Tugas humas sebagai bagian dari sebuah perusahaan tentunya turut memgang peranan yang cukup penting. Humas sendiri sebenarnya merupakan sebuah kata atau istilah yang tidak asing lagi bagi Anda yang merupakan kaum akademisi atau mungkin profesional.
Istilah ini sebenarnya mengacu pada suatu proses untuk melakukan interaksi dan hubungan serta kerjasama dengan masyarakat yang berkaitan dengan perusahaan Anda. Jadi bila Anda bekerja sebagai tim humas maka sudah menjadi tugas Anda untuk tetap mempertahankan sebuah hubungan yang baik dengan klien dan nasabah serta dengan konsumen atau pelanggan.
Untuk organisasi, peran PR atau PR tidak diragukan lagi sangat penting. Humas berperan dalam membentuk citra organisasi yang baik dan menyampaikan berbagai bentuk informasi tentang organisasi kepada publik, pelanggan atau investor.
Dapat dikatakan bahwa staf humas adalah wajah dari organisasi itu sendiri. Ia harus memahami secara detail seluk beluk perusahaan dan semua informasi yang berkaitan dengan organisasi. Selain itu juga memiliki citra organisasi, sehingga harus tercermin dalam penampilan dan tata bahasa yang tertib.
Humas harus mampu menciptakan pandangan positif yang akan meningkatkan penjualan atau meningkatkan citra positif organisasi di mata publik. Departemen humas selalu berhubungan dengan dunia luar, jadi dia akan menghabiskan lebih banyak waktu di aktivitas luar ruangan atau di alam liar.
Ia bertanggung jawab untuk mendidik masyarakat dan memperkenalkan kekuatan dan keunggulan organisasi. Pada akhirnya akan menggugah minat masyarakat, sehingga banyak orang yang akan bergabung dengan organisasi atau membeli produk yang dihasilkan oleh anggota organisasi itu sendiri.
Apa itu Tugas Humas?
Humas pada dasarnya merupakan singkatan dari hubungan masyarakat. Mungkin sebagian dari Anda mengenal humas ini dengan istilah asing yaitu public relation atau yang biasa disingkat PR. Sesuai dengan namanya maka bila Anda bertugas sebagai seorang humas atau PR pada sebuah perusahaan maka sudah seharusnya Anda turut berperan dan bertanggungjawab dalam membangun serta mempertahankan reputasi dan citra perusahaan. Anda juga sudah seharusnya turut membangun dan mempertahankan jalinan komunikasi yang lancar dan baik serta bermanfaat dengan berbagai pihak yang terkait dengan perusahaan Anda.
Fungsi humas sendiri seringkali dikaitkan dengan fungsi marketing atau divisi pemasaran pada suatu perusahaan. Dengan adanya divisi humas pada suatu perusahaan maka berbagai informasi yang ingin disampaikan oleh pihak perusahaan kepada para konsumen bisa terlaksana dengan baik. Penyampaian informasi ini umumnya dilakukan dengan melibatkan unsur pemasaran di dalamnya sehingga produk barang atau jasa yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan bisa laku di pasar. Tidak hanya melakukan fungsi promosi saja tetapi humas juga memiliki fungsi dan tugas lainnya yang tentunya sangat bermanfaat bagi sebuah perusahaan.
Keberhasilan sebuah organisasi sangat bergantung pada keberhasilan pejabat humas atau humas dalam menjaga reputasi dan citra positif di masyarakat. Seperti saat ini, keterbukaan informasi kepada publik sudah menjadi hal yang lumrah. Namun, tentunya peran humas sangat krusial. Dalam hal ini, PR harus memberikan informasi berbasis fakta yang akurat tentang semua informasi dalam organisasi. Tentunya, selama penyampaiannya benar dan etika tetap dipegang teguh, informasi tersebut akan mudah diterima masyarakat.
Peran humas sangat penting untuk menjaga hubungan antara organisasi dengan pemangku kepentingannya dan masyarakat terkait. Di sini, kami telah merangkum 7 peran yang perlu dipahami PR dalam sebuah organisasi:
Kelola keadaan darurat
Ketika kondisi dekat, terkadang dapat merusak atau bahkan menghancurkan citra organisasi. Oleh karena itu, peran penting inilah yang membutuhkan kehumasan. Tentu hal ini tidak akan terjadi, tetapi bisa terjadi kapan saja. Ini terjadi karena masalah negatif baik di dalam organisasi maupun di masyarakat. Tentunya jika dibiarkan akan merusak citra organisasi di mata publik. Oleh karena itu salah satu peran humas dalam organisasi adalah mengurangi dan mengatasi keadaan darurat agar keadaan darurat tersebut tidak berkembang ke departemen-departemen dalam organisasi tersebut. Tentunya juga dapat mengembalikan kesan positif masyarakat terhadap organisasi.
Alat pemasaran yang andal
Hubungan masyarakat juga merupakan bagian penting dari strategi pemasaran organisasi. Sangat cocok untuk organisasi yang bergerak dalam produksi produk. Tentunya, bagian humas dapat menjadi motor penggerak untuk meningkatkan penjualan produk. Selain itu, citra positif berorganisasi di masyarakat akan semakin meningkat. Di mana banyak orang ingin bergabung. Karena saya melihat organisasi yang dikelola memiliki kegiatan yang jelas. Bahkan kegiatan tersebut dapat menjadi bagian dari usaha mikro, kecil dan menengah yang dapat membantu pembangunan ekonomi negara.
Hubungan media
Departemen hubungan masyarakat atau hubungan masyarakat harus memelihara hubungan baik dengan staf media. Humas dan media akan selalu bersinggungan. Apalagi jika perkembangan terkini dalam operasional organisasi tentunya akan melibatkan staf media. Oleh karena itu, humas berperan dalam mengelola hubungan dengan media. Humas harus bekerjasama dengan media agar mampu menyebarkan perkembangan organisasi seluas-luasnya. Jadi, tentunya banyak yang tahu nama organisasi yang mereka kelola.
Aktivitas kedatangan
Para profesional PR terkadang berpartisipasi dalam acara dengan merek organisasi. Hal semacam ini tentunya akan semakin berdampak positif bagi citra organisasi. Banyak organisasi telah mensponsori acara seperti Olimpiade. Tentunya hal ini juga menjadi bagian dari kegiatan organisasi agar lebih dikenal masyarakat luas. Memungkinkan organisasi untuk berkembang.
Kelola media sosial
Media sosial atau media sosial saat ini sedang digandrungi masyarakat. Media sosial adalah hal yang paling familiar dalam keseharian kita. Medsos juga merupakan sarana di mana PR dapat menangkap garis kualitas yang lebih luas dan lebih kompleks. Dengan dukungan teknologi dan jaringan internet yang stabil, niscaya tidak sulit untuk mengelola akun media sosial. Halaman penggemar di Twitter atau Facebook akan membantu departemen PR lebih mudah berinteraksi dengan pengguna di dunia maya. Oleh karena itu, media sosial harus digunakan secara bijak agar citra dan karakter positif organisasi yang dikelolanya semakin dapat diterima oleh masyarakat.
Pahami dan evaluasi opini publik
Seringkali opini publik yang menimbulkan masalah negatif dapat berdampak negatif pada citra organisasi. Oleh karena itu, departemen kehumasan memegang peranan penting sebagai pihak yang harus dipahami, isu-isu yang berkembang dan mendesak saat ini telah menjadi topik masyarakat, terutama yang terkait dengan organisasi yang dikelola. Terdapat berbagai kepentingan yang dapat menyebabkan opini publik menjadi sinyal bahwa organisasi dalam keadaan tidak stabil. Tentunya peran humas harus tetap waspada dan peka saat menganalisis dan mengevaluasi isu-isu pembangunan.
Fungsi Tugas Humas
Sebenarnya tugas humas ini memiliki fungsi dasar yang cukup penting. Beberapa fungsi tersebut meliputi:
Fungsi Tugas Humas Sebagai pemberi informasi
Humas seperti halnya jembatan yang menyambungkan perusahaan dengan customer dan konsumen. Humas dalam hal ini bisa memberikan segala informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Penyampaian informasi tidak terbatas sampai hal itu saja tetapi seorang humas atau PR juga bisa memberikan informasi mengenai sebuah produk barang atau jasa yang sedang atau telah dikeluarkan oleh perusahaan tertentu. Informasi haruslah disampaikan kepada para konsumen dan kepada publik secara lebih jelas dan lebih detail agar informasi dapat diterima dengan baik oleh para konsumen dan pelanggan.
Fungsi pemasaran
Tidak hanya memberikan informasi kepada publik saja tetapi memasarkan suatu produk yang diproduksi atau dijual oleh sebuah perusahaan bisa saja menjadi tugas dari seorang humas. Dalam memasarkan produk barang atau jasa maka humas biasanya menggunakan kalimat yang bersifat persuasif. Tentu saja hal ini dilakukan dengan tujuan agar konsumen bisa tertarik dengan produk yang dikeluarkan oleh perusahaan. Kalimat persuasif yang diberikan pada konsumen akan berdampak pada timbulnya minat dan daya tarik konsumen baik kepada produk yang ditawarkan maupun kepada perusahaan. Pemasaran produk juga dilakukan dengan tujuan untuk mengenalkan produk yang mungkin saja baru saja dikeluarkan oleh perusahaan sehingga bisa laris di pasaran.
Fungsi layanan pelanggan
Layanan pelanggan selalu dibutuhkan keberadaannya di setiap perusahaan. Dengan adanya layanan pelanggan ini maka setiap pelanggan bisa mengutarakan keluhannya baik mengenai produk yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun mengenai layanan tidak baik yang diterimanya. Humas umumnya bertugas menerima segala keluhan yang diberikan oleh nasabah atau klien atau pelanggan. Keluhan ini sudah seharusnya didengarkan dan diterima dengan baik serta diupayakan agar tidak sampai terjadi lagi. Dengan adanya layanan ini maka pelanggan atau nasabah tentu akan merasa puas sehingga semakin bertambah loyalitasnya pada perusahaan. Nasabah atau pelanggan yang mengutarakan keluhan kepada seorang humas bisa menjadi masukan positif bagi perusahaan. Hal ini pada akhirnya dapat membuat perusahaan menjadi lebih baik lagi ke depannya.
Tugas Humas yang Pokok
Dalam menjalankan tugasnya tentu ada beberapa poin yang harus diperhatikan oleh seorang humas. Poin tugas pokok tersebut meliputi sebagai berikut.
Menciptakan image
Pemasaran suatu produk tentu akan berjalan secara lebih lancar bila konsumen memiliki kesan baik terhadp produk yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan. Pemberian kesan atau image yang baik mengenai suatu produk bisa saja dilakukan oleh humas perusahaan. Humas rupanya tidak hanya bertugas untuk menciptakan kesan atau image yang baik mengenai suatu produk saja. Tetapi humas juga bertugas untuk menciptakan kesan yang baik mengenai perusahaan tempatnya bekerja. Banyak hal yang bisa dilakukan untuk menambah kesan baik bagi perusahaan misalnya saja dengan pengadaan program CSR atau sejenisnya. Hal ini tentu akan membuat nama perusahaan semakin dikenal di pasaran.
Memberikan pemahaman
Tugas humas selanjutnya adalah memberikan pemahaman kepada publik. Pemahaman ini berkaitan pula dengan adanya pengertian dan pengetahuan yang ditanamkan pada publik mengenai perusahaan atau produk perusahaan. Pemahaman juga bisa diberikan oleh humas dengan cara memberikan informasi yang bersifat akurat. Selain itu informasi yang diberikan kepada publik juga sudah seharusnya bisa dipahami oleh publik dengan lebih mudah. Tentunya bahasa yang digunakan haruslah mudah dimengerti dan mudah dicerna oleh masyarakat. Selain itu bahasa yang digunakan juga bersifat sopan sehingga semakin menarik minat dari para konsumen. Humas memiliki tugas untuk menciptakan interest atau ketertarikan publik pada perusahaan.
Meraih simpati
Dengan adanya penyampaian informasi yang dilakukan oleh humas kepada publik maka humas dapat menarik simpati publik. Pada dasarnya seorang humas harus bisa menyampaikan sebuah informasi dengan jelas dan menggunakan tata bahasa yang sekiranya menarik serta bersifat persuasif. Hal ini perlu dilakukan dengan tujuan agar publik bisa memberikan rasa simpati kepada perusahaan. Humas bisa meraih simpati publik melalui banyak hal seperti misalnya melalui kegiatan verbal atau non-verbal. Komunikasi juga bisa dilakukan oleh humas baik secara verbal maupuan non-verbal dengan langkah yang tepat. Upaya ini tentu akan membuat perusahaan semakin dikenal oleh publik sehingga publik menaruh kepercayaan dan simpati pada perusahaan.
Kesimpulan Tugas Humas
Humas harus berasal dari sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya, serta harus didukung dengan sarana dan prasarana yang lengkap. Selain itu, tidak dapat dipungkiri bahwa anggaran yang ada harus dapat mendukung kinerja bagian kehumasan. Dengan cara ini, kinerja humas tidak akan melemah akibat melemahnya perekonomian. Dengan dukungan semua aspek, kinerja departemen kehumasan akan lebih cepat, efektif dan efisien.
Inilah peran humas dalam sebuah organisasi dan perlu diketahui. Tentunya peran ini sangat penting untuk kemajuan organisasi. Oleh karena itu, mohon gunakan peralatan dan anggaran yang sesuai untuk memaksimalkan kinerja humas. Dengan demikian, kinerja bagian humas akan lebih ideal.
Tugas humas merupakan jembatan yang penting antara perusahaan dengan masyarakat atau media. Sama halnya menggunakan produk yang dapat diandalkan untuk pembayaran payroll. Hal ini cukup penting untuk memastikan kinerja pembayaran payroll yang optimal. Misalnya dengan menggunakan JojoPayroll. Yang mana produk ini terbukti dapat membawa sistem payroll yang lebih efektif dan efisien pada perusahaan.
Adapun JojoPayroll ini memiliki beberapa fitur yang menarik. Di antaranya termasuk fitur Direct Bank Transfer, Report Customization, Loan Management, Maintenance Support, serta masih banyak fitur menarik lainnya. Fitur-fitur ini tersedia dan dapat diakses gratis melalui penawaran promo coba gratis JojoPayroll. Jadi, tunggu apa lagi? Jangan tunggu terlalu lama dan menggunakan sistem payroll manual yang menyusahkan. Permudah urusan payroll perusahaan Anda hanya bersama dengan JojoPayroll.
