Software Manajemen Proyek adalah prosedur lengkap pengembangan perangkat lunak mulai dari pengumpulan kebutuhan hingga pengujian dan pemeliharaan, yang dilakukan sesuai dengan metodologi pelaksanaan, dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai produk perangkat lunak yang diinginkan.
Kebutuhan manajemen proyek perangkat lunak
Perangkat lunak dikatakan sebagai produk tidak berwujud. Pengembangan perangkat lunak adalah semacam aliran baru dalam bisnis dunia dan hanya ada sedikit pengalaman dalam membangun produk perangkat lunak. Sebagian besar produk perangkat lunak dibuat khusus agar sesuai dengan kebutuhan klien. Yang paling penting adalah bahwa teknologi yang mendasarinya berubah dan maju begitu sering dan cepat sehingga pengalaman satu produk mungkin tidak diterapkan pada produk lainnya. Semua kendala bisnis dan lingkungan seperti itu membawa risiko dalam pengembangan perangkat lunak sehingga sangat penting untuk mengelola proyek perangkat lunak secara efisien.
Gambar di atas menunjukkan tiga kendala untuk proyek perangkat lunak. Ini adalah bagian penting dari organisasi perangkat lunak untuk memberikan produk berkualitas, menjaga biaya dalam batasan anggaran klien dan menyelesaikan proyek sesuai jadwal. Ada beberapa faktor baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi segitiga kendala rangkap tiga ini. Salah satu dari tiga faktor dapat sangat mempengaruhi dua faktor lainnya.
Oleh karena itu, manajemen proyek perangkat lunak sangat penting untuk memasukkan persyaratan pengguna bersama dengan batasan anggaran dan waktu.
Manajer Software Manajemen Proyek
Seorang manajer proyek perangkat lunak adalah orang yang mengemban tanggung jawab untuk melaksanakan proyek perangkat lunak. Manajer proyek perangkat lunak benar-benar menyadari semua fase SDLC yang akan dilalui perangkat lunak. Manajer proyek mungkin tidak pernah terlibat langsung dalam memproduksi produk akhir tetapi dia mengontrol dan mengelola aktivitas yang terlibat dalam produksi.
Seorang manajer proyek secara dekat memantau proses pengembangan, mempersiapkan dan melaksanakan berbagai rencana, mengatur sumber daya yang diperlukan dan memadai, memelihara komunikasi di antara semua anggota tim untuk mengatasi masalah biaya, anggaran, sumber daya, waktu, kualitas dan kepuasan pelanggan.
Mari kita lihat beberapa tanggung jawab yang dipikul oleh manajer proyek:
Mengatur orang
- Bertindak sebagai pemimpin proyek
- Hubungan dengan pemangku kepentingan
- Mengelola sumber daya manusia
- Menyiapkan hierarki pelaporan, dll.
Mengelola Proyek
- Mendefinisikan dan menyiapkan ruang lingkup proyek
- Mengelola aktivitas manajemen proyek
- Memantau kemajuan dan kinerja
- Analisis risiko di setiap fase
- Ambil langkah yang diperlukan untuk menghindari atau keluar dari masalah
- Bertindak sebagai juru bicara proyek
Aktivitas Software Manajemen Proyek
Manajemen proyek perangkat lunak terdiri dari sejumlah kegiatan, yang meliputi perencanaan proyek, penentuan ruang lingkup produk perangkat lunak, estimasi biaya dalam berbagai istilah, penjadwalan tugas dan acara, dan manajemen sumber daya. Kegiatan manajemen proyek dapat mencakup:
- Perencanaan proyek
- Manajemen Lingkup
- Estimasi Proyek
Perencanaan proyek Software Manajemen Proyek
Perencanaan proyek perangkat lunak adalah tugas, yang dilakukan sebelum produksi perangkat lunak benar-benar dimulai. Itu ada untuk produksi perangkat lunak tetapi tidak melibatkan aktivitas konkret yang memiliki hubungan arah dengan produksi perangkat lunak; melainkan sekumpulan proses yang beragam, yang memfasilitasi produksi perangkat lunak. Perencanaan proyek dapat mencakup yang berikut:
Manajemen Lingkup Software Manajemen Proyek
Ini mendefinisikan ruang lingkup proyek; ini mencakup semua aktivitas, proses yang perlu dilakukan untuk membuat produk perangkat lunak yang dapat dikirimkan. Manajemen ruang lingkup sangat penting karena menciptakan batasan proyek dengan mendefinisikan secara jelas apa yang akan dilakukan dalam proyek dan apa yang tidak akan dilakukan. Ini membuat proyek berisi tugas-tugas yang terbatas dan dapat dihitung, yang dapat dengan mudah didokumentasikan dan pada gilirannya menghindari pembengkakan biaya dan waktu.
Selama pengelolaan Lingkup Proyek, perlu untuk –
- Tentukan cakupannya
- Putuskan verifikasi dan kontrolnya
- Bagilah proyek menjadi beberapa bagian yang lebih kecil untuk kemudahan pengelolaan.
- Verifikasi ruang lingkup
- Kontrol ruang lingkup dengan memasukkan perubahan pada ruang lingkup
Estimasi Proyek
Untuk manajemen yang efektif, estimasi yang akurat dari berbagai ukuran adalah suatu keharusan. Dengan estimasi yang benar, manajer dapat mengelola dan mengontrol proyek dengan lebih efisien dan efektif.
Estimasi proyek mungkin melibatkan hal-hal berikut:
Estimasi ukuran perangkat lunak
Ukuran perangkat lunak dapat diperkirakan dalam bentuk KLOC (Kilo Line of Code) atau dengan menghitung jumlah titik fungsi dalam perangkat lunak. Baris kode bergantung pada praktik pengkodean dan Titik fungsi bervariasi sesuai dengan kebutuhan pengguna atau perangkat lunak.
Estimasi usaha
Manajer memperkirakan upaya dalam hal kebutuhan personel dan jam kerja yang diperlukan untuk menghasilkan perangkat lunak. Untuk estimasi usaha ukuran software harus diketahui. Ini dapat diperoleh dari pengalaman manajer, data historis organisasi atau ukuran perangkat lunak dapat diubah menjadi upaya dengan menggunakan beberapa rumus standar.
Estimasi waktu
Setelah ukuran dan upaya diperkirakan, waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi perangkat lunak dapat diperkirakan. Upaya yang diperlukan dipisahkan menjadi sub kategori sesuai spesifikasi kebutuhan dan saling ketergantungan berbagai komponen perangkat lunak. Tugas perangkat lunak dibagi menjadi tugas, aktivitas, atau acara yang lebih kecil oleh Work Breakthrough Structure (WBS). Tugas dijadwalkan setiap hari atau dalam bulan kalender.
Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua tugas dalam jam atau hari adalah total waktu yang diinvestasikan untuk menyelesaikan proyek.
Perkiraan biaya
Ini mungkin dianggap sebagai yang paling sulit karena bergantung pada lebih banyak elemen daripada elemen sebelumnya. Untuk memperkirakan biaya proyek, perlu dipertimbangkan –
- Ukuran perangkat lunak
- Kualitas perangkat lunak
- Perangkat keras
- Perangkat lunak atau alat tambahan, lisensi, dll.
- Personel yang terampil dengan keterampilan khusus tugas
- Perjalanan terlibat
- Komunikasi
- Pelatihan dan dukungan
Teknik Estimasi Software Manajemen Proyek
Kami membahas berbagai parameter yang melibatkan estimasi proyek seperti ukuran, tenaga, waktu dan biaya.
Manajer proyek dapat memperkirakan faktor-faktor yang terdaftar menggunakan dua teknik yang dikenal luas –
Teknik Dekomposisi
Teknik ini mengasumsikan perangkat lunak sebagai produk dari berbagai komposisi.
Ada dua model utama:
- Perkiraan Baris Kode dilakukan atas nama jumlah baris kode dalam produk perangkat lunak.
- Estimasi Titik Fungsi dilakukan atas nama jumlah titik fungsi dalam produk perangkat lunak.
Teknik Estimasi Empiris
Teknik ini menggunakan rumus yang diturunkan secara empiris untuk membuat estimasi. Rumus ini didasarkan pada LOC atau FP.
- Model Putnam
Model ini dibuat oleh Lawrence H. Putnam yang didasarkan pada distribusi frekuensi Norden (kurva Rayleigh). Model Putnam memetakan waktu dan upaya yang dibutuhkan dengan ukuran perangkat lunak.
- COCOMO
COCOMO adalah singkatan dari COnstructive COst MOdel, yang dikembangkan oleh Barry W. Boehm. Ini membagi produk perangkat lunak menjadi tiga kategori perangkat lunak: organik, semi-terpisah dan tertanam.
Fitur Software Manajemen Proyek
Mengatur sebuah proyek agar berjalan dengan lancar sering kali mendapatkan berbagai macam halangan. Apalagi kompleksitas sebuah proyek bisa jadi cukup beragam dan berbeda-beda setiap proyeknya. Hal inilah yang mendasari pentingnya menggunakan software manajemen proyek yang tepat. Supaya dalam mengatur berbagai macam aspek baik tugas maupun keuangan di dalam proyek bisa lebih optimal dan berjalan lancar. Sayangnya kebanyakan orang masih merasa ragu mana software yang paling sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Apalgi setiap software sering kali menunjukkan kelebihannya yang beraneka rupa dan seolah memberikan hasil yang paling baik. Jika merasa bingung memilih software yang tepat, sebaiknya simak saja berikut ini beberapa ulasan tentang software manajemen proyek terbaik yang banyak disukai di Indonesia.
Zoho Projects
Inilah software manajemen proyek yang saat ini diklaim sebagai salah satu yang paling disuka karena performanya yang menarik dan mudah untuk diikuti. Oleh sebab itu tak heran jika pengguna software yang satu ini sudah cukup banyak. Menggunakan Zoho Projects memberikan fitur komunikasi yang sangat beragam dan mudah sekali settingnya. Penggunaannya juga cukup user friendly sehingga tidak sulit bagi yang pertama kali memakainya. Konfigurasi softwarenya juga cukup menarik dan memiliki fitur pengaturan yang bisa membantu untuk melaksanakan beberapa tugas sekaligus. Secara umum software ini merupakan software manajemen proyek sekaligus pengendali jadwal pekerjaan yang sangat bagus.
Liquid Planner
Selanjutnya ada pula Liquid Planner yang merupakan software dengan fungsi yang kaya akan manajemen sumber daya. Selain itu software ini memiliki fitur-fitur dinamis yang menarik untuk digunakan. Menggunakan software ini juga cukup mudah dan hanya tinggal menggeser ataupun meletakkan item-item yang terdapat di dalamnya saja. Sehingga bagi pengguna awam tidak banyak kesulitan mempelajarinya. Hanya saja sayangnya di dalam software yang satu ini tidak terdapat fitur untuk pembayaran atau invoice. Namun walaupun harganya cukup mahal, ini merupakan salah satu aplikasi yang memiliki banyak manfaat dan menjadi favorit banyak orang.
Oops! We could not locate your form.
Teamwork Projects
Software manajemen proyek selanjutnya yaitu Teamwork Projects yang didisain dengan model sederhana dan mudah untuk digunakan bagi para pemula. Di dalamnya terdapat kalender yang terintegrasi dengan tugas-tugas manajemen yang harus dikerjakan dalam suatu proyek. Sehingga berfungsi pula sebagai pengingat yang baik. Selain itu, software ini memiliki fitur berupa akun gratis bagi penggunanya dan beberapa opsi untuk kostumisasi yang cukup menarik. Sekalipun di dalamnya masih belum tersemat fungsi PDF maupun gambar. Namun jika mencari alternative yang cukup baik, maka memilih Teamwork Projects tidak akan ada ruginya.
Smartsheet
Software yang satu ini dianggap sebagai salah satu software yang cukup mumpuni. Bahkan beberapa penggunanya mengaku jika software ini memiliki fungsi yang sangat kuat. Baik fitur-fiturnya hingga kustomisasi yang bisa dilakukan di dalam software. Belum lagi ada dukungan masukan dari berbagai macam formulir yang tersedia di website secara gratis bagi penggunanya. Walaupun tampilannya kurang elegan untuk sekelas software manajemen proyek, tetapi menggunakan software yang satu ini jauh lebih mudah dan rapi karena pengguna diarahkan untuk menggunakan lembar kerja yang sudah tervalidasi dan juga sangat membantu secara bersamaan.
GanttPro
Selanjutnya ada software dari GanttPro yang dapat membantu untuk memantau proyek menggunakan diagram yang tersedia. Tugas-tugas dalam proyek juga bisa dengan mudah diatur dalam software ini dan bahkan dapat memantau apa saja yang saling berkaitan. Hanya saja di dalam software yang satu ini tidak menyediakan fitur laporan bagi penggunanya, sehingga laporan proyek masih tetap harus dibuat manual oleh pengguna. Namun apabila mengerjakan proyek yang kecil, atau masih sebagai pemula, software ini lebih cocok digunakan. Cukup sederhana dan tidak rumit, sehingga mudah dipelajari dan digunakan. Penggunaannya juga cukup dasar, yaitu memakai grafik untuk memantau perkembangan proyek. Sehingga secara tidak langsung lebih nyaman untuk dipelajari.
Wrike
Software menajemen proyek yang cukup banyak disukai orang berikutnya yaitu Wrike. Kemudahan yang paling unggul pada software ini yaitu seting dan instalasinya yang sangat mudah dan cepat. Sehingga tidak memakan waktu dan bisa digunakan kapan saja dimana saja. Tampilannya juga cukup rapi dan mudah untuk dimengerti. Fitur-fiturnya juga cukup lengkap dan bermanfaat dalam mengatur sebuah proyek yang kompleks. Namun demikian untuk bisa mendapatkan fitur terbaik mereka, pengguna masih harus mengupdate akun menjadi level bisnis. Selain itu kurang mudah dalam mengatur waktu proyek di dalam software Wrike ini. Hanya saja memang paling tepat digunakan jika terburu-buru dan membutuhkan hasil yang instan.
Celoxis
Kemudian ada pula software Celoxis yang didalamnya dapat mengatur serta merencanakan pendapatan dan keuangan projek dengan baik. Di dalam software ini pengguna bisa mengatur jumlah jam kerja dalam proyek maupun sumber daya proyek. Selain itu terdapat pula laporan yang cukup mudah untuk dipahami. Namun demikian sayangnya software ini tidak bisa memasukkan lampiran apapun ke dalamnya. Hanya saja software ini cukup tepat untuk mengatur sisi keuangan projek secara menyeluruh.
ProofHub
Terakhir software manajemen proyek yang banyak mendapat respon positif penggunanya yaitu ProofHub. Di software ini pengguna bisa melakukan seting maupun menggunakan fitur-fitur yang ada dengan mudah. Cukup sederhana untuk dimengerti sehingga cocok bagi pemula. Kelemahannya yaitu tidak adanya sarana untuk pengaturan dana proyek secara lengkap. Sehingga dengan demikian bagi yang ingin menggunakan software yang satu ini, sebaiknya gunakan untuk proyek berskala kecil yang sederhana saja dan tidak menuntut tugas yang cukup kompleks.
Dari yang dijelaskan di atas, terlihat bahwa pengaturan suatu proyek melalui software manajemen proyek yang tepat bisa menjadi lebih mudah. Bahkan bisa lebih optimal dan dapat dikendalikan sesuai keinginan. Demikian halnya keuangan perusahaan sebenarnya merupakan hal yang relatif sama. Meskipun dapat dikendalikan dan dikontrol secara manual, tetapi lebih efektif jika dikendalikan melalui software yang tepat. Salah satunya yaitu JojoExpense yang mengatur keuangan perusahaan secara lebih sempurna.
Melalui JojoExpense maka perusahaan dapat dengan mudah mengontrol budget yang dimiliki perusahaan untuk dialokasikan pada berbagai kebutuhan yang prioritas. Tidak hanya itu saja, perusahaan juga bisa memperoleh manfaat berupa sistem yang lebih otomatis dan lebih mudah dikontrol kapan saja maupun di mana saja. Hal ini berkat sematan fitur-fitur menarik seperti:
- Budget Controlling
- Reimburse via App and Web
- Cash Advance
- dan masih banyak lagi
Oleh sebab itu cukup jelas bahwa JojoExpense memberikan manfaat yang maksimal dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Sehingga tidak perlu ragu dalam memutuskan untuk menggunakan software tersebut atau tidak. Dapatkan coba gratis JojoExpense di perusahaan Anda dan dapatkan kemudahan sistem keuangan perusahaan yang lebih sistematis dan terencana. Sehingga pada akhirnya sistem ini memberikan efektifitas dan produktivitas karyawan yang jauh lebih optimal sekaligus sistem yang lebih mudah dan membangun.
