunakan untuk menyaring calon karyawan. Para siswa yang berprestasi secara konsisten baik di sekolah akan memiliki nilai rata-rata yang tinggi dibandingkan dengan siswa yang memiliki kinerja bervariasi selama tahun-tahun mereka di sekolah.
Teknik Penapisan Screening Calon Karyawan Baru
Informasi asimetris juga ada di industri asuransi, dan seringkali menyebabkan bahaya moral di antara tertanggung asuransi. Beberapa teknik yang digunakan perusahaan asuransi meliputi:
-
Catatan sejarah
Penanggung melihat perilaku masa lalu klien asuransinya untuk menentukan tingkat risiko mereka dan kemungkinan bahwa mereka akan terlibat dalam perilaku berisiko di masa depan. Misalnya, jika klien memiliki riwayat beberapa kecelakaan mobil di masa lalu, ada kemungkinan bahwa klien akan tetap terlibat dalam kecelakaan di masa mendatang. Itu membuat perusahaan asuransi menyadari tingkat risiko yang ditanggungnya sendiri dengan memberikan pertanggungan asuransi kepada klien berisiko.
-
Kondisi kesehatan
Dalam memberikan perlindungan asuransi jiwa kepada klien, pihak asuransi akan tertarik untuk mengetahui kondisi kesehatan klien dan jenis penyakit yang diderita klien. Klien dengan penyakit terminal atau penyakit jangka panjang lainnya biasanya dikategorikan sebagai berisiko dan, oleh karena itu, dikenakan premi yang berbeda dibandingkan dengan klien yang tidak memiliki riwayat penyakit.
-
Karakteristik demografis
Pertimbangan lain yang dilakukan perusahaan asuransi adalah melihat karakteristik demografis klien barunya. Saat menjual asuransi mobil, klien yang lebih muda dalam kelompok usia 13 hingga 20 tahun dianggap berisiko dibandingkan dengan klien dalam kelompok usia 40 hingga 50 tahun. Di sisi lain, klien yang lebih tua berusia di atas 60 tahun dianggap berisiko dibandingkan dengan klien yang lebih muda berusia 30 hingga 40 tahun dalam asuransi jiwa .
Apa yang Diukur Tes pada Screening Calon Karyawan Baru
Tiga jenis tes psikologis dapat dilakukan oleh perusahaan: kepribadian, bakat, dan keterampilan. Tes pilihan ganda ini mengukur kemampuan pelamar untuk menangani situasi tertentu. Pelamar dapat diberikan satu atau kombinasi dari tes ini. Seringkali, mereka tidak menyadari bahwa tes adalah bagian dari proses penyaringan. Hal ini meningkatkan kemungkinan perusahaan mendapatkan gambaran pelamar yang lebih benar. Perusahaan menentukan nilai ujian yang akan mereka terima.
Tes Kepribadian Karyawan
Tes kepribadian adalah tes psikologi yang paling populer. Mereka dirancang untuk mengukur lima sifat: keterbukaan, stabilitas emosional, ekstroversi, ketelitian dan keramahan. Pertanyaan juga dapat menguji kecenderungan Anda untuk bersikap agresif atau bermusuhan, yang dipandang sebagai faktor negatif di tempat kerja. Tes ini biasanya diberikan untuk posisi yang membutuhkan. Interaksi tingkat tinggi dengan orang lain.
Tes Bakat Intelijen
Adanya tes bakat kecerdasan dianggap sebagai prediktor yang sangat baik. Untuk kesuksesan pekerjaan. Studi menunjukkan bahwa mereka adalah indikator yang lebih baik daripada mewawancarai kandidat atau mempertimbangkan pengalaman atau pendidikan kandidat. Tes pilihan ganda singkat ini mengukur keterampilan pemecahan masalah, keterampilan berpikir kritis, dan kemampuan penalaran seorang kandidat. Banyak perusahaan mengelola MiniCog Rapid Assessment Battery (MRAB) Universitas Harvard. Tes 30 menit ini mengukur bakat kognitif kandidat pada perhatian, memori, penalaran, dan pemrosesan informasi.
Tes Keterampilan
Beberapa pekerjaan membutuhkan keahlian khusus agar karyawan bisa sukses. Perusahaan ingin memastikan calon karyawan mampu melakukan keterampilan kerja tertentu. Berbagai tes keterampilan tersedia untuk berbagai posisi, termasuk tes untuk mengukur keterampilan verbal dan matematika, keterampilan mengetik, keterampilan komputer, dan keterampilan entri data. Tes ini mengukur kecerdasan dasar dan kemampuan berpikir logis seorang kandidat.
Kenapa Penting dalam Melakukan Screening terhadap Calon Karyawan Baru?
Ada sebuah frase yang mengatakan bahwa kejahatan tak hanya terjadi karena niat pelakunya, tapi juga karena ada kesempatan. Oleh sebab itu, ketika akan menerima karyawan baru, kamu sebagai HRD sebaiknya tak hanya melihat dari prestasi pekerjaan atau dimana ia bekerja sebelumnya, tapi tanyakan juga kenapa ia berhenti dari perusahaan lamanya.
Apakah ia diberhentikan karena sanksi tertentu atau karena keinginannya sendiri. Dari situ, kamu bisa tahu kondisi calon karyawan. Karyawan yang pernah melakukan tindak kejahatan di tempat kerja sebelumnya, tak menutup kemungkinan ia akan mengulanginya lagi ketika sudah diterima di perusahaan kamu.
Tindak kejahatan yang dilakukan bisa beragam. Misalnya, menggelapkan uang perusahaan sehingga hal ini bisa merugikan perusahaaan kamu nanti. Tidak hanya terbatas pada bidang kriminal, reputasi yang buruk juga bisa terjadi pada pekerjaannya.
Orang yang kurang teliti dalam bekerja maupun ceroboh juga bisa memberikan kerugian pada perusahaan. Tak hanya dari segi finansial, tapi juga reputasi perusahaan. Jika perusahaan kamu berskala besar, pastinya reputasi adalah hal yang dijunjung tinggi, bukan? Kerugian-kerugian semacam itu bisa diminimalisir sedini mungkin dengan proses screening calon karyawan baru.
Pengaruh Screening terhadap Calon Karyawan Baru
Berikut ini beberapa pengaruh screening dalam perekrutan calon karyawan baru yang perlu kamu ketahui, yaitu:
Mempercepat Proses Rekrutmen
Pengaruh screening yang pertama bisa mempercepat proses rekrutmen. Saat perusahaan membagikan informasi lowongan pekerjaan, sebaiknya perusahaan mencantumkan secara spesifik karyawan seperti apa yang dicari, misalnya tinggi badan harus di atas 155 cm, lulusan S1 ekonomi, bisa kerja dengan komputer, mengetahui ilmu administrasi dan yang hal lainnya.
Informasi tersebut di aats, akan memudahkan para pelamar, terutama yang memang memiliki kriteria sesuai kebutuhan. Ini akan sangat mempercepat proses rekrutmen karena data-data yang masuk tidak terlalu bermacam-macam.
Perusahaan juga bisa melakukan proses verifikasi dengan 2 (dua) cara, yaitu bertemu langsung atau bisa juga hanya bicara lewat telepon. Dalam syarat penyertaan CV, sebaiknya perusahaan juga meminta calon karyawan baru untuk mencantumkan akun media sosialnya agar bisa melihat bagaimana aktivitas media sosialnya. Karena tidak sedikit orang yang sangat senang membagikan segala macam aktivitas yang dilakukannya lewat media sosial.
Perusahaan bisa mempertimbangkan sifat dari apa yang dipostingnya, yang disukainya dan yang dibagikannya. Tidak sedikit karyawan yang malah menjatuhkan perusahaan sendiri karena tidak bisa menjaga nama baik perusahaan di media sosial. Saat sedang ada masalah internal perusahaan, karyawan tersebut malah menyebarkan lewat media sosial, hal ini malah akan membuat reputasi perusahaan buruk.
Mendapatkan Karyawan Sesuai Kriteria
Sudah tentu perusahaan ingin mendapatkan karyawan yang kompeten dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Dengan proses screening, biarpun CV yang masuk akan banyak namun kemungkinan besar bisa dipastikan sesuai kriteria yang diminta. Apalagi bila kamu memberikan informasi sedetail mungkin, tidak hanya dalam keahlian khususnya namun juga informasi mengenai job description posisi kerjanya.
Dapat Menempatkan Karyawan pada Posisi Kerja yang Tepat
Screening adalah salah satu cara yang juga akan berpengaruh pada proses penempatan posisi kerja calon karyawan baru. Ini bisa memudahkan perusahaan terutama untuk HRD baik dalam menempatkan posisi karyawan ataupun saat akan melakukan pelatihan pada karyawan.
HRD tidak perlu terlalu banyak memberikan pelatihan namun bisa langsung pada intinya dan karyawan bisa memahami sebab karyawan baru mungkin saja sudah mengerti dengan deskripsi pekerjaannya masing-masing karena informasi dari lowongan pekerjaan sebelumnya.
Cara Cepat Proses Screening CV Saat Rekrutmen Calon Karyawan Baru
Kesuksesan suatu perusahaan sangat ditentukan oleh kualitas dari karyawan yang bekerja di perusahaan itu. Itulah kenapa proses rekrutmen calon karyawan baru harus dilakukan secara serius. Salah satu tahap terpenting dalam proses tersebut adalah screening CV yang idealnya dilakukan oleh HRD.
Melalui proses screening CV, kamu bisa mengetahui latar belakang kandidat pelamar kerja untuk memastikan bahwa ia memiliki rekam jejak yang baik dengan skill sesuai kebutuhan perusahaan. Namun, di sisi lain screening CV tidaklah semudah yang dibayangkan, terlebih jika ada begitu banyak lamaran kerja yang kamu terima.
Lantas, bagaimana caranya agar proses screening CV bisa dilakukan secara cepat, efisien, dan efektif? Berikut kia berikan informasinya!
Perhatikan Basic Requirements
Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah melakukan screening berdasarkan basic requirements atau hal-hal dasar yang bersifat teknis dan menjadi keharusan. Setiap perusahaan, termasuk kamu, biasanya memiliki ketentuan dasar atau basic requirements yang berbeda.
Ketentuan ini bisa berupa subject email dengan format tertentu, penamaan file, CV yang tidak boleh lebih dari dua halaman, pas foto yang harus menggunakan background dengan warna tertentu, hingga kelengkapan dokumen seperti ijazah dan transkrip nilai semasa kuliah.
Meskipun terlihat sangat mendasar dan mudah, hal ini sangat penting diperhatikan karena bisa memberi sedikit gambaran tentang calon karyawan baru. Idealnya, calon karyawan baru yang memenuhi seluruh basic requirements menandakan bahwa ia termasuk orang yang teliti dan perhatian terhadap detail. Kualitas diri seperti itu tentu nantinya dapat membawa dampak positif bagi perusahaan.
Tulis Segala Kriteria yang Dibutuhkan
Sebelum ke langkah selanjutnya, siapkan dulu segala hal yang kamu butuhkan. Dalam hal ini, yang dimaksud adalah deskripsi pekerjaan dan kriteria yang kamu harapkan dimiliki oleh calon pekerja. Sebaiknya, tuliskan deskripsi pekerjaan pada kertas berukuran besar, lalu tempelkan di salah satu bagian dinding. Dengan begitu, selama proses screening CV berlangsung kamu bisa mencocokkan CV dengan deskripsi tersebut.
Kamu juga bisa menuliskannya pada aplikasi note laptop, lalu biarkan laptop kamu menayangkan note berisi tulisan tersebut. Selain deskripsi pekerjaan, beberapa kriteria yang harus kamu persiapkan, yaitu:
- Must have skills, yaitu tulis daftar berisi skills atau kemampuan saja yang harus dimiliki calon karyawan baru. Pastikan bahwa setiap skills memang diperlukan untuk posisi yang sedang dicari. Daftar ini akan membantu kamu mencoret nama calon karyawan baru yang tidak memiliki skills
- Must have experience, yaitu buat daftar berisi pengalaman yang harus dimiliki calon karyawan baru, baik itu pengalaman memimpin tim, menulis konten digital selama beberapa tahun, terlibat dalam proyek khusus, dan sebagainya.
- Advantages, yaitu susun daftar berisi skills, pengalaman, dan hal-hal lain yang menurut kamu dapat menjadi nilai tambahan bagi para calon karyawan baru.
Quick Screening Berdasarkan Kriteria yang Ditentukan
Siapkan seluruh CV yang masuk ke perusahaan kamu serta daftar must have skills dan must have experience yang telah kamu susun sebelumnya. Pada tahap ini, kamu bisa mengecek setiap CV dengan cara skimming sambil mencocokkannya dengan deskripsi pekerjaan dan dua daftar tersebut.
Sisihkan CV yang tidak cocok dengan kriteria skills dan pengalaman yang dibutuhkan. Dengan cara ini, setidaknya tumpukan CV untuk di-screen bisa berkurang dan lebih sedikit. Khusus untuk kriteria pengalaman, cek dua pengalaman kerja terakhir kandidat. Jika ternyata dua pengalaman kerja tersebut tidak relevan dengan posisi yang kamu cari, maka sebaiknya kamu tidak meloloskan CV tersebut ke proses screening.
Kelompokkan CV
Pada tahap ini, kamu memiliki tumpukan CV dengan jumlah yang tidak sedikit. Disinilah kriteria advantages yang sudah kamu buat tadi akan membantu kamu dalam proses screening CV. Cocokkan CV pada kriteria advantages tersebut. Jika CV memiliki seluruh advantages yang telah kamu susun, masukkan CV tersebut pada tumpukan “yes”. Sedangkan, apabila CV hanya memiliki sebagian advantages, masukkan CV pada tumpukan “maybe”.
Lakukan Screening CV secara lebih mendetail
Biasanya, jumlah CV pada tumpukan “yes” tidak akan terlalu banyak. Sekarang kamu harus melakukan screening CV secara lebih mendetail untuk mencari calon karyawan baru mana saja yang benar-benar stand out. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu kamu perhatikan:
- Tampilan CV. Perhatikan tampilan CV secara keseluruhan, apakah terlihat rapih, terstruktur, didesain dengan baik, dan sebagainya.
- Skills CV yang berhasil lolos hingga tahap ini tentunya telah memenuhi seluruh kriteria skills yang telah kamu tentukan. Namun, perhatikan lagi skills apa lagi yang ia cantumkan pada CV.
- Pengalaman atau penghargaan. Cek kembali apakah ada pengalaman lain yang sekiranya nanti dapat mendukung kandidat jika diterima kerja di posisi perusahaan kamu. Lalu, lihat pula siapa tahu ada penghargaan yang pernah diterima oleh kandidat.
- Tata bahasa. Hal satu ini wajib diperhatikan jika kamu sedang mencari calon karyawan baru untuk mengisi posisi-posisi seperti content writer, social media officer, marketing, dan sebagainya.
Mengingat pentingnya peran performa karyawan terhadap kesuksesan perusahaan, sudah seharusnya kamu melakukan proses screening CV yang menyeluruh, cepat, tetapi tetap efisien.
Agar nanti karyawan baru betah kerja di tempat kamu, pastikan perusahaan memiliki sistem HR yang praktis dan efisien. kamu bisa menggunakan JojoPayroll solusi payroll otomatis, kelola penggajian dimana saja kapan saja. Karyawan mudah untuk mendapatkan detail gaji dengan tunjangan, pengurangan, dan detail pendapatan lainnya menggunakan dashboard JojoPayroll.
